今天開始關閉、移除、視而不見那些新訊息提示誘惑

以前，我也曾經介紹過一些新郵件提示軟體，或者推薦過一些社群服務的新訊息提示工具，不過後來「長大後」就發現這些「提示」、「通知」是讓你分心，損害工作效率的最大元兇。

當你必須「遵照」新通知的指示去即時使用該服務或軟體時，就表示這個工具成為你的主宰，而不是你在主宰工具。

就以Gmail為例，有非常多桌面軟體、瀏覽器套件可以提示你接收到新郵件，會顯示漂亮又顯眼的紅色數字，誘惑你逃離難度最大的手邊工作，進行一個簡單的多，又容易有成就感的接收、回信動作。然而如果你仔細想想，大多數人、大多數信件都沒有即時回覆的緊急必要。

好吧！就算你的工作上常常有重要郵件需要儘快回覆，但除了工作本身就只是負責接收回覆郵件的人之外，其他工作我想每隔25分鐘接收郵件並即時回覆重要信件，應該也來得及吧？那麼，你可以設定一個時間循環：「工作25分鐘－看信5分鐘-休息5分鐘」。先進行一段短時間的工作衝刺後，才去查看郵件，這樣應該也不致於就會漏失即時回信時間。

 

 

讓自己總是可以「優先專注」把手上正在進行的任務處理完（或是處理到一個段落），然後才進行下一個任務。如果你一直查看新郵件、接收新工作，只會打亂自己的節奏，無法真正順利完成一件事情。

 

 

所以我自己現在的數位工作環境裡，尤其是桌面電腦上，都盡可能的去除充滿誘惑力的新訊息提示。

大概幾個最重要的方法是：

• 1.不要安裝任何和新訊息（郵件）通知有關的軟體。
• 2.開著即時通，看到新留言也不要馬上回應，要懂得視而不見。
• 3.盡可能關閉或過濾各種網站、軟體的新訊通知功能。
• 4.使用Firefox的「分頁群組」，把郵件服務、行事曆、社群網站這些會不斷用通知干擾你的東西隔離開來。

 

 

你可能會問我：難道我不怕漏失重要的訊息嗎？

我的回答則是，我並不是不接收新訊息，我只是要成為新訊息的主宰，而不是被主宰。

所以我的作法就是每隔大約25分鐘「查看」一次來自郵件、社群、即時通的新訊息，不是一直看，而是在每一段工作之間的間隔「抽空看」。

這樣一個小時查看大約兩次新訊息，應該很夠大多數人需要的回覆效率了吧？（當然，你的工作有特殊需求就另當別論）。

 

 

至於這25分鐘的由來，這是我常常提到的「番茄鐘工作法」，讓自己專注工作25分鐘（或者你自己設定適合的時間，但不宜過長），完成一個子任務，然後休息一下，你可以在休息後查看一下郵件。

但查看郵件或社群新訊息時，很重要的兩個原則是：

• 1.使用「稍後閱讀」，不要把查看新訊息的時間過度延長。
• 2.設定「待辦清單」，不要當下處理不重要的新任務。

因為，最重要的事情永遠是「完成工作」，而不是查看郵件。