[簡化工作] 減少郵件量，就能減少工作的雜亂與失誤

我倒不是一個反對郵件溝通的人，事實上我認為愈重要的事情我愈想用正式的郵件來溝通，一方面給對方考慮思索的時間空間，一方面讓雙方可以留下有憑有據可以查詢的資料。

但是我也發現大家對於太瑣碎的郵件溝通，以及常常出錯的郵件溝通缺乏耐性。

大量多餘的郵件，以及失誤率提高的工作狀態常常是互為表裡的。當我們為了確認一份文件內容而反反覆覆的郵件往來修改，以為改完了，又臨時想到什麼再改一下，當你以為把最新版本文件寄給大家了，但這時候就很有可能有人漏失了最新版本的確認，因為太繁雜了。

這些大量的郵件不僅增加了失誤率，也增加同事處理雜務的時間，他們不僅要為每封郵件做確認、做整理，還要被常常不知道是不是重點的郵件通知打斷工作節奏。

在這個雲端工作時代，我們可以更聰明的進行郵件溝通，就從減少不必要郵件通知，增加溝通正確率與傳達率，也增加同事處理重要事情的時間開始吧！

下面我整理自己工作經驗中 8 個可以有效「減少郵件數量」的具體做法，提供大家參考。

（這是電腦玩物新開啟的簡化工作術系列文章，歡迎大家提供這個主題下想探討的問題，可以來信與作者 esor 討論： esorhjy@gmail.com ）

• 團隊方面
• 1. 協同合作

比起用電子郵件在多人之間寄來寄去交換編輯檔案，不如使用雲端協同合作的方式，把要多人一起確認、編輯的文件共享給整個團隊，讓團隊裡每一個人都能即時線上同步編輯，這樣就省去了彼此郵件往來確認檔案、更新文件的時間。

而且當多人共同編輯一份文件時，每一個人打開文件就是最新版本的文件，裡面有最新的修改，或是最新的註解、建議，與討論，這樣也避免有人還是只有舊版檔案的失誤。

我推薦大家兩個值得嘗試的團隊文件協作平台，一個是 Google Drive（註1） ，一個是 Quip （註2）。

（註1）Google Drive 超工作術：16招雲端硬碟變最強辦公桌
（註2）Quip 比 Google Docs 更適合團隊會議的文件協作平台

• 2. 完整計畫

寄送郵件之前，我會先在自己的筆記中擬好完整的郵件內容，如果沒有那麼急，那麼我會先擱著，過一下子後再看一次，看看有沒有可以補充得更完整，修改得更簡潔的地方。尤其如果是要交代任務，或是要詢問問題的郵件，更要清楚的把任務與問題具體的列舉出來，讓對方一看就懂，並且準確接收到所有事項。

如果沒有事先想好完整計畫，就隨手想到什麼就寄出郵件，那麼很容易要再補充第二封、第三封說明，這都增加了遺失與漏看的風險，也增加彼此的工作時間，如果整個團隊都這樣寄信，那麼就很難保持工作的效率。

不要想著趕時間就寄出郵件，避免即時帶來的瑣碎（註3），想好完整計畫再寄出，也是減少郵件數量並且讓任務準確傳達的方法。

（註3）我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率

• 3. 共用資料

如果團隊常常要交換情報、互通工作資料，甚至有一些團隊必備的文件檔案時，比起每一次有新資料就發郵件寄給大家，不如利用一個雲端硬碟，開一個團隊共享的資料夾，把所有團隊需要的共用檔案、文件集中放在這裡，大家有需要就上去取用最新版的資料，會比寄送郵件給大家，要大家自己收集整理要有效率得多，也讓團隊工作統一。

只是有時候需要交換的可能不只是檔案、文件，也可能是團隊之間需要常常互通企劃想法、共享會議紀錄、交換重要情報，這時候與其每次都寄信給大家，但是要擔心有沒有人沒有收到信，不如利用像是 Evernote 這樣的共用筆記本功能（註4），更適合用來共享與交換各式各樣不同類型的資料。

（註4）進擊的 Evernote 協作平台：免費版共用記事本無限制！

• 4. 進度同步

當團隊之間需要協調工作進度，或者需要確認會議時間，你有沒有遇過因為時間一直改動，結果一直有新的郵件寄來通知會議時間的更改，最後導致總會有些人錯過郵件而記錯時間。

這時候，不如團隊之間共用一個 Google 日曆的團隊行事曆（註5），團隊在上面預排好會議時間，如果有所修改，團隊的共用行事曆上就即時更新，而其他人在自己的行事曆上就會看到最新的進度。如果懂得搭配 Google 日曆的團隊協調空檔時間的功能，那麼甚至可以把約訂會議時間這件事情變得更加簡單（註6）。

（註5）我在 Google 日曆上的專案管理思維：心得與方法分享
（註6）不再約錯時間！如何從 Google 日曆即時確認對方有空

• 5. 任務交代

更進一步的，如果需要常常確認彼此的工作進度，或是需要詢問專案的下一個步驟，那麼比起用郵件溝通回報，不如利用一些雲端的多人專案工具（註7），讓大家同步一起看到整個專案的進度，甚至安排彼此的任務，這也會比用郵件交代要清楚的多。

因為如果沒有做到第二點的事先完整計畫，那麼在用郵件傳達任務時，有可能太瑣碎，導致對方沒有完整接收訊息。而當任務傳達都在郵件中時，大家要找回之前被交代的任務，如果沒有自己做好任務管理，就變成要回郵件裡慢慢找，這也增加很多額外工作時間。

如果利用像是 Trello （註8）這樣的多人共用任務看板，把每個人的任務寫在看板上，要修改時就修改，因為大家只要連上同一個看板，就會看到最新的任務進度、安排與資料狀態，每個人不僅不會錯失自己的任務，也更容易找到任務資料，並且這些都不需要額外用郵件來溝通。

（註7）免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具
（註8）為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序

• 個人方面
• 6. 節制時間

前面提到的是我自己經驗上團隊合作時可以簡化郵件流程、減少郵件數量的方法。但是有時候團隊工作並不一定能馬上改變原本的郵件工作流程，所以後面讓我補充幾個「個人工作」時可以減少郵件數量的方法。

第一個我自己實作的方法是，如果你的工作允許不用馬上回覆所有郵件的話，那麼幫自己設定每天工作時看郵件的時間限制，例如我自己限制自己只有每天早上把今天最重要工作完成後，中午甚至下午才第一次打開郵件來處理新任務，並且處理完這一批後，下一次就是等下班前再整理一次，作為明日工作的準備（註9）。

如果先限制自己處理郵件的時間，讓自己花更多時間專注在重要任務上，那麼雖然郵件數量不會變少，但你就不會受到一直出現的新郵件的干擾，在每次整理時還能一次大量刪除不需要的郵件，實質意義上也是減少郵件工作時間。

（註9）今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數位工作習慣

• 7. 自動分類

很多年以前，我就在電腦玩物中提倡「清空收件匣」（註10）的做法，把處理完或是處理不完的郵件，或是那些不需處理的郵件都移出收件匣，讓收件匣保留今天一定要處理的郵件，並且最好在下班前清空他們，也就是完成他們。這帶來的好處就是郵件裡重要的任務被明確的凸顯出來，讓自己知道應該專注在哪些工作上。

而如何移出那些不重要，或是根本不需要的郵件呢？像是 Gmail 的「自動分類」功能就很有幫助（註11），把那些通知、更新、電子報類的郵件自動移除，讓收件匣只有別人寄給你的真正任務，這也是在意義上減少了郵件的處理數量。

（註10）每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法
（註11）Gmail 收件匣自動分類活用，不需手動懶人整理郵件方法

• 8. 延遲處理

郵件工作的簡化的最後一步，我建議大家找到一個可以幫我們「延遲處理郵件」的工具，也就是把那些不需要今天馬上處理的郵件先延後，等到晚幾天、晚幾週需要處理時再自動出現，這樣也讓我們的郵件不雜亂，減少個人收件匣裡不相干的郵件，但是又能記得在真正需要時處理他們。

可以幫我們延遲處理郵件的服務，有像是 Google Inbox（註12），或是 Dropbox 旗下的 mailbox（註13），以及微軟最新推出的 Outlook App（註14），這麼多服務都可以幫我們延遲處理郵件？是的，因為「簡化」郵件流程、「減化」郵件數量，正是這個新時代更有效率的工作方法。

雖然我知道在目前實際的職場上，很難上面每一個方法都確實做到，連我自己的工作環境都不一定可以，但這可以當作我們慢慢規劃、改變自己工作方法的目標，持續地往減少郵件溝通的目標邁進，讓工作也減少雜亂與失誤。

（註12）完全解密 Google Inbox ！十大功能改造Gmail實測教學
（註13）Dropbox 的郵件系統野望， Mailbox 登陸 Android 預備桌面版
（註14）Outlook Android iOS App 下載！解密微軟暗藏六特色

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