[整理術-1] 爆量數位資料時代的五個整理術新思維

我們面臨著一個資料與資訊量都非常龐大的工作環境，面對爆炸的數位資料，應該如何整理才好呢？

幸運的是，我們也身處一個數位科技持續發展的時代，在這樣的時代裡，有更好的數位工具，可以幫助我們用「不一樣的思維」完成有效的數位資料整理。

這篇文章，我想從自己的經驗出發，提供五個整理思考角度和具體作法。我自己的工作經驗是需要大量的文件整理、靈感整理、素材整理與經驗整理，所以下面的整理方法，也會和我的工作方式息息相關。

1. 一物沒有定位：

一個素材與想法，對我來說有可能用在 A 設計上，也有可能用到 B 文章中。一份文件可以被 A 專案使用，也可能被 B 專案使用。我的經驗是一個資料常常有很多用途，但是資料夾分類強迫資料只能出現在一個位置上，這就不太符合我的實際使用經驗。

而這也造成怎麼分類都不對，怎麼分類都不完美的窘境，如果硬要分類，就造成分類的焦慮，但實際上並非我們不善於分類，而是知識與訊息本來就難以完美分類，因為他們是沒有單一定位的，同時具有多種用途的。

這時候，一個具備「 Tag 標籤」的工具，會更適合數位時代的分類需求，例如 Firefox 書籤上的標籤、 Evernote 筆記上的標籤、 Trello 卡片上的標籤、 Flickr 相簿中的標籤，讓我可以在一則筆記上，用標籤標註他的所有用途，讓一則資料可以出現在多個位子上。

我的實際做法，可以參考這篇文章的說明：分析 Evernote 與 Onenote 兩種截然不同的筆記整理邏輯。

2. 整理就是幫事物決定行動：

整理有兩個取向，一個是整理得很整齊，另一個是整理得「很有用」。在家裡大掃除時，把所有東西都收納好，讓整個家非常乾淨，這是整理得很整齊。但如果考量到方便取用、方便找到，讓物品在他應該被使用的地方出現，那麼或許就會有不同的整理方式。（可以參考我的作法：[年終整理術3] Evernote 家居收納整理方法一年後心得）

分類不是為了把東西擺整齊而已，應該是為了使用他，所以要從使用它的角度來分類：

• 一方面是把東西擺在我會使用他的地方。
• 一方面是把東西本身變得有用。

例如我在 Windows 上很喜歡使用「 Fences 」這個桌面整理軟體，我喜歡把要處理的檔案擺在桌面上，這或許違反了一些桌面乾淨的原則，但是卻可以讓東西出現在我更容易使用到他的地方。

又或者我曾經寫過自己的 Google 雲端硬碟整理方法：「一看就能採取行動的檔案命名技巧：我的兩大檔名規則」，我會把過去幾年的專案收納到裡層資料夾，但是會把今年正在準備執行的專案放在根目錄，用數字讓其依照使用進度排序，不把它們隱藏到樹狀資料夾中，這也是為了更方便使用而整理。

還有收納知識資料時，我慣用的「三層筆記方法」，第一層就是行動。在收集資料當下就要把資料變成有用的行動，例如我寫下一則讀書心得，那麼這則心得要指引我去採取什麼行動呢？把這些變成筆記的內容，讓筆記本身就是行動索引，我認為沒有行動的資料都是無效的資料：

因為在 Google 時代，誰都能在網路上搜尋到這些無效資料，重要的是我採取什麼行動。

3. 整理就是幫事物判斷價值：

事物自身的屬性、資料內容的特徵，不是不重要，而是在數位工具裡擁有「搜尋關鍵字」這個功能，「搜尋」往往可以幫我找到指定屬性、內容的事物，就像 Google 關鍵字搜尋取代早期網路的分類目錄一樣，既然可以搜尋就找到，我何必多花時間去針對屬性和內容分類。

如果我要找到 A 客戶的郵件，郵件裡總會出現 A 客戶的名稱，那麼我搜尋 A 客戶名稱就可以找到這些郵件。如果我要找汽車保險的文件，文件裡一定會出現汽車保險的關鍵字，無論 Google 雲端硬碟或 Evernote 的搜尋一樣可以找到他們。

甚至如果像是 Google 相簿，人工智慧幫你自動辨識出照片的「內容」了，要找櫻花、煙火、台北 101 ，輸入關鍵字，辨識出內容的 Google 相簿就能找到。這時候如果我們還在花很多時間對屬性、內容做分類，就很有可能多浪費時間。

因此，到了數位科技時代，或許只有「我的價值判斷」會是有用分類。

例如整個郵件信箱裡哪些郵件是「重要」郵件？哪些郵件是「要追蹤」？哪些郵件是「等待處理」？這些「價值判斷」沒辦法自動用關鍵字搜尋，因為那是我自己的判斷，所以我就必須自己分類。（可以參考我的郵件分類方法：Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理）

4. 思考並創造資料間的連結：

資料與知識不僅一物沒有定位（因為同時適合多個位子），而且事物之間彼此有關聯，這張名片和某個合約有關，這份合約和某一次的會議紀錄有關，那次會議記錄又和某個專案計畫有關。

資料與知識難以分類的另一個重大原因，就是因為他們彼此有千絲萬縷的關聯性，一旦分類了，反而可能阻斷了關聯性，導致尋找、使用、整合資料的麻煩。所以要建立「知識與資料之間的連結」，幫我們以後更容易按圖索驥。

這就是我很推薦像是 Evernote 或 Onenote 這類真正知識整理工具中的「記事連結」功能的原因，就像維基百科那樣，在每一次紀錄資料時，就要隨時去建立這則資料與其他資料間的記事連結，不只要儲存資料，更要讓「資料彼此間的關係也被保存下來」。

當然，我們不可能把這件事做到完美，也就是我們不可能去建立所有的資料連結，那太可怕，也沒有必要。我們只要盡可能的在每次新增資料時，去建立當下想到的連結就好，因為只要建立起一部分，對未來的索引、整合工作都會有助益。

大腦的運作其實也是這樣的連結，就好像拼圖一樣，從 A 想到 B ，然後產生一個體系。但如果我們只單獨儲存 A 與 B ，時間久了，之間的連結斷了，那麼後面那個重要的體系也就失去了。

5. 破壞分類之牆並產生重組：

但是資料整理最有趣的是，也有很多時刻，連結會產生在我們意想不到的地方。就好像我把好幾個書櫃推倒，讓各種分類的書混在一起，然後我忽然看出原本沒有想到的這本書與那本書的關聯一樣，靈感的火花常常就發生在這些訊息意外會面的時刻。

有意思的新構思，常常產生於意想不到的組合，但太過嚴謹的分類有可能阻礙了這種機會，妨礙了不同資料之間碰面產生連結的機會。

所以我的整理方法是，分類可以搭配行動、判斷價值即可，但不需要為了資料的內容去做太仔細分類，反而應該「開放資料的圍欄」，讓各種類型資料混雜在一起，常常透過搜尋、重組，讓這些四面八方的資料碰撞，產生自己需要的意外火花。（參考：跟過去的自己取經：用第二大腦高效率思考的系統方法）'

這就像 Evernote 裡有一個一直存在，看似平凡，卻很巧妙的設計：「所有記事」，打破分類一次看到所有筆記內容、一次搜尋、隨時進行破壞與重組，這對知識工作者來說，是刺激想法與行動的好方法。

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