寫筆記的時機：什麼時候要收集、記錄、規劃或覆盤？我的經驗談
什麼東西應該要收集？
當我們在寫筆記的過程中，可能產生這樣的疑問：「這個東西應該收集到筆記嗎？」「應該什麼時候收集什麼東西呢？」如果我們試圖收集所有看到、聽到、讀到的材料，不只會花費掉大量時間，最後可能也只會造成一個龐大、混亂且分散的資料庫。
即便使用了許多自動化流程，但自動把所有資料收集到資料庫，反而有可能增加以後真正整理與使用的難度。（延伸閱讀：別怕失去什麼，看到好像不錯、好像有用的資料，最好不要收集）
因此，我給自己設定了一個簡單但有效的原則：
只收集與我現有任務筆記相關的資訊，並盡可能直接將其加入到相關的任務筆記中。
在社群網路上，我每天都會遇到許多流動的資訊，大部分資訊其實可以忽略，而我的收集標準就在於「這個資訊能不能放入、連結到我的某則任務筆記中」，例如，看到一個我可以在課程中加入的 AI 工具應用案例，那麼這個訊息就值得被收集，這種情況下，我會將這個案例直接加入到 AI 課程的準備與研究任務筆記中。（延伸閱讀：擺脫資訊焦慮強化產出，利用防彈筆記法整理 ChatGPT 學習筆記）
相對的，很多看似有用、很棒的資訊，如果無法與我正在推進的、已存在的或未來計劃執行的任務筆記結合，我會告訴自己不必急於收集，甚至最好不要收集。
這種平衡，是我認為最好的收集策略。
我們總希望自己能百分之百地收集所有資訊，但這樣做實際上會消耗大量時間來整理這些筆記，這些時間本可以用於真正的執行。很多時候，我們甚至無法顧及自己正在推進的專案任務目標，如果還要花大量時間去收集與目標無關的資訊，反而會失去有效執行任務的機會。
但如果我們看到與任務相關的資訊而沒有當下收集，那麼我們也會錯過最佳的收集時機。所以：
在看到當下將相關資料即時加入或連結到任務筆記中。
可以確保這些資料在任務執行過程中得以使用，無需再花時間回頭尋找。這就是有效收集的原則與時機。
如果我們能針對實際要執行的任務進行有效的收集，那麼任務就可以足夠好地推進，有效完成的任務才是做筆記的真正目的。
什麼時候要做記錄？
撰寫任務筆記的最佳時機通常是在執行任務的「當下」。
許多人可能會疑惑，在忙碌的執行任務時怎麼還會有空間進行筆記。當然，這有時候要看你的工作型態而定。有時候我們就是在電腦上工作。那麼這時候，其實在電腦上同時打開筆記軟體的頁面是可行的。我自己在電腦上執行工作的時候，就是採用這樣的模式。有一個畫面是我執行工作需要的軟體與視窗，但一定會同時打開另外一個畫面，就是我執行這個工作任務的筆記。
因為我的筆記當中，通常有執行這個任務所有需要的資料，以及執行任務的流程。我在上面可以確認這個任務做到什麼進度，可以在上面確認這個任務的下一步行動，並且找到下一步行動需要的資料。所以執行這個工作的時候，打開這個任務筆記來對照、來確認，是很自然的一件事情。（延伸閱讀：我的 PARA 改造：用 PAA 簡化筆記與知識管理系統，解放生產力）
而這時候，我就會把筆記當作執行這個工作任務過程中，一個轉換處理的工具。
例如說，我可能要發某一個工作的郵件，我會先打開這個工作任務的筆記，在上面確認這封郵件需要提到哪些資料與細節，接著我要先寫出一個郵件的草稿，我就習慣直接把郵件草稿先寫在任務筆記當中，因為任務筆記當中已經有這個任務的一些細節資料，我只要複製改寫即可。在任務筆記中修改確認完成之後，再把這個草稿複製到郵件軟體中送出。
這就是我所謂的「任務筆記」其實是我在執行任務時的一個「內容轉換中心」的意思。而這樣一來，就等於任務執行過程當中很多草稿、想法、行動規劃，「自然就會記在」我的任務筆記裡面，所以任務執行當下，我就可以完成記錄。
如果不在任務執行當下記錄，而是任務事後才記錄，那會是一個增加很多麻煩的事情。例如一天的任務都完成了，才準備記錄今天的任務細節，這時候很有可能已經忘記了前面任務執行的很多重要想法，可能也很疲累了，這時候還要回頭寫任務筆記，對大多數人來說其實是很不想做、很難做到的。所以看來看去都還是任務執行當下立刻完成記錄，才是最有效的流程。
可是有時候我們不是在電腦上工作，這時候要怎麼在任務執行當下就完成記錄呢？這時候我就會採取一些變通的做法。例如在講課的時候，不可能一邊講課一邊把想法快速記在我的任務筆記當中，所以我會利用每節下課的五分鐘時間，快速打開任務筆記，把前一節課當中發現的一些小問題、下次可以修改的小細節，或者下一節課要推進的某些新想法，快速地打在任務筆記當中。
也就是你可以為自己的工作做一個間歇性的記錄（延伸閱讀：間歇日記結合每週清單，要事完成率大提升）。你不用當下就記錄，但讓自己每三十分鐘、每一個小時完成一個工作任務階段的時候，回頭把剛才的過程做一個簡單的筆記。這時候你需要的回想時間還是很少，你也只需要記錄前一個階段的一點點細節就好。
這也一定會比你把所有任務都做完，一整天完成之後才做記錄，要正確、精準、輕鬆得多。
花掉很多時間規劃怎麼辦？
在考慮什麼時候應該進行筆記內容的規劃時，有人可能會問是否應該每天找一段時間來好好寫筆記？比如說給自己一個早上的時間，好好把一個目標專案的筆記拆解得清楚明白。但我認為，如果需要花超過30分鐘來將一個空白的目標筆記拆解得非常清楚，設計得非常漂亮，甚至要憑空設計出整個專案的架構、表格，那很有可能最終這會是浪費時間的一件事情。（延伸閱讀：執行優先於整理，不要憑空設計系統：以我的防彈筆記法實踐為例）
這是因為專案任務還沒開始，它真正會獲得的資料、在執行時真正需要的細節都還不確定，實際上一個專案任務的執行過程中綁來也會充滿很多變動性。
因此，花時間去憑空為一個專案任務做出一個空的架構，對我來說絕大多數時候都是不必要的。（要注意，這裡說的是個人筆記，而非專案管理。）所以如果你問我什麼時候？應該花多久？來做專案任務筆記的規劃，我的回答會比較極端：
那就是沒有這種時機，也不需要花這樣的時間去坐下來好好設計自己的筆記。
我們前面已經提到，在一邊執行專案任務的過程當中，就可以一邊執行，一邊留下各種想法、草稿、轉換的紀錄，當然也包含留下我執行過程的行動、推展可能下一步行動的紀錄。
這時候，其實一邊執行一邊記錄，就能累積出有效的規劃筆記了。
筆記能想到多少就寫多少，重點在於它真正發生，它真正在我當下被我聯想到。如果沒有，我們都不太需要刻意地去規劃。（延伸閱讀：好筆記是修改而非規劃出來的，以如何區隔專案任務筆記為例）
就像是前面提到的收集時機，當我看到一些資料的時候，如果啟發我跟某個專案有關，我就把它記錄下來。但很多時候也不一定要刻意去找資料，因為「找資料』這種行動很有可能就是我們逃避拖延這個專案任務最好的藉口。蒐集資料、規劃專案任務的架構、為筆記設計一個漂亮的空殼，不是說一定不好，但都是值得我們警惕，可能會消耗許多無謂時間的危險動作。
如何才有時間做到覆盤？
對於筆記的覆盤，最好的時機與記錄任務的時機應當是一致的，那就是「當下」。
在我們執行任務的過程中，如果突然有任何反省，為什麼不把它直接寫在任務筆記裡呢？如果這些反省能夠引導我們調整未來的行動步驟，就應當立刻記錄到任務筆記中。
覆盤無需等到每天晚上或每週末才去努力回想，那時候已經忘記了大半的專案任務細節，反而效率低下，且容易遺漏重點。
我個人最喜歡在執行任務時即時進行筆記的覆盤，當任務執行到一半，只要腦中會突然浮現一些改進的想法，我會隨手將下次的行動記錄在任務筆記上，這就形成了一個簡單的 KPT 覆盤結構。這樣一來，我們總是能在筆記中清楚看到之前做了什麼行動、遇到什麼問題、接下來還能採取哪些行動，覆盤的效果也就自然實現了。
實際上，筆記的收集和記錄本身就是一種覆盤。
我們不僅僅是在收集和記錄，而是因為這些資訊與任務相關，我們才會進行收集。當這些資訊在未來的任務中可能被用到時，這不就是一種覆盤嗎？當我們發現任務中缺少某些材料，並在意外發現這些材料時進行了反省和思考，然後將其納入未來的工作流程中，這不就是一種 KPT 嗎？
我們在記錄的過程中不斷修正任務筆記中原有的想法和草稿，在完成當前行動的同時，記錄下一次的行動，這也是覆盤的一部分。
因此，收集、記錄、覆盤這三個行動對於筆記來說實際上是同一件事情，在同一個時機——執行任務的當下進行。在這個過程中，我們不斷思考任何訊息與任務的關聯，任何想法與任務的關聯，然後立即記下最新鮮的修正。
因此，我們不需要花時間去規劃，使用前面提到的收集、記錄、覆盤的邏輯來寫筆記時，筆記自然會逐漸成為一個更有效的專案目標規劃工具。我們在實踐中不斷補充更好的資料，推進下一步行動，調整和優化工作流程，這就是更佳的規劃方式。這樣一來，你就不會再覺得寫筆記是一件耗時的事情，反而會覺得它輕鬆、高效、省力且精準，能夠真正有效推進專案和任務。
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