活用 Evernote 改變職場工作效率的 10 條關鍵筆記術

有聽過電腦玩物現場分享 Evernote 講座的朋友，應該會發現對於還不熟悉這個雲端筆記服務的初學者，我喜歡從旅行、生活整理經驗的分享開始，例如「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊？我的20個筆記攻略 」、「不再找不到東西的整理術：我用 Evernote 收納這些生活雜物 」，這些有趣的應用，比較不枯燥，也能引起大家的學習興趣。

但是如果對我來說， Evernote 對我造成最大改變的，則是在職場的工作效率上。

以前學生時代使用 Evernote（那時候還是沒有雲端服務的上個世代 Evernote ），可能就是覺得整理資料、處理論文大綱很方便。但是進入職場後，真正覺得 Evernote 可以成為（也已經成為）我的最佳工作平台。

一年多以前，我寫過一篇「活用 Evernote ，你應該學會的 10 個特殊操作技巧教學 」獲得很多轉載傳閱，但是那一篇是屬於功能操作的教學。而今天這篇全新的活用 Evernote 文章，我想分享的是在職場上，哪些 Evernote 筆記術對我造成工作效率的最大「革命」？

2015/3 補充：開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議
2015/6 補充：跟過去的自己取經：用第二大腦高效率思考的系統方法
2015/11/6 補充：用 Evernote 實作康乃爾筆記法，我的心得與範例下載
2015/11/29 補充：九宮格筆記法 Evernote 實作，跳脫直線的表格思考術

• 一、收集一切

我的第一條 Evernote 工作法則，就是把 Evernote 當作工作上的第二大腦，讓 Evernote 成為我的完全記憶中心（延伸閱讀：兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法 ）。

在 Evernote 裡除了文字筆記外，也可以收集照片、錄音，或是插入各種格式的檔案，基本上工作過程的所有資料都可以收集到 Evernote 裡面。

這有兩層意義，第一層意義是我們在「工作行動中」一定會產生許多瑣碎的「額外資訊」，就好像倒水時總會不小心噴出幾滴，例如工作往來郵件裡客戶忽然交代了一件另外的任務，在處理編輯主要工作時忽然想到了另外一個工作的想法，這些「溢出來」的訊息怎麼辦？不理他就會忘記，一旦處理又打擾了目前工作進度。

這時候我立刻全部先收集到 Evernote ，以免忘記，又能迅速回到當前工作進度中。

第二層意義是當資訊統一收集到 Evernote 後就能成為一個有效的整理平台「讓我集中處理所有工作」，重要的專案、主要的任務，以及收集起來的那些瑣事，集中在 Evernote 裡，方便我隨時調整重要性次序，安排工作時間。

之前我寫過「把瑣事管理好？專案做到死也做不好 」，透過 Evernote 的收集與統整，成為一個有效的工作排程中心，我可以更輕易地集中在最重要的當前任務上。

• 二、用寫下幫助思考

Evernote 是一個可以在各種裝置上使用的工具，做筆記本身的功能又很方便，所以我可以在開會時利用平板快速記錄，在咖啡廳用筆電快速書寫，在辦公室用電腦重新整理，這樣的便利性讓我養成「隨時隨地都在做筆記」的習慣。

而這個習慣最大的好處就是：「用書寫來幫助我的思考」，在「通勤族時間更多，每天三小時神聖時間幫我完成更多事 」一文中我提過即使在通勤公車上，當我思考到某些工作關鍵問題時，我就會開始拿出 Evernote 做筆記，而這些靈感想法就能在回到辦公室時打開電腦版的 Evernote 進行整理與延伸。

更進一步的，「寫下」這個動作，才是最好的思考方式，不只是因為寫下所以不會忘記，而是當「把想法轉換成文字、清單」後，才能開始賦予天馬行空的靈感真正的邏輯性，也會開始了解他們的可行性，寫下是對想法實踐最好的「驗算」。

而且，善用有效果的做筆記方法，例如試著跟自己辯論，試著把想要做什麼變成如何做什麼（參考：從改變你記錄事情的方法開始，工作上的做筆記心得分享 ），可以讓書寫變成一種激發靈感與想法的技巧，你會發現愈寫，就能想到愈多。

有時候朋友說我在工作上可以想得很深入，或是怎麼點子源源不絕，其實依靠的就是單純的書寫做筆記來幫助思考而已。

• 三、紙本行動、數位備份、再次數位行動

經過多年的實踐，我覺得「無紙化工作」不是說工作流程都不再使用紙張，因為明明很多時候確實紙張的傳遞更加明確與快速。對我來說，現在無紙化的意義是「紙本行動、數位備份、再次數位行動」。

有時候即時的工作文書，我們用紙張來完成，但接下來工作結束後這些紙張怎麼整理？整理到資料夾很佔空間（更多時候是懶得整理而開始凌亂），於是我就用數位備份的方式，拍照掃瞄輸入 Evernote 。

但是更重要的問題是：下一次想要使用時怎麼辦？可能要找參考資料，可能未來工作有用，而整理到實體資料夾的紙張只要年代久遠其實找起來都很不容易，反而是數位備份後，更容易搜尋，更利於「第二次、第三次行動」。

就好像 Evernote 內建的「名片相機」功能，在活動當下我們用紙張交換名片，事後我用 Evernote 將所有名片數位化整理，實體名片就直接丟棄，但是未來有任何需要使用的機會，我可以透過數位搜尋在 Evernote 快速找出名片本身，以及我和這位朋友認識的相關資料。

• 四、建立工作上的私人維基百科

當我工作上的一個專案裡有 100 則筆記，當我的整個 Evernote 中有上千則工作記錄，當我不斷的把各種想法靈感、參考資料丟進這個雲端筆記後，這龐大的資料就可以開始成為我私人的維基百科。

擁有私人維基百科，就好像擁有一個你自己專屬的智囊團，這裡面的知識是「和我緊密相關的」，而且不只有外面搜集進來的資訊，也有我自己在工作期間產生的所有專業經驗，後者是 Google 絕對搜尋不到的東西，只有透過「我自己長期累積」才能獲得。

而這樣一個私人的智囊團，常常可以成為自己工作上決一勝負最好的寶庫，讓我們總是能比別人更快處理更多關鍵資訊。

更進一步的，我會善用「記事連結」這個關鍵 Evernote 操作技巧，真的建立起不同筆記之間像是維基百科的連結，讓筆記真正成為工作上有用的知識庫。

• 五、在同一個地方找到我需要的所有資料

經由第一條筆記術建立的習慣，無論來自什麼地方的工作資料，我都統一在 Evernote 中完成整理，於是帶來的另外一個好處是，未來我需要找之前的某一則工作資料時，我不用去想應該在哪裡找，到底在郵件裡呢？還是在辦公桌的紙本資料夾裡？

對我來說，找古往今來所有工作任務的唯一地方就是 Evernote ，這讓我「總是能」找到東西，不會忘記把東西放在哪裡，也可以更快速的找到。

尤其善用「Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學：活用搜尋不只是找筆記」，更可以幫助我快速的找到需要的重要資料。

• 六、串聯我不同時期的靈感想法

有時候前一個工作產生的經驗，可能對下一個工作有幫助。有時候幾年前某個工作時冒出來的想法，或許會對今天我正在進行的工作有所啟發。

但是重點是，我要怎麼把這些原本散落在不同工作的經驗、想法串聯起來，成為一次一次有用的靈感噴發？

在 Evernote 中有所謂的「延伸內容」功能，可以根據目前這則筆記的關鍵字，找出其他相關的筆記，這個功能在我的工作上很有幫助，有時候我正在組織一個新計劃，就會看到延伸內容推薦我原來幾年前的筆記我曾經想過類似的內容。

或者更多時候當我靈感枯竭時，我會習慣把正在思考的問題關鍵字丟進 Evernote 筆記找找看，常常會有意外的收穫，例如之前我在搜尋大數據的概念時，找到多年前我看過的一部電影，透過當時寫下的心得，就讓我輕鬆獲得一個點子，能把那部電影連結到我今天工作上要寫的某一篇稿子中。

這也讓我更有信心像是第一條規則一樣，把所有工作的臨時想法，都先丟進 Evernote（延伸閱讀：把這 10 件「不重要的事情」寫進筆記，讓人生更有動力 ），也不一定要有什麼分類，但之後都可以透過搜尋功能，串連起不同時刻、不同工作裡的相關內容，這也讓每次工作進展更快，創造更多品質。

• 七、優化我的專案經驗，建立我的專案流程

Evernote 在工作上不只是資料的累積，也不只是點子的收集，更是我好幾年工作「實際經驗」的累積。

我常常在完成工作時，把我對這次工作的「反省心得」寫進該工作的任務筆記裡，這是我覺得非常有效果的一個筆記方法，當我下次要進行類似工作時，我只要搜尋就能找回過去幾年來類似工作的經驗，並且從我之前的心得，去優化這一次工作的最佳方式。

我的 Evernote 筆記裡儲存了很多種的「筆記範本」，不過我的範本不是用來套一些漂亮的版型，我喜歡的範本主要是建立給「工作上會重複的固定流程」使用的。

例如執行一本新書專案的流程範本，執行一次有效會議的範本，準備一場講座的行動範本。

這些範本是在一次一次實際執行過程中慢慢優化產生的，會不斷修改，如果這次執行專案發現哪個環節需要加入，就修改專案範本。如果這次開會時，發現討論時如果先進行什麼議程會讓會議更順暢，就調整範本順序。（參考：如何建立有效會議記錄？ Evernote 會議筆記範本格式心得）

於是我每次要進行類似工作時，只要呼叫出範本來套用，我就可以保證自己目前是使用「過去經驗累積優化下的最佳流程」來執行，也就能讓工作效率不斷提高了。

• 八、有效排程並提醒我的任務進度

2013 年開始， Evernote 加入了「時間提醒」功能，從此 Evernote 這個私人維基百科、工作資料庫，更能有效的成為我準時準確執行工作的行動平台。（教學：Evernote 活用「提醒事項」教學，解決七大時間管理問題 ）

把某則筆記加上時間提醒，就能出現在置頂的待辦清單中，於是我可以在大量的筆記中優先看到正在執行、準備執行的任務。

不過我自己在利用時間提醒功能時有一個特殊的使用方式，那就是我不把時間提醒當作鬧鐘，也就是當筆記在某個時間彈出時，對我的意義不是當下必須做這則筆記（因為我知道這種時間提醒常常做不到，意義不大，反而干擾）。

那麼我把時間提醒當作什麼呢？在工作上我當作「從現在開始這則筆記變成正在行動中」，例如明天我要舉辦講座，我會設定筆記在今天早上提醒，也就是從今天早上開始，我要更全力準備講座內容的意思。

當作一種「進度的提醒」，這樣出現在待辦清單的 Evernote 筆記，表示目前工作中應該常常關注的內容，也可以跟幾千則的筆記有所區隔。

• 九、幫助我專注當下最重要的任務

當我說我把 Evernote 當作自己最重要的工作平台時，意思是每次我開始工作，第一件事情就是打開 Evernote， 從 Evernote 裡找出要做的工作，並且在 Evernote 裡直接工作（整理資料、撰寫大綱草稿、修改計畫、腦力激盪等等）。

即使我的筆記快要 5000 則，我卻還是可以每次打開 Evernote 後，真正專注在自己最重要的眼前工作上，這要怎麼做到呢？

活用 Evernote 的「標籤」與「捷徑」功能，就能達到這樣有效的專注。（延伸教學：現在你會怎麼活用 Evernote 標籤？從我的七個實例開始 ）

有些東西是搜尋關鍵字找不到的，例如「什麼筆記現在對我很重要？」這時候我就會幫這些筆記加上重要的標籤，於是每次我能知道自己當下應該先聚焦在哪些筆記。

而特別重要的筆記，我會進一步放入「捷徑」，這些筆記就會出現在 Evernote 的快速清單裡，方便我隨時打開，例如等一下開會要用的會議筆記。

• 十、團隊溝通的共用協作平台

在這幾年的工作裡，當要與其他夥伴合作某一個專案，例如一次大型的活動時，我們就會利用 Evernote 進行共用協作，彼此可以交換筆記資料，可以一起建立流程待辦清單，能夠提醒對方準時執行任務，本文前面提到的所有功能，都能在這個共用協作平台完成。

尤其現在 Evernote 加入了「 workchat 」，我甚至可以在團隊成員需要哪一則工作資料時，利用 Evernote 即時通傳訊給他，把資料跟他交換，甚至請他協助修改我的筆記內容。

透過 Evernote 打造的「協作平台」，讓我能夠打造即時的會議室，在這裡我們交換資料，甚至一起編修資料，真正達到協同且「合作」的目的。

經由上面十種筆記方法，在這幾年裡， Evernote 確實改造了我的工作流程，提升了我的工作效率，他們都不是什麼專業難懂的技巧，更重要的是嘗試把 Evernote 加入我們的工作系統，改良許多原本缺乏生產力的毛病，就能讓一個好筆記方法，成為職場競爭力決勝的關鍵。

• 轉貼本文請註明來自電腦玩物原創，作者 esor huang（異塵行者），並附上原文連結： 活用 Evernote 改變職場工作效率的 10 條關鍵筆記術