用重要與緊急兩標籤搞定 Evernote 四個層次的瑣事任務

今天來分享一個也有在新書《 Evernote 100個做筆記的好方法》中提到的管理概念與操作技巧。首先讓我們從問題的情境談起，當我們把很多生活、工作上的瑣碎任務都收集到 Evernote 筆記後，雖然記住了，但還是無法減輕我們的壓力，為什麼呢？因為：

• 瑣事太多全部混在一個記事本，導致無法確認工作流程，反而讓工作混亂而更有壓力。
• 先做了不重要的瑣事，導致核心工作反而沒時間做，壓力變更大。
• 雖然記住了任務，但還是擔心忘記執行，記憶的壓力依然沒有減輕。

瑣事雖然都是小事，但沒做也不行，亂做更不行，沒有分清楚該做、不需做的時候更會讓工作一團混亂，所以這篇文章裡，就讓我來分享一個透過 Evernote 搞定瑣事的方法，用「兩個標籤」就能輕鬆達到有效整理。

 

 

在第二本 Evernote 書中我提到一個重要的觀念就是，不只是記住事情本身，也要把事情的使用流程記住，既然要記就要徹底的記，這樣這些筆記才會在我需要的時候「出現」，也才能在記住後真正釋放壓力，放心交給 Evernote 管理。

這個觀念用在管理瑣事上，就是在記住某件任務的當下，就要幫這則筆記安排一個對應的「權重」，只要讓每一則筆記都有對應的優先順序，那麼當我們實際進入工作流程時，就不會手忙腳亂，也不用擔心漏掉重點。

 

 

• 一、把瑣事先收集起來

第一步，還是先利用單純的筆記方式，把每件瑣事「收集」到 Evernote 中，不過這時候其實「只記住一半」，因為只記住了要做什麼，卻沒有記住應該在怎麼樣的工作順序或流程下做？

 

 

• 二、收集當下加上「重要」、「緊急」標籤

第二步就要把另外一半也記住，當建立一則瑣事筆記時，加上「重要」或「緊急」的標籤，當然也可以兩個都加。

1. 「重要」：代表這則筆記是核心目標下的任務，一定要做好的工作。
2. 「緊急」：代表這則筆記是接近截止日期的任務，並且不得不完成。

只要透過這兩個標籤（ Tag ），就能讓 Evernote 裡的所有筆記架構出四個層次的工作流程，對於每日的工作任務安排其實也綽綽有餘了。

 

 

• 三、重要與緊急的四層次工作流程

哪四個層次呢？我會依據下面這四個層次，來依序完成一天的零碎任務，而當任務確認完成後，就去除「重要」與「緊急」的標籤

• 1.同時加上「重要」與「緊急」的標籤：

這則筆記又重要、又緊急，表示一定要優先處理。所以每天工作時一旦打開 Evernote，我就優先過濾出同時包含「重要」與「緊急」標籤的筆記，先把這些任務處理掉，或是推進這些任務的進度。

• 2.只有加上「緊急」的標籤：

當處理好第一個層次的工作後，第二個層次我會選擇執行只有加上「緊急」標籤的任務筆記，因為這表示這些瑣事已經逼近截止期限了，必須趕快處理。

• 3.只有加上「重要」的標籤：

無論一天之內是否可以處理好第一、第二層次的任務，起碼我都一定會在一天要結束之前，打開第三個層次檢查一下，這個層次就是那些「重要」但是還沒有接近截止期限的任務。雖然還沒到期，但如果可以事先有一些更好的規劃，事先提早做一些準備，都可以讓未來的這個重要任務做得更好，所以這也是每天都要檢查的筆記項目。

• 4.什麼都沒有加的瑣事筆記：

也有很多筆記收集起來時，我會什麼標籤都不加，這些瑣事通常是不在核心工作目標內的任務，並且沒有非做不可的截止期限，那麼我還是會記住，但不加上特殊的權重標籤。等到一天之內我真的可以完成前面三個層次的處理後，有空，我才會檢查看看第4個層次還有什麼可以額外做一下的。

 

 

• 四、如何在操作上實現「重要與緊急」的處理流程

前面講了觀念，大家也知道怎麼幫筆記加上重要、緊急的標籤，但是在 Evernote 的實作上要怎麼實現上面四個層次的操作流程最好呢？

這裡我使用了「儲存搜尋」的方法，讓「重要又緊急」、「只有緊急」、「只有重要」以及「其他」成為我的預設四個過濾選項。

首先我在電腦版的 Evernote 搜尋列搜尋「tag:重要 tag:緊急」，過濾出包含重要與緊急兩個標籤的所有筆記。接著點擊右方的儲存按鈕，把這個搜尋規則儲存下來。

儲存搜尋規則時，在「名稱」欄位可以自由填寫，例如我輸入「重要又緊急」，而關鍵是「查詢」欄位裡的語法是正確的即可。

透過這樣的儲存搜尋，我建立三種不同的搜尋過濾規則：

• 包含重要又緊急：

tag:重要 tag:緊急

• 只有重要，不包含緊急：

tag:重要 –tag:緊急

• 只有緊急，不包含重要：

tag:緊急 –tag:重要

建立了預設個搜尋過濾規則後，我在工作流程上，就只要切換這些儲存搜尋，就能切換前面提到的四個層次的工作流程，找出我需要的筆記處理。

而且使用儲存搜尋的附帶好處，就是過濾規則可以同步到行動版的 Evernote App 中，只要點擊 Evernote App 裡的搜尋，就可以在搜尋建議下方，看到自己建立的過濾規則。

也就是說，行動版 Evernote 一樣可以使用上述的四種工作層次切換。

 

 

• 小結：

這個方法中，大概只有第一次要建立「儲存搜尋」的過濾規則時稍微要多花個幾分鐘，但只要建立一次，之後就一勞永逸。而其他步驟都是非常輕鬆的。

一旦用兩個標籤建立好四個層次的工作流程，你就可以讓 Evernote 裡的瑣事不再混亂，可以井然有序、切中核心的一一處理完成了。

最後，你可能會說為什麼我不用 Evernote 最新的時間提醒？我會利用時間提醒，但上述的瑣事管理還不太適合，因為（參考：Evernote 活用「提醒事項」教學，解決七大時間管理問題 ）：

• 1，這些瑣事的處理關鍵不是時間的問題，而是選擇的問題。
• 2，時間提醒可以用來設定最終截止日期，搭配使用。
• 3，時間提醒的待辦清單還無法有效分權重。

以上是我的方法，提供大家參考。

 

附註：我的 Evernote 新書《 Evernote 100個做筆記的好方法：數位化重整你的工作與人生》，2013/7/31前正在進行寫書評，送三個月專業版序號的活動，詳細規則歡迎參考：https://www.facebook.com/events/200848576740747/