Gmail 收件匣自動分類活用，不需手動懶人整理郵件方法

雖然我常推薦如何手動建立常態郵件過濾封存條件，如何手動執行清空收件匣方法，來增加電子郵件處理效率，但或許有些朋友就是沒有時間自己手動整理，也不一定適合清空收件匣的管理方式。

那麼，有沒有方法可以「完全不用手動整理」，面對收件匣裡一堆混雜在一起、有些未讀有些已讀、有些重要有些不重要的電子郵件時，又能非常輕鬆的優先處理重要郵件呢？

看起來 Gmail 今天發佈的「自動分類」新功能，就能幫助我們進行「懶惰整理法」。

尤其有些朋友的收件匣早已「堆積如山」，怎麼整理都不是，這時候你確實可以選擇乾脆維持現狀，利用今天發佈的 Gmail 自動分類功能，以後就能輕鬆獲得「沒有整理，但跟有整理一樣」的效果。

2015/1/12 補充：Gmail 16 個秘密功能教學：學會最高效率的郵件管理

• 什麼是 Gmail 收件匣的自動分類？

在分享「懶惰整理法」的流程之前，先讓我們來看看，什麼是 Gmail 最新的收件匣自動分類整理功能。

這個功能會陸續向 Gmail 用戶開放，你可以到 Gmail 介面右上方的〔齒輪〕按鈕清單處，看看有沒有出現一個「設定收件匣」，如果有，就表示你開通了這個新功能，如果沒有，那可能還要等個幾天看看。




點擊「設定收件匣」後，在彈出視窗裡可以勾選要開啟哪些郵件類型的「自動分類分頁」，在這裡 Gmail 可以幫你自動過濾出社交網路郵件、促銷廣告郵件、網站服務的更新訊息、論壇的通知郵件。

而且，這裡的自動分類也支援過濾台灣網站服務發送的常態郵件，像是一些人力銀行、購物網站的郵件都可以被過濾。




回到收件匣，這時候你會看到郵件清單上方出現幾個剛剛點選的自動分類，「主要」分類就是放對你來說真正需要回覆的郵件。

而「社交網路」、「促銷內容」、「最新快訊」、「論壇」等，就是存放對你來說可以晚一點處理的次要郵件。

• 懶人整理郵件法：怎麼活用 Gmail 收件匣自動分類？
• 步驟一：先看看重要聯絡人寄給你的郵件

透過上述方法開啟自動分類後，我們就不需要自己手動建立過濾規則，因為郵件會依據主要、次要做好自動分類。那麼，接下來我就要分享如何善用這個功能，做好懶人也可以輕鬆做到的整理郵件方法。

照理說透過收件匣「預設」的自動分類，我們只要先專注在「主要」分類裡的郵件回覆即可。




然而如果你的郵件真的比別人多，那麼我們還可以在「主要」收件匣中進一步過濾出「重要聯絡人」寄給你的郵件，只要在「收件匣」右方箭頭清單中選擇「優先顯示重要郵件」。
那麼郵件就會進一步過濾，讓你只要先處理最最重要的來信即可。

這裡都是自動判定，你不需要自己手動建立任何規則。

• 步驟二：將需要稍後處理的郵件加上星號

我建議你可以在閱讀郵件的過程中，遇到需要稍後處理（延遲處理）的電子郵件，就打上「星號」。

那麼之後要處理這些「稍後處理」的郵件時，只要在左方清單切換到「已知星號」分類，就能看到需要稍後處理的郵件，而處理完成的郵件就「取消星號」，這樣就能讓「已知星號」分類裡永遠都只有等待處理的信件。

• 步驟三：有空時檢查次要郵件

前面的工作都集中在「主要」收件匣中，當你在處理郵件的過程裡，如果有其他社交網站、購物網站、論壇服務寄通知信給你，就會自動過濾到其他分頁，不會在主要收件匣裡收到，這樣就避免了干擾。

而在每個自動分類的分頁上，還是會顯示該分類裡是否有新的郵件，這些可以等我們有空時再去檢查即可。




如果檢查這些次要的郵件分類時，發現其實有一些郵件通知是很重要的，例如來自 Google Drive 的協同合作修改文章通知，那麼就可以把這類郵件直接按住後拖曳到「主要」郵件分頁上。

這時候上方會出現提示，只要在「是否對XXX寄來的所有郵件都執行相同的操作」後面選擇「是」，那麼就會自動幫你修改過濾規則，下次 Google Drive 寄來的通知信就會出現在主要分類了。

這個建立過濾的方式也比以前要方便許多。

• 步驟四：沒空時想找出郵件就用搜尋即可

你說，可是有些郵件沒有自己手動建立分類，要怎麼找出來？

其實很簡單，直接搜尋就好！你可以用寄件人的信箱位址來搜尋、用標題內文來搜尋，都可以立刻找出需要的郵件清單，比什麼分類都還要快速有彈性。

甚至，你還能用「label:^smartlabel_receipt」這樣的關鍵字找出郵件裡所有的帳單，是不是搜尋比分類更方便？

• 步驟五：超級有空時，再處理未讀郵件

前面的處理過程裡，一切都靠 Gmail 自動分類，首先先把「主要」分類裡的重要郵件處理完，有空時再去處理在「社交網路」、「促銷訊息」等次要分類裡的郵件。

然後等到更加有空時，其他工作都處理完成後，可以到收件匣的箭頭選單切換到「優先顯示未讀郵件」，把經過上述處理過程後，仍然還沒開啟過的郵件自動分類出來。




但這裡不是要你把所有郵件都打開來讀一遍，因為根本不需要。

最後這個步驟，是要讓你在分類出那些「根本不需要打開的未讀郵件」時，可以直接勾選「所有未讀郵件」，然後一次把他們全部設定成已讀取即可。

• 小結：

經由最新的 Gmail 收件匣「自動過濾」功能，我們可以使用上述的五個步驟流程，最輕鬆的完成懶惰整理法：

• 1.先看自動過濾好的重要郵件。
• 2.把需要稍後處理的郵件打上星號。
• 3.有空時再看次要郵件。
• 4.需要郵件時直接搜尋。
• 5.剩下來的郵件可處理、可不處理。

在這樣的流程中，「沒有任何規則需要你手動建立」，但是你的收件匣又會保持一個優先看到重要郵件的乾淨狀態，很值得常常被收件匣太過雜亂而困擾的朋友試試看。
想知道更多相關整理技巧，還可以參考：

• 最好的整理就是最少的整理，不需要整理的整理術
• 10步驟改造 Gmail 信箱當個人時間管理與工作排程系統
• Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得