善用 Google 雲端硬碟 4 個自動化功能，節省中文文書處理時間

Google 的機器學習技術，不只運用在圍棋上打敗人類，也不只運用在「 Google 相簿中幫我們辨識與搜尋照片」，在以 Google Drive（ Google 雲端硬碟）為主體的辦公室平台裡，也有「機器學習技術」幫助我們讓工作更加自動化。

當然，目前的很多 AI 和智慧型助理功能會受限於語言，在英文版裡的應用可能性又多於中文版。例如在 Google Allo 這個其實是智慧型秘書的通訊工具中，就有中英文的不同限制，但如果仔細使用，中文用戶還是可以發揮一些應用效果，例如：「Google Allo 聊天可用 Google 個人助理中文指令 15則實測教學」。

不過因為我長期使用 Google 雲端硬碟來處理文書工作，所以起碼在我的文書處理經驗裡，還是可以確認 Google 雲端硬碟中有一些機器學習功能，雖然沒有英文版強大，但是也對中文文書處理很有幫助。

• 這篇文章的前因後果：

「前因」：之前我在電腦玩物中撰寫了一篇自己的文書工作經驗分享：「Google Keep 變成我的 Google 文件剪貼簿，使用一個月經驗談 」，有讀者覺得對他很有幫助，來信希望我有機會多聊聊「從自己實際經驗出發」，哪些 Google 文書功能真的有幫助。

「後果」：這樣結合自動化的「智慧型工作方法」，推薦還可以參考我之前另一篇以提升生產力為主題的 G Suite 教學文章：「提高 Google Drive 文書報告生產力：我常用的 G Suite 工作技巧 」。或者也可以參考我的新書《比別人快一步的 Google 工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》。

1. Google 雲端硬碟快速存取，節省找檔案時間

Google 雲端硬碟裡的文件很多時，我要如何快速打開最近常用的檔案？快速看到需要的資料？最近有被編輯過的文件呢？

有兩個自動化的功能是我常常利用的，一個是最近加入的「快速存取」，在雲端硬碟最上方，會顯示最近開啟、編輯過的文件，方便我快速打開。

另一個是右方已經存在很久的「活動」，在活動通知裡會顯示我最近上傳的檔案、別人最近編輯過的檔案，方便我不用打開資料夾，就能立刻看到需要的檔案並開啟。（教學可參考：Google Drive 幫檔案時間管理：雲端硬碟檔案任務化教學）

這兩個功能結合，大多數的文件檔案都能節省第二、第三次打開需要花費的時間，加快日常辦公室文書處理速度。

2. Google 簡報：自動設計簡報與插入素材

另外一個我幾乎「每天都使用」的自動化功能，就是在 Google 簡報中的「自動設計簡報」。（教學請參考：Google 懂自動設計簡報！ Google 簡報推出智慧型簡報版面設計 ）

只要把我的內文、照片插入簡報，接著按一下右下方的「探索」，右方就會出現「各式各樣建議的簡報設計範本」，我只要選一個自己喜歡的，直接替換即可。

我現在製作簡報全部使用這個功能，「再也不用找範本」、「再也不用花很多時間在版面設計」，於是節省大量時間，有更多時間專心在簡報的內容上。

另外一個我很常使用到的 Google 簡報功能也在「探索」按鈕中，我可以在「探索」搜尋關鍵字，這時候會自動上網搜尋符合關鍵字的可授權圖片素材，或是尋找本來就在我的雲端硬碟中的圖檔，要插入簡報變得更快速方便。（教學：如何直接在 Google 簡報中快速找到圖片素材？）

3. Google 試算表：自動統計數值，製作圖表

Google 試算表我會用來做家庭記帳，也會用來記錄書籍銷售資訊，而當需要做一個統計分析，或者公司報告時要呈現銷售圖表時，我常常會利用「自動設計圖表」的功能，節省我自己拉數值畫圖表的時間。（教學：做報表一秒生出各種類統計圖表教學！ Excel Google 試算表通用 ）

一樣是在 Google 試算表右下方開啟「探索」功能，這時候甚至什麼都不用選， Google 就會自動分析我的整張試算表，然後自動列出一些他覺得我需要圖表，我只要把圖表拖曳到表格中，統計圖就設計完成了。

4. Google 文件：快速插入相關圖文資料

在我使用 Google 文件編輯文稿時，也一樣常常利用右下方的「探索」功能，雖然他沒有英文版那麼強大，但中文版我也會做下面這樣的利用。

要找相關關鍵字的解釋時，或是要找相關圖片素材時，或者要看看我的雲端硬碟裡有沒有相關資料可以參考時（或是我的雲端硬碟裡面已經有圖檔可以使用），都可以利用探索，讓他們自動出現在右方列表提醒我。

最重要的是右方的探索會「自動分析」我的整篇文章內容，然後自動列出我需要的相關資料，有時候我還不一定要自己下關鍵字搜尋。

• 如果你是搜尋而來，說不定你想找的，還想學的是：

1.完整的 Google 雲端辦公室教學：2017年 Google 工作術教學總整理：雲端辦公室到生活旅遊技巧 

2.更多的聰明工作技巧：用減法工作，每個人都能做到的減輕工作量秘訣

3.給老師與學生的雲端教室：Google Classroom 雲端教室對所有人開放：建立課程上手教學

要注意的是，這些功能並非 Google 雲端辦公室獨有，微軟的 Office 系列也有自動設計簡報、自動畫統計圖等功能，當然效果各有不同，可是可以看到，優秀的辦公室服務都朝向「利用 AI 幫我們節省工作步驟」的目的。

而身為使用者的我們，應該去認識這些功能，並且好好發揮這些技巧：

一篇好的文章與簡報，需要人來構思與創造內容，但人可以利用 AI ，幫人節省生產內容之外的瑣事時間，您同意嗎？

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