G Suite Google 日曆建立公司會議室、學校設備預約系統教學

昨天的「Google 日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學」一文，分享了如何在免費的個人 Google 日曆中，建立起一套會議室預約、設備預約，以及團隊專案共用的流程，關鍵是如何讓每個人都能新增行程時，卻可以不要誤改他人行程。

那篇文章其實源自於我最近對 G Suite 版 Google 日曆的研究。

在公司、學校使用的 G Suite 中，可以用簡單的方法建立設備資源預約系統，這套系統有幾個優點：

• 每個員工可以用自己的個人 Google 日曆，直接預約公司場地、設備。
• 員工預約時，從自己的 Google 日曆就能查看可預約狀態。
• 管理者也有統一預約時間表，可以管理所有設備預約權限。

不僅讓員工預定設備變得更簡單更統一（我看過有些公司是要先去填寫設備或場地預約單，然後再自己把行程或會議安排到行事曆，變成分開的兩個步驟），對管理者來說也方便統整所有資源的使用狀態。

如果你們公司或學校使用 G Suite ，那麼可以使用這個方法，直接就在 Google 日曆建立起會議室、公務車、錄影設備、教學器材的預訂系統。

一，G Suite 管理員建立會議室、設備資源：

首先，要能預約公司、學校的設備資源，還是要先請你們的 G Suite 管理員做好設定。

設定方式其實很簡單，進入 G Suite 管理員後台，在「應用程式」的「日曆」中，選擇「資源」進行新增即可。

新增資源的介面就像是一份設備清單一樣，學校可以新增某某教學大樓裡有哪些教室可以借用？某某研究大樓又有哪些設備可以借用？並且能夠註明每一間教室的功能與人數等資訊。

以新增一間會議室（教室）為例，把類別選為「會議室」，然後註明在哪一棟大樓的哪一個樓層，寫明可以容納的人數，並建立「資源名稱」。

根據 Google 的建議，「資源名稱」最好就能夠把一些關鍵字寫上去，例如「教學大樓-2F-會議室A-10人」，這樣使用者在預定時就更清楚，也方便搜尋。

不只能新增會議室或教室，如果有一些可以出借的設備，像是車輛、錄影器材等，也都可以新增到清單中。

二，開放讓使用者可以預約公司、學校資源：

G Suite 管理員建立好公司學校的設備資源清單後，預設情況下，公司、學校內的使用者就可以在自己的 Google 日曆上預約了。

如果你想調整或確認權限，那麼預設資源的使用權限在「日曆」的「一般設定」中的「次要日曆的內部共用選項」可以決定。

其中有一個「只能看見是否有空的資源」選項可以勾選，預設是不勾選。如果勾選，那麼會讓其他使用者「只能看到」設備可不可以預約，但「看不到」其他人預約這個設備要做什麼。

要注意的是， G Suite 管理員新增設備資源後，大概需要 24 小時後才能讓使用者預約。

三，員工如何在 Google 日曆直接預約公司會議室與設備？

管理員設定好公司學校的出借資源後，員工就可以開始在自己的 Google 日曆預約了，預約流程如下。

員工就在自己的 Google 日曆上正常新增一個行程，點進編輯畫面，可以看到右方「邀請對象」旁，多出一個「會議室」的分頁，在這個分頁中就能預約公司所有開放給你使用的設備。

如果公司學校的會議室、設備很多，可以用搜尋關鍵字的方式來查找，看到想要預約的場地或器材，直接點一下，就能加入你目前的行程中，也表示「你完成了預約」。

預設情況下，只有你可以預約的（在你安排的時間有空檔的）設備才會顯示出來，所以不會重複預約造成衝突。

一個行程有可能同時要用到多個設備，例如一間教室、一套錄影設備、一套麥克風音響設備等等，都可以直接預約在同一個行程中。

四，管理員或員工如何瀏覽某個設備的被預約情形？

如果想要看到一個場地的完整預約時間表，看看還有哪些空檔可以使用，可以在新增日曆時，選擇「瀏覽資源」，就能勾選想要查看的場地或設備使用月曆，顯示在自己的 Google 日曆中。

 管理員可以用這個方式，查看某個設備被使用的情形，或是做一些協調修改工作。

五，管理員如何設定特殊設備的被預約權限？

如果說，公司學校內有些「特殊場地、設備」是只有特定的人才能預約的，這時候也可以設定權限。

管理員在 Google 日曆中進入該設備日曆的共用設定，可以調整：

• 是否自動接受不衝突的邀請，還是所有邀請都接受。
• 是否所有員工都能看到這個設備。
• 要指定哪些人才能看到並預約這個設備（就是把這個日曆共用給他們即可）。

透過上述的方法，學校或公司的 G Suite 系統，就能用 Google 日曆建立一套會議室與設備的預約系統，而且這個預約系統，在每個人的 Google 日曆上就能跟著行程進行預約，管理者也可以隨時管理每個設備的實際使用情形了。

希望這樣的教學，對大家有所幫助。如果還想知道更多 G Suite 應用，可以延伸閱讀我在電腦玩物撰寫的「 Google Drive 雲端硬碟檔案串流：不佔空間更高效率的新制教學」。或是「G Suite 推出「小組雲端硬碟」實測教學，幫企業管好專案資料」，以及「提高 Google Drive 文書報告生產力：我常用的 G Suite 工作技巧」。

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