為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序

這幾年看到身邊許多的創業團隊、學校社團、辦公室裡的部門，或是個人在需要專案管理、生活管理時，選擇了一個叫做「 Trello 」的雲端服務，這到底是一個什麼樣的管理工具，讓這麼多人都愛用 Trello ？在電腦玩物上，我也從旁敲側擊的角度，寫過幾篇「 Trello 概念」的管理教學文章：

• 把 Evernote 當作 Trello！ Kanbanote 筆記看板管理法
• Google Drive 變身 Trello ！幫雲端硬碟建立專案看板

但是，我自己也一直使用著 Trello ，卻還沒有在電腦玩物上寫過一篇完整的介紹！雖然錯過了幾年前第一時間推薦 Trello 的時機，但在這段時間的使用經驗下，剛好可以讓我整理沉澱自己的使用方法，歸納出「為什麼值得試試看 Trello 的關鍵特色」，然後轉化成這篇文章深入淺出的 Trello 上手教學。

2015/6/13 新增：免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具
2016 年新增：如何將 Trello 切換到繁體中文版？網頁 App 全中文化
2016/7/7 新增：如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本
2016/7/13 新增：如何將網頁資料快速剪貼到 Trello？收集專案資料技巧
2016/8 新增：Trello 開放「強化功能」讓免費用戶串聯 Evernote 等雲端服務
2016/8 新增：Trello 卡片自訂欄位密技！最想要的強大 Trello 客製化範例教學
2016/11 新增：[時間技客-7] 重要緊急時間管理四象限在 Trello 活用與範本下載
2017/2 新增：Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧
2017/6 新增：如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學
2017/7 新增：如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長？專案管理的5個關鍵技巧
2017/8/23 新增：如何用 Trello 做子彈筆記？我的 Trello GTD 方法範例看板分享

• 不是理論派， Trello 讓任何人都能把事情重新整理！

要好好使用 Trello ，不需要事先知道像是 GTD 之類的時間管理方法，不需要懂得像是甘特圖之類艱深的專案管理技巧。

但是在你完全沒有任何理論方法下，甚至還沒搞懂 Trello 所有進階功能的情況下，純粹依靠你的直覺， Trello 已經可以幫你整理任何事情，讓你的所有任務、想法、資料、討論通通變得「井然有序」。

這就是 Trello 的最大特色，它值得一用的理由，以及為什麼許多人都喜歡它的原因：

Trello 讓我們一般人也可以變成整理、管理高手。

• 1. Trello 打破時間軸：更直覺自由的資料與任務分類

你可以拿 Trello 整理生活與工作上的任何東西，而使用 Trello 大概不脫幾個重要流程，我將它們依據上手順序整理如下，希望對 Trello 新手、想了解 Trello 特色的朋友有所幫助。

首先 Trello 可以讓你在一大塊看板（ Board ）中建立無數個「 List 」清單，你要整理某種資料、你要完成某個專案，需要多少清單分類，都可以在 Board 中自由建立、自由排列，並且清楚的在整個牆上一覽無遺。

我們可以看到 Trello 不用時間軸的方式來排列清單，也不是長長一條無止盡的流水帳，而是左右橫列不同需求的清單，並且我們可以隨時拖曳清單改變左右排列順序。

它的優點就是打破時間軸排列，任務、資料的分類與排序更自由的掌握在我們自己的手上。

我會建議兩種 Trello 的 List 分類方向：

• 依據「準備中」、「執行中」、「完成中」來建立不同清單。
• 依據工作生產線的「不同工作區」來建立不同清單。

例如下圖中我要完成一本新書，會需要企劃階段、寫作階段、行政流程、設計階段、行銷規劃等等，我可以把每一種工作階段設定成不同的清單，也就是不同的工作區域，串連起完成一個大專案的生產線流程。

• 2. Trello 打破收納層：便利貼牆展開所有工作任務

在 Trello 建立多條清單後，就可以在 List 內新增一張一張卡片（ Add a card ），什麼是卡片？可以是一個任務、一份資料、一種想法、一個問題與討論串，或是一張圖片、一份檔案、一次投票統計。

Trello 另外一個特色就是簡單快速的展開你所有的工作、展開你所有的資料，就好像我們在實體佈告板上的「便利貼牆」一樣。

比起一般待辦清單那種層層收納的分類特性， Trello 則讓我們更容易展開所有的項目，更容易掌控全局、更容易找到要補充的地方、更能統整思考，也更好管理。

• 3. 打破你的操作，回歸你的視覺：拖曳整理分類與管理進度

有了自由的佈告板清單列表、有了統觀的便利貼牆， Trello 在操作上也讓我們不再需要用那種層層選單的方式去做分類管理。

所有的專案管理、資料整理都只要在便利貼牆上「拖曳移動」卡片的位置，就能把某個任務提到更上層的順序。

或是拖曳某個資料移動到另外一個工作清單、轉移到新的分類裡面。

Trello 把「整理」與「管理」變成了視覺為主的直覺操作方式，當我看到某個任務最近開始變得很重要時，我會在清單上直接拖曳移動到最上方；當我看到某一個原本在企劃階段清單的任務已經討論確認，我就會拖曳移動他到下一個執行階段清單上。

• 4. 可以新增豐富的卡片內容：文字圖片、待辦清單、插入檔案、設定時間

單獨點開某一張 Trello 上的卡片，可以在卡片中新增更多細節的內容，或是增加更多需要記錄的資料，以及加上重要的行動。

打開 Trello 卡片後，可以看到右方的［ Add ］清單有幾個我們會常常用到的功能：

• Members： 指定這張卡片任務的負責人
• Labels： 幫卡片加上顏色標籤。
• Checklist： 在卡片內加上待辦清單。
• Due Date： 設定卡片的提醒時間。
• Attachment：在卡片中插入檔案。

其中在卡片裡插入檔案的部分，如果是電腦上傳新檔案，每張卡片限制只能插入 10 MB 以內的檔案，但是我們也可以選擇雲端連結 Google Drive、 Dropbox 的雲端硬碟檔案，這時候就沒有檔案大小限制。

• 5. 如何凸顯重要任務卡片？顏色標籤、特殊印章

經過前面四個步驟，你就能開始透過 Trello 去整理資料、管理專案、記錄想法，但是當卡片、清單愈來愈多時，如何在一大片便利貼牆上去凸顯重要的卡片呢？有兩個方法。

第一個方法是利用前面加入顏色標籤的方式，在某張卡片加入指定的顏色標籤，我們還可以自訂每種顏色標籤的名稱，這樣便利貼牆上就會有特別的顏色來方便辨識出這張卡片。

我通常的使用方法是把很重要需要長期關注的卡片加上紅色標籤，很緊急需要趕快執行的卡片加上藍色標籤，而妳可以用你自己的方法去做標示整理。

第二個方法是在重要的卡片上［蓋印章］，打開最右方的［ Menu ］選單，選擇「 Stickers 」項目。

這時候會打開一份簡單的預設印章清單，我可以直接拖曳把印章添加到任何卡片的任何位置，這樣這張卡片就會依據我希望的方式更顯眼的表現出來了。

• 6. 尤其適合團隊共用：簡單易懂、即時同步、多人管理

Trello 一個人自己使用時，可以當作自己的靈感整理、待辦清單來使用。而當 Trello 共享給整個團隊成員一起使用時，則可以變成統整專案進度最好的多人共用平台之一。

只要在 Trello 右方選單裡選擇［ Add Members ］，就能加入任何成員一起來管理你的看板。

如果要說 Trello 在多人管理上最強大的優點是什麼？我會說：「任何人一進入你的看板，基本上都能很快看得懂你在做什麼！」

這是什麼意思呢？

因為前面提到的 Trello 打破時間軸、打破收納的直觀整理方式，不僅我們自己好整理，最重要的是這個整理不複雜，而且內容完全展開，所以其他人一進入我的看板，不需要花很多時間先搞懂我是怎麼整理的，通常在整個便利貼牆上就能很快的知道我正在做什麼，以及他需要做什麼。

這樣的設計就大幅的減少團隊之間花在確認溝通、花在找資料的時間。

而且不僅每個團隊成員可以在 Trello 上找到、看到需要執行的任務、需要了解的資料，還可以針對每一張卡片進行留言討論。

例如我自己常常在企劃階段的清單中，邀請團隊成員針對每一張想法卡片進行討論，討論出確認的想法後，這張想法卡片就可以進入執行階段清單。

或者在 Trello 的任何一張卡片上，我還能直接指定、委派這個任務的執行者，這時候這張卡片會出現這幾位團隊成員的大頭像，讓團隊更清楚知道哪些任務由誰負責。

• 7. 搜尋所有資料、想法、任務

在 Trello 中可以新增多個看板，看板中可以新增多個清單，清單內可以新增多張卡片，這樣一來當便利貼牆愈來愈多時，如果快速找到自己需要的資料或任務呢？

很棒的是 Trello 上方一直有一個搜尋列，在這裡輸入關鍵字，就能找到我擁有的所有看板裡的相關卡片，並且立刻進入該張卡片進行處理。

• 8. 簡單專注的思維：需要時再開啟隱藏的進階功能

訴求簡單才能快速、專注的 Trello ，也並非沒有進階的功能，只是它非常低調的將這些進階功能隱藏起來，避免干擾不需要的使用者，而當我們需要時則可以手動在看板開啟他們。

什麼樣的進階功能呢？進入右方［ Menu ］，選擇［ Power-Ups ］，就可以開啟三個隱藏的進階功能：投票、淡化舊卡片、行事曆。

開啟投票功能後，每一張卡片中會多出一個［ Vote ］按鈕，點擊後可以針對這張卡片投票。

這個功能可以利用在決定哪些想法卡片要優先付諸執行？或是哪些完成的工作確認核可其品質。

開啟淡化舊卡片的功能後，那些經過好幾個禮拜都沒有更新內容的卡片，會自動變得比較淡，讓我們專注在最近執行的卡片上。

而開啟行事曆功能後，打開上方的［ Calendar ］連結，就能在月曆上看到準備執行的卡片日期。

• 9. 跨平台： Web、 Android、 iOS 通用！

身為一個資料整理、專案管理工具， Trello 同時可以在任何電腦的網頁端，以及 Android、 iPhone、 iPad 上使用，並且隨時新增的資料都會自動同步。

尤其值得推薦的是 Trello 的 App 版設計十分優秀，上述的看板管理方法在 App 中也都能順暢使用。

Trello 網站
Trello Android App
Trello iOS App

• 10. 對一般使用者、工作者、團隊合作者來說完全免費！

而更讓許多朋友喜愛 Trello 的一點是，這篇文章前述提到的所有教學、所有使用方式、所有平台 App ，都是免費的！

那麼什麼時候才需要考慮 Trello 付費版呢？只有當你真的需要在每張卡片插入超過 10MB 的檔案，以及你需要企業版的後台安全管理等功能時。

所以無論你是個人想要把生活瑣事做一個完美整理、上班族想要把待辦清單更有創意的管理、學生老師想要好好重整自己的學習，或是團隊想要進行專案管理，基本上都可以免費在 Trello 完成你的需求，讓你的所有事情都輕輕鬆鬆變得井然有序。

推薦大家試試看 Trello ，也歡迎 Trello 高手一起來討論你們的使用方法。

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