Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得

在2012年最後三個月，我開始重新「調配」一套自己的工作進度管理系統，以前我把工作流程統一交給 Remember The Milk 管理，並且還購買每年的付費版本，但是慢慢的我手邊開始同時要進行多個不同專案，我必須同時了解每個專案的「過去」、「現在」、「未來」進度，要能快速掌握不同專案的專屬資料，還要安排常常見縫插針跑出來的零碎意外任務，一個 RTM 似乎已經不足以負荷更複雜的「時間」、「資料」、「任務」管理需求。

工作要有效率，無非就是讓一切事情按部就班上軌道，經過反省自己的工作流程後，對我來說應該要區分出三個層面，讓不同層級的事情有適合的管理方式：

• 1.長期：「專案流程」的企劃、「專案資料」的控管。
• 2.中期：每個「工作階段」進度的截止日期。
• 3.短期：今日與近日必須執行的單一行動與零碎任務。

而在最近這三個月中，我嘗試讓 Evernote 管理「長期」計劃，讓 Google 日曆管理「中期」進度，讓 Gmail 與 Google 工作表管理「短期」任務。三個服務都是免費的，並且很容易整合，資料在彼此之間易於流動，又能跨平台在不同行動裝置裡使用，這就是我接下來要介紹的專案時間管理系統。

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新年第一篇文章，我就要和大家分享這段時間以來的心得。裡面的方法我相信可以適用在不同的工具上，不一定要是 Evernote、 Google 日曆、 Google 工作表才能做得到（只是這三個工具在一些小細節處很適合我的個人需求而已）。

簡單的說也可以這樣歸納：

• 1.長期計畫：這種計劃不需要時間提醒，反而需要一個可以反覆編輯、清楚易讀、長期保存的「筆記本」即可，所以不管是真的紙筆，或是任何數位筆記、文書工具都可。
• 2.中期進度：任何行事曆都可以讓你寫上截止日期。
• 3.短期任務：也可以用任何數位或實體的「白紙」解決這個需求，只要能夠寫上你今天要做什麼事情即可，當然，能夠擁有「時間提醒」功能的數位工具更好。

下面我以自己實際的作業流程為例，來分享如何透過上述工具與方法，建立我自己的專案時間管理系統。

一、處在長期計畫階段時

例如去年要寫 Evernote 這本專書前，一開始想法萌芽的階段，還在收集許多的資料，或是草擬各種想法，對於執行的流程也尚在摸索，甚至連出版社是否同意出版都還不知道。

任何專案也都是從雛型開始的，在這個階段我就開始在 Evernote 中建立專案管理筆記，把我的想法、計畫都先收集起來，即使以後這個專案胎死腹中，但這些計畫過程的資料都可以成為其他工作很好的參考。

「真正的計劃」不是在做時間管理，而是在做「想法管理」；是「怎麼做？」、「做什麼？」的問題。所以長期的計劃我會選擇寫在 Evernote 中，並且透過筆記不斷的去衍伸計畫內容。



然後，企劃到達一個階段後，就開始要進入執行步驟。

這時候我會在 Evernote 裡，利用插入待辦事項的功能，建立這個專案的「計劃流程表」，因為之前所有資料都儲存在 Evernote 中，所以直接把上述過程裡所有的資料轉化成執行流程即可。

這裡我需要的不是時間提醒，而是以下幾件事情：

• 1.清楚的區分不同階段、不同責任下的工作流程。
• 2.可以隨時插入與修改新流程。
• 3.清楚知道做過什麼？還沒做什麼？進展到哪個階段？
• 4.能夠和重要工作資料一起管理、儲存。

而 Evernote 裡的「一則筆記」就可以幫我滿足上面的需求，單純的筆記編輯就能區分好不同工作階段與隨時調整流程，也能一目了然目前的進展，經由插入檔案與記事連結，則能把所有工作重要資料和這則計劃筆記串連在一起。

參考：兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法

二、建立常用的工作流程模版

有時候不同專案之間會有重複的、類似的工作流程，那麼就不用每次建立專案時重新把流程想一遍，那些常常反覆進行的計劃流程（通常是工作裡的固定行政流程），可以在 Evernote 裡建立一則「模版」用途的筆記，以後遇到需要的專案，就直接複製過去。

在第一次執行專案時，我用 Evernote 規劃了該次工作的流程筆記，下次遇到類似的專案，我可以直接複製上次工作流程用在最新專案中，只要針對新的情況作修改即可。

另外一個好處是，流程是要經過反覆實作來修改與優化的，下一次專案要在前一次專案的基礎上，去調整之前的缺點，這樣我們的工作流程才會愈來愈有效率和效果。

參考：從改變你記錄事情的方法開始，工作上的做筆記心得分享

三、設定工作階段與截止日

經由 Evernote 建立了專案的工作流程、資料統整中心後，那麼這個專案什麼時候要完成？什麼時候可以完成呢？這裡我會依靠 Google 日曆進行管理。

因為在 Evernote 中已經列出了完成工作需要的執行步驟，所以大概可以去估算需要的時間，並且區分出幾個工作階段。這時候就在 Google 日曆裡把每個「工作階段」的截止日期註記上去，讓自己了解還剩下多少時間可以執行，以及不同專案之間的時間是否會有衝突。

我不會在行事曆預排所有步驟的執行日期，而是規劃「大工作階段」的截止日，把前面在 Evernote 列出的流程，區分為幾個不同的完成進度階段，然後把這個階段的截止日期寫到行事曆中提醒，例如規劃每週、每兩週應該執行到哪個階段進度。

四、收集今天、明天要做的任務

經過上述步驟，在 Evernote 中有一則專案管理筆記是整個計畫流程與資料，在 Google 日曆中則具體的呈現出了每個工作階段應該執行完成的進度。但是這些進度，是需要許多等待執行的小任務來推動的。

這時候我會利用 Gmail 中的「 Google 工作表」收集專案中今天、明天要做的小任務，而一些臨時插入的其他工作任務，其他必須要去做的瑣事，我也統一利用 Google 工作表管理。

這些任務的特質是做完就可以刪去，不需要繼續留存，但一定要「提醒自己記得做」！而 Google 工作表就具備了記錄與提醒的功能，我只需要每天固定時間收集明天要做的任務即可。

五、收到任務郵件

之所以使用 Google 工作表來當短期任務的待辦清單，有一個最大的好處，那就是 Google 工作表結合在 Gmail 中，而目前數位工作裡電子郵件仍然是傳遞工作任務最常使用的媒介。

一個專案開始進行後，就會開始在電子郵件信箱裡收到很多和工作相關的郵件，可能是合作夥伴傳遞的資料、主管交代的任務等等。而「 Google 工作表」就可以直接把 Gmail 收到的任務郵件變成待辦清單裡面的任務提醒。




任何經由郵件傳來的瑣碎任務，都可以快速加入 Google 工作表的待辦清單中。這部份可以參考：如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享

六、收到任務筆記

或者在 Evernote 中寫下的會議記錄、臨時記下的重要資料，如果有「執行」的需要，也可以把這則筆記傳送郵件到自己的 Gmail，然後同樣列入 Google 工作表待辦清單中。

這樣就讓筆記的零散任務也能有時間提醒的功能。

七、短期的時間提醒

「 Gmail 」與「 Google 工作表」作為我的「短期時間提醒」，一方面工作表可以直接顯示在 Google 日曆上，另外一方面手機上也可以利用 Gtasks 等 App 來同步。平常臨時有什麼必須去做的小任務，也都可以很方便的隨手記到 Google 工作表中。

「 Google 工作表」用來提醒我的下一步行動、記住瑣碎的任務，使用工作表時我的目標就是每天清空它，讓自己空閒時間可以知道應該做什麼。

參考：待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案

八、中期的時間資源籌劃

而在「 Google 日曆」上則可以看到中期的「時間資源規劃」，了解每一段時間必須完成的進度。

Google 日曆則是讓我了解在一週或兩週的時間內，我還有多少時間可以安排？如果要插入新工作、調整執行步驟，都可以因此有所依據。

參考：Google日曆 最佳化：在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程

九、長期的產出控管

最後在「 Evernote 」中不是作為時間管理用途，而是作為產品內容本身的管理而存在，進行「長期的產出控管」。

經由專案管理的筆記，我可以知道目前完成了哪些產出？還有哪些產出沒有完成？了解整個專案的執行流程與進度狀況。並且在 Evernote 中連結這些執行成果與參考資料。再透過前面 Google 日曆的時間資源管理，如果時間不夠時，我可以回到 Evernote 去取捨還需要完成哪些事情。




於是，不管是專案的開頭、執行與完成後，所有資料都除存在 Evernote 中，完成了哪些流程也一一在筆記裡有所記錄，這樣只要儲存這一份專案筆記，以後就能成為很好的工作參考。

小結：

在我的專案時間管理計劃中：

• 1.Evernote：管理整個專案的流程規劃與重要資料。
• 2.Google日曆：設定專案的工作階段截止日。
• 3.Google工作表：收集目前要執行的任務。

每天工作的時間提醒主要來自於「 Google 工作表」，讓我知道現在應該做什麼。但每天下班前，我會回到「 Google 日曆」看看完成進度所剩的時間，規劃明天要列入 Google 工作表的任務。

然後再到「 Evernote 」中編輯專案流程計劃，看看目前已完成、未完成的成果，然後思考是否需要增刪什麼內容。

我覺得區分這三種層次，可以讓自己的工作管理更加清晰，提供大家參考，歡迎大家也一起來分享你們的工作管理心得。