如何高效率的製作簡報與企劃？我的工作流程分享

雖然我跟專精簡報設計的高手們無法相提並論，但也確實有一定程度簡報經驗：我常常需要做簡報，可能是公司間的業務報告、產品推銷，可能是我受邀的各個講座課程，算下來每個月起碼要製作三到四份以上的簡報，光是這兩年就製作了上百份簡報。

在忙碌的工作計畫，每天持續的部落格寫作，加上不時穿插的課程活動，幾乎擠滿的時間裡，並非是以教學或簡報為專業的我，如何利用有限時間完成高頻率簡報製作呢？

今天這篇文章想分享我的方法，不是大師級簡報設計技巧，而是高效率製作職場簡報的方法，也是我個人長久經驗累積，或許對一般只是需要做簡報的朋友來說，有達成職場簡報任務的參考價值。

而同樣的流程，不只能用在簡報，應用到類似的企劃提案上，也對製作報告很有幫助。

1.  還不需要做簡報前，就應該開始準備素材

我減少的時間，來自於「充分且有效的準備」。

這是一個等價交換的世界，我不可能無緣無故就比別人少花時間，之所以可以更快速製作簡報，是因為我在還不知道有簡報任務之前就開始花時間做準備。

我會利用 Evernote 收集各種未來簡報可用的素材，包含：

• 圖片資料（好用背景圖，可嘗試的設計圖示）
• 證據資料（數據圖表，狀況圖，情境圖）
• 故事資料（新聞事件，故事梗）

收集時，我會做一些筆記，例如「這張圖以後可以用在哪些類型簡報上」，方便我以後搜尋到這些素材使用，我也會把這些收進 Evernote 的素材加上「創意箱」的標籤，這個標籤是我每次做簡報時一定會打開來看的可用素材庫。（詳細作法可參考：如何有效收集資料？給知識工作與學習者的建議流程）

你說：這怎麼是減少時間呢？

相信我，這確實是減少時間，我做到的實際上是：「不重複浪費時間。」

因為更多人平常花了時間閱讀思考、上網瀏覽，但卻沒有「同一時間」把這些準備好好儲存下來，於是等到有一天要製作簡報，才把自己之前其實看過但沒有存下來的資料重新再找一次、重新讀一次、重新思考一次。這樣一來一往，我不就節省了很多時間。

2. 無論要不要做簡報，都應該隨時儲存靈感

更重要的準備其實也不在素材上，而是在我的想法上，簡報最缺也最難找到的是什麼？我覺得是：

• 一個好的切入點
• 一個好的辯證
• 一個好的想法
• 一句好的文案

也就是好的內容、成功的推銷點、有影響力的論點，要說服主管通過我的產品提案，要讓在場的學員認同我的方法，這是簡報的核心。

這些東西就算上網搜尋也找不到，因為必須從我們腦袋裡自己蹦出來才精彩。

可是，如果等到要做簡報死到臨頭，才逼自己腦袋去生產這些內容，那是對大腦的酷刑。

而且我們的腦袋平常不就常常在蹦出東西嗎？如果那些當下不趕快把自己的靈感記下來，以後可以用 Evernote 搜尋找出來，那就太可惜了，也是又一種時間浪費。所以我才不斷建議大家一定要建立自己的第二大腦：跟過去的自己取經：用第二大腦高效率思考的系統方法。

3. 誰說只有坐下來時才能構思大綱？

於是當我在還沒有出現簡報任務之前，就已經做好準備，那麼等到真的需要製作簡報，我只要打開 Evernote 知識庫，搜尋這些素材與靈感，就能在其基礎上快速構思大綱。

有既定的參考材料，有已經可用的圖片文案，有之前構思過的論點和故事，那麼就能立刻在我的筆記中快速組合出初步大綱，我會在 Evernote 中建立一則簡報任務筆記，在這則筆記裡「連結」上述各種素材資料，然後寫簡報大綱。

構思大綱我不會利用工作時間，而是隨時利用「零碎時間」去編修大綱，例如回家的路上想一下第一段開場有沒有更好的說法？開會前的等待空檔想一下第三個重點應該有哪些論述邏輯？這些就全部寫在同一則筆記，讓簡報大綱愈來愈完整，變成了有章節細節、起承轉合，甚至想像中需要的簡報畫面也都先寫上去。

而對我來說更方便的一點是，上述第一到第三個流程，全部在單一的 Evernote 中就能完成。

構思大綱時我也想過是不是要搭配心智圖等工具，但後來我發現還是統一一點比較省事便利，手機上也能隨時進行，雖然少了圖像的靈動，但 Evernote 的文字清單也足夠我完成構思了。

4. 製作簡報更輕鬆，任何時候都可以

之前已經善用「過去時間」累積準備，並且在開始簡報任務後利用「零碎時間」把大綱流程都擬好，那麼製作簡報有時候只要一兩個小時就能完成，如果是會議報告用的簡單簡報更可以半個小時完成。

我只要在報告前幾天，在辦公室裡空出這樣半個小時到兩個小時的完整時段，來好好把已經累積在 Evernote 的內容與素材，剪貼到簡報中，「製作」出簡報即可。

這個流程的優點是，如果我們是「完全空白」就坐在辦公桌前開始做簡報，光是從頭想起就要花很多時間，但兩個小時過去了還沒有任何進度，其實挫折感很大！所以我的方法就是把這些前置作業時間都移到「過去時間」與「零碎時間」，善用準備工夫，讓真的需要做簡報時壓力大減。

甚至如果真的沒時間，在手機上打開「 Google 簡報」 App ，在行動中也能慢慢把簡報一頁一頁做出來。

5. 做好簡報後，利用零碎時間在筆記中撰寫講稿

其實在準備整個公司報告，或是講座課程的過程中，我覺得最需要花時間的反而不是我們俗稱「簡報」的這個檔案上，而是我到底要怎麼表現？怎麼論說？提出什麼內容？來打動他人。

所以當「簡報檔案」完成後，我其實還會繼續利用零碎時間，看著簡報投影片，去想我的「講稿」，並且我會把講稿繼續寫到 Evernote 簡報大綱筆記中，這都可以在手機上進行動作。

有些漂亮的舉例，很棒的話語，有效的說服流程，都是在我後續這個「寫講稿」的過程中產生的，所以我覺得很重要。

而寫講稿也不會耽誤工作時間，因為就是利用平常無聊、通勤的時候，就一段一段慢慢在手機 App 上寫出來即可。

6. 上台前一天錄音練習，上台前的車上還可複習

最後，到了要上台的前一天，如果這一次是很重要的會議，或是很重要的課程，那麼前一天晚上在家裡時，我會利用 Evernote 做錄音紀錄，我一邊練習開場、關鍵橋段的演練，一邊錄音到筆記中。

這樣第二天要出發到公司或教室前，我可以在車上邊「聽」邊「看」我的簡報筆記，這裡有一開始我構思的重點大綱，幫我提綱挈領；這裡也有我思考的那些最好的文案與講稿可以記憶；這裡還有我錄下的關鍵橋段演練，可以重複聽聽看有沒有問題。

透過上述流程，我其實沒有利用太多工具，也就是 Evernote 與 Google 簡報，工具少就能好掌控。也不需要特別花費大量時間，因為很多事情之前已經準備好，並且善用零碎時間，去把有時相對繁瑣困難的這件任務完成。

你可以替換你喜歡的工具，或者根據需求做調整，但希望上述的工作流程，對幫助職場需要做簡報的大家來說，可以提供高效率的輔助。

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