如何用 AI 工具提升工作效率？三個關鍵步驟讓生成結果更精準有效

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過去一年多，我在許多企業裡講授了與 AI 提升工作效率相關的課程，同時也將多種 AI 工具整合進自己的工作流程。在這樣的經驗累積下，我發現若要讓 AI 生成的結果真正對工作產生效益（不僅需具備足夠的品質，也要在效率上有所提升），AI 的工作流程需要掌握三個關鍵階段。

起碼對我常常應用的 AI 工作流程來看，包含簡報、報告、文案、專案企劃、資料分析、客服回應、行政瑣事、閱讀學習等等應用來說，把下面三個階段融入 AI 工作流程，往往會獲得更好的結果：

  • 階段一、AI 也需要先讀資料，建立任務專屬第二大腦
  • 階段二、AI 也需要交辦行動，提供 AI 有邏輯的指令
  • 階段三、AI 也需要學習，提供 AI 適合的範例去模仿

以 ChatGPT 來說，他是 OpenAI 訓練出來的模型，即使裡面有非常大量的資料庫，但也不是針對我的專案真正專屬的資料庫，並且他的生成邏輯也可能不是我自己需要的特殊任務處理邏輯，在這樣的情況下，如果我們只是依賴「別人訓練好的」 AI 模型來生成任務成果，往往會有很大的偏差，也造成更大的失望。

從另外一個角度來看，雖然資料庫與預設邏輯不是我專屬的，但生成式 AI 具備的「生成」能力，則是一個中性的、值得好好利用的功能，只要我們能夠提供有效的、專屬的資料庫與邏輯，「借用」 AI 的生成能力，就有更大機率完成我需要的任務。

所以我在「ChatGPT 的 PARA 聊天室分類法：增強 AI 協作威力實戰案例分享」這篇文章中也強調，我會利用「專案」的角度來分類 ChatGPT 上的聊天室，有一個很重要的優點，就是在這個聊天室中， AI 會記住我專屬的專案資料，以及專案目前的處理邏輯，這樣一來就像形成一個「我這個專案專屬的小型 AI 秘書」，用 ChatGPT 的生成能力，輔以聊天室中累積的資料、邏輯，生成更符合我需要的任務內容。





階段一、AI 也需要先讀資料，建立任務專屬第二大腦

首先，要讓 AI 生成的結果具有高品質，關鍵之一在於來源資料的「準確性」、「針對性」與「理解度」。

以 ChatGPT 來說，他是 OpenAI 訓練的模型，他是通用性的，而不是我們每一個個人專屬的工作大腦，所以當他還不具備對我們任務針對性資料的有效理解前，這個大腦是很難生成我們需要的任務成果的。

我們需要提供 AI 一個有效的資料數據基礎，讓它能夠在正確且相關的資訊上進行進一步的生成。就像我們在工作中進行任何分析報告之前，總是會先蒐集並梳理資料一樣，AI 也需要先跑一遍這樣的工作流程。（延伸閱讀：AI 如何與寫筆記結合？我最常利用的 6 種提升筆記效率功能與案例）

但我們在使用 AI 時很可能忽略這個步驟，往往想要讓 AI 直接透過一個簡單提問，就要生成簡報、文案、報告、稿件，我們以為 AI 可以從自己的資料庫中聰明的挑選出最適合的內容來完成任務，但結果 AI 找到的都不是最能夠對應、最有深度的資料。

不過這也不是 AI 不行，而是我們要調整自己的 AI 工作流程。 ChatGPT 或類似的 AI 工具不會知道我們報告最有針對性的資料是什麼，只有我們自己知道：

所以我們要讓 AI 先幫我們讀一遍、摘要一遍、整理一遍這些資料，讓 AI 先建立對這個要輸出的報告、簡報、文案的「有效大腦」，然後才能輸出「有效內容」。

舉例來說，當我要製作一份「防彈筆記法」的「簡報」時，我會先讓 AI 分析過一輪防彈筆記法相關重點資料，進行「摘要」與「統整」，讓 AI 記住這些資料，從這樣的輸入基礎出發，才去做更有效的輸出。如果以 ChatGPT 來看，這時候大概有幾種作法，：

  • 請 ChatGPT 上網搜尋資料並做摘要。
  • 直接貼上原始資料請 ChatGPT 摘要。
  • 把其他 AI 工具（例如 Perplexity、 Felo）摘要的資料貼上 ChatGPT 讓他記住。
  • 請 ChatGPT 根據前面搜尋、摘要、分析、記住過的所有資料，進行一次資料整理，獲得對這些資料更深入的理解。

先讓 ChatGPT 上網搜尋、摘要分析相關資料。（延伸教學：讓 AI 成為閱讀助手， ChatGPT 摘要、翻譯與學習筆記提示語分享）




我把這個過程當作幫助 ChatGPT 有效輸入，建立對這份簡報資料充分理解的大腦。

所以我不會只問一筆資料，而是會把簡報需要的參考資料，都盡可能讓 ChatGPT 讀一遍、摘要一遍，記在同一個討論串中。




等到 AI 將相關資料閱讀、摘要到一定程度後，我會請 ChatGPT 進行一次「表格」統整，把前面雜亂的資料摘要進行梳理，透過表格整理出背後的邏輯、脈絡、對比、結構或特色論點。

這個步驟，我覺得有點像是讓 ChatGPT （AI） 進行一次「真正的理解」，透過「表格」把雜亂資料，梳理成有邏輯的結構，找出裡面的異同與特色，而這樣的「理解」，能夠幫助後續生成任務成果時做得更好。

我需要在這個聊天室中，讓原本通用性的 ChatGPT ，建立對於我的專案的專屬記憶與理解，所以前面的多筆資料摘要，以及進行表格統整分析，就是訓練這個 AI 大腦的必要步驟。




這時候，在 ChatGPT 的同一個討論串中， AI 已經充份閱讀、分析、整理過「防彈筆記法」相關資料，等於先建立了一個有效輸入的「防彈筆記法」專用大腦，我再利用這個大腦做輸出，才會是更有效的輸出。

例如下面，分別是「直接請 AI 輸出簡報大綱」，和「先建立一個有針對性資料分析的 AI 大腦後才輸出簡報大綱」，可以看到兩者間明顯的對比。

後者產出的簡報大綱有幾個優點：
  • 正確性提高。
  • 內容更有針對性、更深入。
  • 論述更有邏輯。
  • 更接近我真正直接可用的內容。

「直接請 AI 輸出簡報大綱」：

防彈筆記法如何提升工作效率

1. 導言

  • 簡報目標：介紹「防彈筆記法」如何結合數位工具與實用技巧，提升個人工作效率。
  • 關鍵問題：現代工作者面臨的挑戰（資訊過載、效率低下、無法聚焦）。

2. 防彈筆記法的核心理念

  • 什麼是防彈筆記法：
    • 防彈筆記的起源與背景。
    • 「防彈」的含義——靈活、抗壓、高效。
  • 三大核心原則：
    • 階段性聚焦。
    • 視覺化筆記。
    • 筆記即行動指南。

3. 筆記設計的關鍵要素

  • 模組化設計：
    • 工作記錄與計畫分離。
    • 任務、靈感、數據記錄模組。
  • 視覺化技巧：
    • 使用圖表、色碼、符號來強化資訊層次。
    • 簡潔明瞭的排版方法。
  • 數位與手寫整合：
    • 數位工具（如 Notion、Obsidian、Evernote）的應用。
    • 手寫筆記的優勢與如何結合。

4. 防彈筆記如何提升工作效率

  • 提升任務管理能力：
    • 優先事項排序。
    • GTD（Getting Things Done）結合防彈筆記。
  • 降低資訊過載：
    • 簡化資訊收集與整理過程。
    • 定期回顧與整理。
  • 促進專注與行動：
    • 任務分解法。
    • 每日、每周、每月回顧的實踐。

5. 電腦玩物 esor 的實踐案例

  • 個人效率案例：
    • 如何規劃每日任務與長期目標。
  • 工作專案案例：
    • 團隊協作中的筆記應用。
    • 如何用筆記追蹤專案進度。

6. 工具與資源推薦

  • 常用數位工具：
    • Obsidian：打造模組化筆記系統。
    • Notion：結合資料庫與可視化管理。
    • Evernote：靈感與資料收集平台。
  • 書籍與文章推薦：
    • 電腦玩物部落格精選文章。
    • GTD、子彈筆記相關書籍。

「先建立一個有針對性資料分析的 AI 大腦後才輸出簡報大綱」：

防彈筆記法如何提升工作效率


1. 簡介：什麼是防彈筆記法？

  • 防彈筆記法由 Esor 提出，目的是提高筆記效率與行動力。
  • 以任務為導向的筆記系統，強調資訊集中管理與動態更新。
  • 應用範圍廣，包括工作專案、學習筆記、日常規劃等。

2. 背景：現代工作挑戰

  • 資訊過載：難以找到關鍵資訊。
  • 待辦事項過多，導致遺漏或混亂。
  • 任務流程複雜，行動步驟不明確。
  • 缺乏回顧機制，經驗無法有效積累。

3. 解決方案：防彈筆記法的核心特點

(每一條可以拆分為單獨頁面詳述)
  • 集中管理：統一收集資訊，建立單一資料庫，避免資訊分散。
  • 清晰劃分：以任務為單位整理筆記，明確下一步行動，分解複雜問題。
  • 行動導向：每則筆記直指具體目標，提供明確步驟與所需資源。
  • 持續改進：定期覆盤過往任務，分析效果，更新流程。
  • 知識積累：建立永久任務筆記，形成標準化流程，提供未來參考。

4. 方法與應用：防彈筆記法的實踐步驟

  • 工作專案管理：
    • 設定目標，拆解為任務，動態更新進度。
    • 提煉最佳實踐，形成永久筆記。
  • 閱讀心得整理：
    • 記錄關鍵點，反思應用。
    • 提煉後形成可重複利用的知識資源。
  • 日常任務管理：
    • 收集待辦事項，按任務分類。
    • 明確行動步驟，逐步執行並更新進展。

5. 成效對比：防彈筆記法如何解決工作問題

(展示表格或對比圖，突顯其系統性優勢)
  • 工作問題
    • 資訊分散
    • 任務繁雜
    • 缺乏經驗
  • 防彈筆記法的解決方案
    • 集中處理資訊
    • 清晰劃分步驟
    • 建立永久筆記
  • 系統性特色
    • 集中管理
    • 行動導向
    • 知識積累

6. 吸引人的結論

  • 工作更有條理，效率更高：防彈筆記法讓每個任務都有清晰的方向，減少混亂。
  • 持續學習與進步：通過覆盤和更新，讓每次工作都成為提升的契機。
  • 立即採用：防彈筆記法簡單易行，能快速改善工作與生活效率。
行動呼籲：試著將下一個任務用防彈筆記法記錄，感受不同！




階段二、AI 也需要交辦行動，提供 AI 有邏輯的指令

當我們要交付一個重要任務給他人執行時，如果對方並沒有這個任務的處理經驗，或是不了解我們期待的任務需求與處理邏輯，我們可能會開個會議，跟對方好好溝通，確認任務目標與關鍵處理步驟，確保任務完成後更符合我們的需求。

同樣的，如果我們交付任務給 AI 時，只是簡單請 AI 處理某個任務。這時候， AI 對於簡報的認知、簡報的結構、簡報的邏輯、簡報的目的，會不會跟我想得不一樣呢？我的經驗是，一定會跟我想得不一樣，因為任何任務都有千百種邏輯，怎麼可能要求 AI 有讀心術，剛好猜對我的任務處理邏輯呢？

所以在第一階段建立了專案任務專屬的 AI 大腦後，第二階段就是要提供 AI 一個有邏輯的指令，明確的交付任務的需求，甚至任務的處理步驟。

因為 AI 的生成效果，很大程度取決於我們如何引導它思考、分析和判斷。如果我們的指令模糊或不清楚，或者讓 AI 自由發揮，生成的結果往往也會缺乏結構，不符合工作需求。

例如，在設計簡報大綱時，我們可以明確告訴 AI 我們需要的格式、段落層次以及內容重點。這樣的指令，能夠幫助 AI 按照我們的邏輯去生成內容，而非胡亂拼湊或過於空泛。

上面提到的簡報大綱，如果在 ChatGPT 充分理解資料的情況下，我告訴 ChatGPT 一個不一樣的簡報大綱生成邏輯，會不會產生更趨近於我需要的結果呢？

例如我不要只是說：「統整上方的討論，根據「防彈筆記法如何提升工作效率」主題，設計出簡報大綱。」而是更進一步的引導 ChatGPT 用我想要的工作邏輯來生成簡報大綱呢？

假設我這樣問：「統整上方的討論，根據『防彈筆記法如何提升工作效率』主題，設計出簡報大綱。請一步一步分析，先梳理上方討論的重點，從一場面對研究生提升效率的講座需求出發，先提出打中聽眾需求的痛點，然後分析具體的解決辦法，理出方法論中獨到特色，延伸到其他應用需求，產出符合講座邏輯的順序，每一頁有一個明確主題，每個主題下條列關鍵重點，並且最後有吸引人的結論。」

這時候， ChatGPT 馬上產出下面這樣的簡報大綱，對我來說更符合這次有針對性的講座簡報需求（延伸教學：ChatGPT 結合 AI 工具 10 個「輔助」資料輸入到報告輸出實戰技巧）：


簡報大綱：防彈筆記法如何提升工作效率

1. 開場：為什麼研究生需要更高效的工作方式？

  • 背景描述：
    • 資訊過載，文獻閱讀量大，常感到壓力。
    • 任務雜亂：研究、教學、專案、學生活動多線運行。
    • 效率低下：容易遺漏重要事項，導致壓力增大。
  • 痛點強調：
    • 如何管理繁雜的任務？
    • 如何提升任務完成的效率與質量？
    • 如何積累知識，讓努力有長期價值？

2. 問題分析：現行工作方式的不足

  • 現行方式的挑戰：
    • 資訊分散，難以有效整理。
    • 待辦事項多，容易遺漏。
    • 缺乏行動計劃，執行力不足。
    • 缺少系統性回顧，經驗難以累積。
  • 研究生常見困境：
    • 文獻無法快速掌握重點。
    • 寫作過程效率低，進度拖延。
    • 專案管理中未清晰劃分責任和步驟。

3. 解決方案概述：防彈筆記法的核心理念

  • 任務為導向的筆記系統：
    • 將筆記與行動緊密結合。
    • 動態演化，隨著需求調整。
    • 強調知識積累與效率提升。
  • 三大核心支柱：
    1. 資訊集中：避免分散，統一管理。
    2. 行動明確：明確下一步，減少執行成本。
    3. 持續優化：通過覆盤不斷改進。

4. 方法論詳解：如何運用防彈筆記法

  • 操作步驟：
    1. 收集資訊：將所有資訊集中於一個資料庫。
    2. 建立任務筆記：以任務為單位，清楚劃分。
    3. 動態更新：隨任務進展不斷調整內容。
    4. 定期覆盤：總結經驗教訓，提煉改進點。
    5. 知識積累：建立永久筆記，形成標準化流程。
  • 案例剖析：
    • 文獻整理應用：快速提取關鍵點，直接轉化為研究問題。
    • 專案管理應用：拆解步驟，設定明確行動項目。

5. 防彈筆記法的系統性特色

  • 對比現行方式的優勢：
    • 從分散到集中：減少資訊過載壓力。
    • 從模糊到清晰：行動有目標，減少拖延。
    • 從靜態到動態：與需求同步演化。
  • 適用場景延伸：
    • 學術研究：高效管理文獻與寫作。
    • 專案合作：提升協作透明度與執行效率。
    • 個人發展：系統性管理長期目標與學習進展。

6. 結論與呼籲：讓筆記成為效率武器

  • 總結：
    • 防彈筆記法是一個將筆記與行動深度整合的高效工具。
    • 系統性、動態性和知識積累是其核心特色。
  • 激勵性結語：
    • 「用防彈筆記法，化解資訊爆炸的壓力，讓每一分努力都成為未來的價值積累。」
  • 行動呼籲：
    • 實踐防彈筆記法，從現在開始改變工作方式！




階段三、AI 也需要學習，提供 AI 範例去模仿

很多時候，我們在完成任務成果時，會去模仿一些好的案例。例如學學別人怎麼做報名網頁，或者是學習自己之前做得很成功的簡報案例。

我們在跟 AI 一起展開工作流程時，也可以適時提供 AI 一些範例去模仿，進一步提升生成內容的準確性。

AI 非常擅長模仿，因此，當我們提供過往的成功案例或符合需求的範例時，它能夠根據這些模板進行學習，模仿我們想要的表現形式。

舉例來說，若我們為某專案準備簡報，可以提供過去的簡報範本，讓 AI 知道我們希望生成的內容應符合什麼樣的標準和規範。這樣，AI 就能生成更貼合實際需求的內容。（延伸案例：一般人最好上手且有效的 ChatGPT 提問法，以生成英文練習題為例）

當我想要把前面的簡報大綱改成我自己特殊的講座規劃邏輯時，我先提供一個範例讓 AI 去分析：「下面是我通常規劃一個講座課程的大綱結構，請用表格分析規劃一個講座課程大綱的邏輯：」




當 ChatGPT 透過「學習範例」，掌握這個講座規劃邏輯後，我請他把前面的簡報大綱改成這個規劃邏輯。

這樣一來，我就可以讓 AI 幫助我瞬間從簡報大綱，轉換成我需要提供給主辦單位的講座規畫表格格式。而且幾乎都跟我原本自己製作的表格格式、內容風格相差不遠，直接完成一個我可用的特殊規格成品。





小結：

當我們要讓 AI 協助撰寫一份簡報大綱，若僅僅丟出一個簡單的問題，例如「幫我生成某某主題簡報大綱」，結果可能會顯得空泛、胡亂拼湊，乃至於缺乏工作上的實際應用價值。但如果我們融入上述三個階段的 AI 工作流程：

  1. 階段一、AI 也需要先讀資料，建立任務專屬第二大腦：先讓 AI 梳理簡報可能需要的所有資料，進行摘要與歸納。
    1. 所以最近 Google NotebookLM 這個工具才會廣受歡迎。
  2. 階段二、AI 也需要交辦行動，提供 AI 有邏輯的指令：向 AI 提供具體指令，例如「生成一份以 XYZ 邏輯為核心的簡報大綱，包含標題、要點和建議的附加內容」。
  3. 階段三、AI 也需要學習，提供 AI 範例去模仿：將過往的簡報範例提供給 AI，請它模仿這些格式和風格，生成符合專案規範的內容。

經過這三個階段的處理後，我們能大幅提升 AI 的生成效率與準確度，得到一份真正有助於工作的成果。

這三個步驟——準確資料的分析、有邏輯的指令、好的範例學習，是我認為在使用 AI 工具提升工作效率時的核心關鍵（其實這跟我們人自己做好一份簡報報告的邏輯不謀而合）。不論是製作簡報、撰寫報告，還是其他日常工作流程，只要遵循這三個步驟，就能確保 AI 成為我們真正有效的助手。



有興趣的朋友可以進一步研究：




大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：如何用 AI 工具提升工作效率？三個關鍵步驟讓生成結果更精準有效）

文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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