如何用 Trello 做子彈筆記？我的 Trello GTD 方法範例看板分享

今天這篇文章，來研究一下如果想要用「 Trello 」這個專案管理工具執行 GTD 方法，操作子彈筆記的時間管理，要如何做到，有什麼可以應用的技巧呢？

在之前的一系列文章中，我已經自己實驗過用各種工具來執行 GTD 時間管理方法，包含了：

1. Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版（這個方法是我自己個人目前繼續使用的）
2. Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理
3. Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學


我也在下面文章分享我自己對子彈筆記方法的介紹與應用：

1. 子彈筆記術(上) Bullet Journal 快狠準清單日記法教學
2. 子彈筆記術(下) 最簡明的 Evernote 每日任務清單實作
3. 我的子彈筆記法五個年終進化，做好 2017 時間管理準備


我喜歡「實際驗證」時間管理方法，而我的下一個實作目標，就在很受歡迎的專案管理工具「 Trello 」上，實做出子彈筆記與 GTD 時間管理方法。

當然，做得到是一定的，因為好的方法本來就能套用到不同工具上。只是說在落實到「 Trello 」的執行過程中，會有哪些眉角可以活用呢？下面就是我實際操作後的心得分享。

1. 看板：以月為單位

Trello 教學就請大家看這篇文章的整理：「為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序」，我這邊不再重複。

有興趣的朋友也可以複製我分享的兩個 Trello 範本看本，一邊對照文章一邊試試看：「每月子彈筆記範本」、「 8 月子彈筆記實做範例」。

首先，我會以月來區隔看板，建立每個月份的子彈筆記看板，用來管理這個月的時間管理任務。

2. 列表：以週為單位

接著，在一個月份的子彈筆記看板中，我以週為列表的單位，建立第一週、第二週、第三週、第四週、第五週的列表。

搭配日期註記，那麼一整個月的任務安排就在這四到五週的列表中完成。

這也是因為我習慣「一次規劃一整週的任務」，我會在週末時重新檢視上一週的任務執行狀況，然後安排好下一週的行動清單：「[時間技客-18] 只要週末一小時的計畫，完全改變你的未來一週」。

所以以週為列表的單位，剛好可以讓我一次規劃好一條列表，然後逐步推進。

3. 卡片：以日為單位

在一週的列表中，則用禮拜一到禮拜日的七張卡片，代表每日的任務卡片，在每日的任務卡片中，就可以利用 Trello 卡片豐富的功能來註記一天要完成的事、要記住的事。

而當一開始建立每月子彈筆記時，就把每週、每日的列表與卡片都建立好，這樣隨時要把某個任務插入未來某一天執行（例如放入下一週的禮拜三），就能立刻打開那一天的卡片插入。

你可以參考這篇文章練習 Trello 卡片豐富的插入內容功能：「如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長？專案管理的5個關鍵技巧」。

4. 在每日卡片內列出子彈筆記

在每日卡片中，我就會開始列上這一天要完成的任務清單，只要利用 Trello 卡片內的「待辦清單」功能就能插入。

我們也可以在任務前面加上子彈符號，甚至可利用 Trello 插入表情符號的功能，在任務前加上好辨認的表情符號。

如果這一日的任務比較複雜時，可利用 Trello 卡片內分類待辦清單的方式，在一日卡片中插入多組待辦清單，就會像下圖這樣，有單獨的任務，也有一系列要確認的相關聯事情。

這樣一來，每日卡片就是每日的子彈筆記，並且可以逐一確認完成。

5. 每月「最重要目標」卡片

不過只有每日的任務卡片還不夠，我們還要有更長期的目標視野，才能讓每日的任務是隨著目標來推進，而不是胡亂東做西做。

這時候，我會建議在每月子彈筆記看板中，建立一張「本月重要目標」的卡片。

這張「本月重要目標」卡片裡，應該要列出這個月首要完成的專案計畫是哪些，或是一定要完成的重大任務是什麼，隨時提醒自己，每天的任務都應該朝目標前進。（參考：從這款桌遊學會人生的「目標管理」為什麼很重要？）

這張「本月重要目標」卡片，可以跟著時間的推進，從第一週移動到第二週開頭，第二週結束後移動到第三週開頭，告訴自己每一週最重要的目標就在裡面。

6. 每月「收集籃」卡片

我也建議另外建立一張「收集籃」卡片，專門用來收集「沒有排上每日子彈筆記的瑣事」。

例如臨時發生還沒有排程到哪一天處理的任務、延後而不知道何時要處理的任務、只是延伸想法的任務等等。

不太可能所有任務都能第一時間都安排到某一天執行，有些任務也不適合冒然安排，這時候給自己一個「收集籃」，先保留這些未安排、已延後的項目，以後才能好好處理。

同樣的，「收集籃」卡片也要隨著時間進度移動到目前的工作週，甚至這個月沒完成，就繼續整張「收集籃」卡片移動到下個月的看板即可。

7. 每日圖文速記

在每日的卡片中，除了可以條列任務外，也可以利用 Trello 卡片的描述功能寫日記，用附加檔案紀錄圖像，讓每一天的筆記有更多值得記錄的內容，以後要回顧查詢也方便。

8. 用標籤設定重要日子

當開始慢慢的建立起每日的子彈筆記後，因為每月的卡片數量眾多，所以可以利用「 Trello 標籤功能」來做顏色的特別分類。

我會設定「重要任務、特別日子、休假」三個顏色標籤，在這些日子的卡片上加上顏色標籤，我就能更快看到哪些日期有重要任務？哪些日期可以盡情休假？

而且當卡片很多時，有了標籤，就能利用「篩選卡片」功能，快速過濾出「只包含重要任務」的日期卡片，這樣我在專注工作時也會更有效率。

9. 每月專案任務列表

一開始我是用前面幾個步驟來建立 Trello 的子彈筆記方法，但執行一段時間後，我發現有所不足，那就是我們的工作不會只是一個一個任務，有時候還會一個複雜的專案。這時候怎麼讓專案統一，而不會分散在每日卡片中而看不到全貌呢？

於是我就建立了一個「專案清單列表」，這個列表獨立於每週列表之外，專門用來放比較複雜的專案，每個專案獨立一張卡片處理。

這樣一來，我就可以在這張專案卡片裡，列出這個專案的任務清單並追蹤處理進度，而不會散落在很多日的子彈筆記中。

同樣的，這張專案卡片清單，如果這個月沒處理完，還可以直接移動到下個月的看板繼續處理。

10. 任務之間可以串聯

有了專案卡片後，每日的子彈筆記裡就會開始有些任務和專案相關，這時候可以利用「卡片連結」，插入專案卡片在行動清單中，方便自己對照查找。

所以我前一篇文章才先教「一定要使用的 Trello 任務卡片連結：跨看板整理任務更加輕鬆」功能，就是為了解決這裡的需求。

11. 卡片也可移動到下個月看板

卡片是應該移動的，這是 Trello 很重要的管理觀念。在我的 Trello 子彈筆記中，「收集箱」、「專案卡片」都不是這個月專屬的，而是應該跟著每個月一起移動，只要還沒完成，就整張卡片移動到下個月。

12. 建立一個可複製的完整每月範本

而為了讓每月建立看板的過程變得更簡單，我會建立起一整個月的子彈筆記看板範本。

先把需要的基本卡片、每日卡片、任務清單、顏色標籤都統一做成範本。

這樣每個月要新建看板時，只要「複製看板」，就能有統一規格的每月子彈筆記了。

你也可以複製我的「每月子彈筆記範本」參考。

13. 建立一個你自己的子彈筆記 Team 

最後，你可以利用「建立團隊」功能，建立一個只有你自己的團隊，用來統一管理每一個月份的子彈筆記看板。

以上，就是我利用 Trello 的功能建立起來的子彈筆記、 GTD 時間管理系統，有興趣的朋友可以參考看看。也歡迎複製我提供的 Trello 範例：「每月子彈筆記範本」、「 8 月子彈筆記實做範例」。

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