ChatGPT 「專案」 AI 專屬資料庫實戰案例，和 NotebookLM 比較

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ChatGPT 前幾天推出了「專案（Project）」功能，雖然這個功能目前只開放給 ChatGPT Plus、Pro 和 Teams 用戶使用，但根據 ChatGPT 功能的開放方式，未來應該有機會免費用戶也會獲得此功能。（就像昨天免費用戶也可以開始使用 ChatGPT Search 功能一樣）

那麼，我們是否需要 ChatGPT 的「專案（Project）」功能呢？我覺得是有必要的。

如果我們使用生成式 AI 的目的，慢慢從只是單純的聊天問答，要開始推進到「產出成果」，例如要讓 AI 「協助」完成更複雜的簡報、報告、郵件、專案企劃，過程中需要人跟 AI 更進階的協作，那麼像是 ChatGPT 最近推出的「 Canvas （和 AI 一起協作文件）」（這個功能上週也開放免費用戶使用囉！），或是這個「專案（Project）」（給予 AI 獨特的資料庫與目標設定），都會是必要功能。

目前 ChatGPT 類似即時通的聊天介面，雖然讓一般用戶好入手，但真正要處理「工作」時，就像真的即時通一樣是混亂的。

而最近很紅，功能也很強大的 Google NotebookLM ，示範了 AI 生成工具另外一種「更適合任務處理」的介面，如下圖，左邊讓使用者上傳自己真正專案需要的文件資料，作為 AI 更準確、更有針對性的資料庫， 然後中間透過對話來生成需要的內容，右方甚至可以儲存下需要的筆記文件。

在 Google NotebookLM 中，每次請 AI 生成內容時，可以從自己限定的專案資料文件庫中找出相關資料，再生成適合的任務成果，而非 AI 自己天馬行空的亂想，這一點其實對於很多的工作任務更有效。





所以這次 ChatGPT 的「專案（Project）」，正好補上了即時通介面在任務處理上的混亂與不足，透過三個主要功能特色讓我們可以更有效的在 ChatGPT 上：

  • 可以用專案邏輯分類討論串
  • 上傳專案專屬文件，建立 AI 資料庫
  • 自訂跟專案有關的專屬指令（例如獨特的專案目標、內容格式、生成需求等）

讓 AI 聚焦專案，用獨特資料庫、使用專案特有的格式，生成更適合的任務內容。

我初步使用，覺得馬上可以用在下面兩種用途上：

  • 整理雜亂的聊天室，讓共同領域、共同專案的聊天紀錄整理在一起。
  • 建立一個領域、專案「更明確」的長期記憶：每次討論都記得專案最重要的文件資料與指令。

如果你是免費用戶，目前還無法使用 ChatGPT 的「專案（Project）」的話，我也推薦你可以用「專案邏輯」來分類你的對話串、聊天室，可以參考我的這篇文章教學：ChatGPT 的 PARA 聊天室分類法：增強 AI 協作威力實戰案例分享。

下面，讓我分享 ChatGPT 的「專案（Project）」的幾個應用案例，並且也跟 Google NotebookLM 類似邏輯的生成效果做一個簡單比較。





ChatGPT 「專案（Project）」用途一：根據專案，整理雜亂的任務交談對話

ChatGPT 「專案（Project）」就算不用什麼特殊功能，光是可以「分類」原本雜亂的討論串，就已經是工作介面上很大的改進了。

例如我可以分類一個「家庭生活專案」，把原本散落在不同時間點的小孩課業練習、旅行規劃、運動健身等等討論串，全部「收納」整理到大專案底下，這樣更方便找到跟生活任務有關的聊天室。




於是透過新增「專案」：

  • 我可以有一個電腦玩物部落格寫作專案，裡面管理不同主題文章的討論串。
  • 我可以有一個新書專案，裡面管理跟新書有關的寫作、行銷、課程、電子報等等討論串。

原本的討論串（聊天室）是照著更新時間排列，現在有了專案大分類，就可以在各自專案下，更準確找到需要的任務討論串。

搭配我之前的 PARA 討論串整理法，更加事半功倍。





ChatGPT 「專案（Project）」用途二：輸入共通專案資料，在不同討論串進行不同學習與任務

ChatGPT 「專案（Project）」還有一個特殊功能，就是能夠上傳自己專案特殊的文件檔案，建立這個專案專屬的 AI 資料庫，以後在「專案」底下的任何討論串提問時，都可以從共通的資料庫找出答案。

例如：
  • 建立一個研究專案，把各種論文、筆記文件上傳到專案資料庫，底下可以展開不同實驗企劃、章節輸出的討論串，或是進行書籍閱讀與學習的討論串，但是都會從共同的專案資料庫找參考資料回答。
  • 建立一個大型旅遊計畫專案，把各種旅遊文件上傳到專案資料庫，以後在不同討論串規劃行程、交通、美食，也都會參考專案資料庫文件。

下圖中，我把自己《防彈筆記法》的全書內容、重要筆記、課程文件上傳到 ChatGPT 「專案（Project）」。然後底下展開撰寫學習筆記、新課程規劃、電子報策畫的不同討論串。




當我在電子報策畫中讓 AI 撰寫草稿，會發現他可以引用專案資料庫中我上傳的書籍內容。

同樣的，我在學習筆記討論串中提問，也一樣可以引用防彈筆記的書籍文件內容。




不過，如果我們的目的是上傳一個資料庫，利用 AI 來進行內容摘要、學習。目前看起來 Google NotebookLM 的摘要效果相對更好、更深入。

例如下圖是我在 Google NotebookLM 中同樣上傳《防彈筆記法》全書，請他摘要這個筆記法與傳統筆記的不同， NotebookLM 摘要出一個我覺得很深入很完整的表格。




下面這個則是 ChatGPT 「專案（Project）」摘要出來的版本，雖然也都有摘要出重點，但如果兩者要比較。

我會認為目前（2024/12/18） NotebookLM 針對文件資料庫摘要時，可以摘要出比較多深入的細節內容。

而 ChatGPT 「專案（Project）」摘要出的內容感覺比較是表層的、大原則的重點。




ChatGPT 「專案（Project）」用途三：輸入專案資料、自訂目標指令，生成各種任務成果


ChatGPT 「專案（Project）」除了可以上傳共通的專案文件， 讓不同討論串引用外，還可以設定「自訂指令」，讓專案底下的討論串，都符合指令的設定來回答問題、生成內容。

「自訂指令」可以有這些利用：

  • 建立共通的背景（例如我家裡有哪些人、各自有什麼需求），專案底下的討論串就會以這個背景來思考回答、生成任務（例如規劃運動目標時，會根據我設定的人員一一規劃目標）。
  • 建立共通的特殊格式（例如報告文件、簡報、公文的邏輯），專案底下不同的討論串都會優先以這個規格來生成內容。
  • 建立專案共通的目標（例如專案目的、TA需求、發展願景等等），這樣專案底下不同任務討論串都會優先思考專案目標，才生成適合的任務建議。




例如我在防彈筆記法專案的「自訂指令」中，把我的部落格背景、目標、目前成果、發展願景等等，變成自訂指令。

接下來我在防彈筆記法專案下，無論建立課程討論串、電子報討論傳時，都會以我在自訂指令中設定的目標來思考問題。




也因為這樣，如果我利用 ChatGPT 「專案（Project）」來規劃任務、生成任務成果，

這時候 ChatGPT 邏輯推理與轉化內容的效果就比 NotebookLM 更好，而且問答前後有連貫性。

下面是 ChatGPT 「專案（Project）」參考防彈筆記法書籍文件後，幫我設計的課程大綱，我覺得設計得很有邏輯、很具體、有針對性。




下面是 Google NotebookLM 用同樣內容設計的課程大綱，基本上比 ChatGPT 差很多，推理衍伸內容的效果不太好，對話前後連貫性較低。




總結來說，ChatGPT 「專案（Project）」是一個一定要利用的功能，可以幫助雜亂對話做分類，可以讓不同討論串有共通的專案資料庫（ AI 回答就更精準），可以讓不同討論串設定共通目標、背景、回答格式（ AI 回答就更符合專案任務需求）。

而如果跟同樣可以建議共通專案資料庫的 Google NotebookLM 比較， NotebookLM 更擅長單純的摘要出文件資料中的細節內容，而 ChatGPT 「專案（Project）」更適合推理延伸、生成新的任務成果。

推薦有需要的朋友都可以試試看。



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文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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