Evernote 過去一年我的 5 大常用新功能：把待辦清單、AI 辨識、長專案筆記裝進第二大腦
雖然這幾年，各種數位筆記工具如雨後春筍般誕生，而且不乏許多創新功能，例如 Heptabase 的視覺化連結、 Notion 的模組化資料庫管理與協作、 Obsidian 對雙向連結的發揮等等，但我自己的「個人數位第二大腦」還是建基在 Evernote 之上。
這是為什麼呢？當然這裡面一定有我自己使用了快 20 年的心情（從 Evernote 還只是單機軟體開始），累積的資料庫、建立的系統重土難遷，不想大費周章轉換工具，也覺得既然用得很順，沒有什麼必要轉換。
加上這幾年來更覺得，工具不是最重要的，建立系統（我自己的防彈筆記法）自然可以適應於各種工具，而這時候反而不需要一直替換工具而造成生產力的額外損失。
不過，也一定有一些原因在於即使我用過各式各樣的數位筆記工具（例如上述各種工具也都付費使用過一段時間），還是覺得 Evernote 有些決定性的功能更適合我，主要在於：
- Evernote 的強大搜尋過濾（取代整理）。
- 輔以強大的收集能力（任務碎片整合），是更符合我期待的數位第二大腦工具。
而過去這一年， Evernote 的一些新功能，在這個「搜尋、收集」的強大系統上又添加了一些對我很有幫助的任務型筆記利用，先做一個快速導覽，後面再一一深入介紹：
- 解決痛點一：同時管理待辦事項與日曆，又能快速搜到關鍵資訊。
- 解決痛點二：長專案的筆記做得清晰又好找，不再是難以管理的流水帳。
- 解決痛點三：會議錄音、照片、截圖等大量資訊透過 AI 快速轉為可用文字。
- 解決痛點四：想跟家人、朋友或同事協作，對方沒有帳號也能編輯。
- 解決痛點五：資料庫龐大，也能迅速鎖定最重要的筆記，優先看到最迫切的事項。
一，待辦清單與行事曆完整結合的筆記系統
現在的 Evernote 結合了很完整的時間管理工具：
- 不同筆記中的待辦事項，可以統一管理。
- 待辦事項可以設定有效的、循環的時間提醒。
- 可以同步 Google、 Outlook 行事曆。
- 可以直接在 Evernote 中添加 Google 日曆的行程。
- 前面的待辦事項、 Google 與 Outlook 日曆可以統一在一個行事曆頁面上管理。
我在工作流程上會這樣利用：例如一個「課程規劃的專案筆記」中，可能需要一個提交講義的期限、一個上課的期限、一個完成課後作業評點的期限，我就會在這則筆記中插入 3 個工作事項提醒。而製作講義、規劃課程演練、整理課後作業的資料與行動，一樣整理在這則筆記中。
這樣一來，透過統一的待辦清單介面，我可以在三個不同時段準確地收到要進行這個任務的提醒，並且直接點開專案筆記開始處理。
我同時可能進行數十個任務，有數十則專案、任務筆記，每則筆記中都用上述邏輯，插入需要的工作事項提醒。於是，
我可以在統一的待辦清單介面中，根據接下來最緊迫的工作時程，看到我自己應該要打開哪一則任務筆記來推進進度。
就算筆記再多，甚至每一個任務筆記的進度彼此交錯穿插，只要根據下一步行動的時程排列，就再也不會混亂。
這是我覺得目前用過最好的「數位第二大腦」結合「任務管理」，並完成「時間管理排程」的介面， Notion、 Heptabase、 Obsidian 上都還沒有這麼直接方便的流程。
而現在 Evernote 的工作事項也可以跟內建的行事曆結合，也就是說我在一個面板上，可以整合所有「有時間安排」的任務、行程。
導致我現在在執行自己每周日晚上列下一週子彈筆記的習慣時，已經不會再打開個別的 Google 日曆或 Outlook 行事曆，而是直接在 Evernote 整合所有事情的日曆上做查看。（延伸閱讀：比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧）
如果要添加什麼行程，也可以直接從 Evernote 的日曆上添加（並會同步到 Google 日曆），還能跟任務筆記更直接整合。
二，建立長專案筆記的目錄導航、段落縮合
比起零散片段的筆記，我更願意接受很長的筆記可能帶來的繁複與擁腫。如果這是孩子與我的溝通筆記，與其放在不同年月日的零散日記，我會集中在一則專案筆記中管理多年來持續調整改進的心得。如果這是一個產品專案，與其每次會議一則筆記，我會集中在一則專案筆記管理目標、競品、特色、製作流程細節，除非真的有需要，才另外分出去一則獨立的任務筆記。
為什麼呢？因為分散的內容會需要花上更多精力去整理、找尋。而集中的專案筆記，可能讓我隨時找到最正確的筆記，可以同時修改一個專案任務的不同細節，不需要切換就能綜合比對。
而 Evernote 在 2024 年針對這樣的專案長筆記，推出了「（即時）目錄」的功能，只要我在筆記中有設定好正確的大中小標題樣式，那麼就可以在筆記開頭插入「目錄」，會根據筆記中的段落標題同步更新，並且可以讓我快速點擊。就跳轉到筆記的不同段落。
有了即時目錄， Evernote 也添加了「段落縮合」，我可以把某一個大標題下的所有內容直接縮合起來，這樣一些暫時不重要的內容就可以快速精簡，需要時再展開，又更加適合管理我需要的長專案筆記。
三，錄音、拍照、截圖後的 AI 辨識與轉錄文字
在 AI 大行其道的現在， Evernote 自然也很早就引入了 AI 功能，從 AI 搜尋到 AI 筆記整理皆有。不過，我自己實際使用，中間有一段時間，這個功能在我的 Evernote 上遲遲無法作用，也寫了幾次客服信件回報，終於大約在 2024 下半年的時候，有一次更新，這些功能又在我的 Evernote 中恢復正常。
我會利用 AI 搜尋，更有彈性地找到搜尋的筆記。也會利用 AI 筆記整理，快速把雜亂資料整理成有效的條列清單。
不過， Evernote 與 AI 結合讓我最驚豔之處，是後來更新中引入的「 AI 將錄音檔案轉成文字」、「 AI 辨識圖片內文字」。
這個功能好用，是幾個細節累積出來的結果：首先， Evernote 「自古以來」就是以收集各種內容建長的筆記工具，所以內建的掃描紙張、錄音、截圖工具本就好用，也是我會利用來大量收集任務碎片的方式。
接著，與 AI 結合後， AI 可以在 Evernote 的錄音檔與圖片 OCR 結合上進行修正，提高正確性、通順度，而且還會結合 Evernote 筆記的清單等格式協助整理，讓錄音、圖片轉錄出的文字更能直接使用。
例如我現在幾乎每一次會議都會善用這個功能，我會在會議中需要做總結時，快速按下 Evernote 筆記上的錄音按鈕，把我或主導者的總結錄下來，然後在 Evernote 中直接把錄音檔案轉成文字筆記（通常有重點的話，還會自動整理成條列清單）。這樣一來，會議一結束，我可以輕鬆地寄出會議重點給所有與會者。
甚至有時候臨時碰到人，討論一件重要事情，我指得是可能在咖啡館、路上這樣的情境，如果真的很重要，我會徵得對方同意後，快速按下手機上的 Evernote 錄音按鈕，這時候就會關閉螢幕，也可以繼續錄音，而且只要距離在一張桌子內，大家的發言都可以相對清楚的錄下。
同樣的，討論結束，立刻用 Evernote 轉錄功能，把剛剛的錄音檔轉成筆記，自己不會忘記，也不需要再花時間整理。
這個流程，真的節省了我大量的會議後筆記整理時間，甚至會議當下就能快速整理出重點。
四，筆記的分享與協作
在 2024 年底才推出的 Evernote 最新協作功能：「讓沒有 Evernote 帳號的人也能一起編輯一則筆記。」也馬上成為我日常應用的新方式。
例如最近在跟家族一起規劃長途旅行，我自己用 Evernote 整理出資料豐富的行程，前幾天就直接用這個功能，分享給沒有使用 Evernote 的家人，可以查看，也可以直接打開網頁就能編輯修改。
又或者之前舉辦各種新書活動，我也利用這個功能快速分享自己的活動流程筆記，讓大家一起查看、編輯。
最棒的是，對我來說就「不需要」：把自己的 Evernote 任務流程用郵件寄給其他人，其他人回覆我修改調整意見，我還要自己修改回 Evernote 筆記。
現在，無論對方有沒有 Evernote 帳號，我都可以共享筆記讓對方直接修改，改完就同步到我的筆記中，更快更節省時間。
五，記事本中的筆記釘選，讓自己優先看到重要任務
當筆記愈來愈多，雖然我信奉「需要的時候，搜尋任務關鍵字找到」的大原則，但還是可以「輔助」某些方法，讓自己一打開工具，就優先看到最重要的筆記。
我自己有幾種模式，第一，讓 Evernote 所有筆記清單中，讓筆記依照更新時間排序，愈新的排在愈前面，這是什麼意思呢？因為會更新的任務、專案筆記，一定表示最近有新的交辦、更動，代表這是最近我最有可能要處理的任務。
第二，結合第一段所說的工作事項、行事曆功能，自然就能在上萬則筆記中，優先看我有時間期限的任務筆記。
第三，我會利用 Evernote 的「 Tag 標籤」，過濾出近幾個月內我需要關注的長期專案筆記，例如親子溝通、新書專案、線上課程專案等等，很多時候我會直接進入這個分類，專注在這些最有效值的長期目標上。（延伸教學：如何用標籤管理上萬則筆記？Evernote, Notion, obsidian 都適用）
第四，利用 Evernote 2024 年推出的「記事本」內「釘選」功能，把不同領域中最重要的專案筆記釘選在清單開頭，不會移動，這樣當我進入生活記事本就能看到最重要的生活專案，當我進入工作記事本，就能看到最重要的工作專案筆記。
Evernote 其實在 2024 年推出了非常多裡裡外外的更新，雖然並非所有的問題都解決（例如效能上，雖然確實變快了，但中文處理也偶爾會出現一些 Bug），但也確實愈來愈好用。你可以在「這裡」看到他們去年推出的所有更新、修正。
而以上五點，是對我來說最深入利用的新功能，也跟還在使用 Evernote 的夥伴分享。
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換了幾套筆記軟體, 但在收集想法方面，目前還找不到像 EverNote 那麼方便的。
回覆刪除像是公司用 Outlook + MS Teams，就只有 EverNote 可以完整的貼上圖片，而且也可以在 Outlook 轉寄。其他的或多或少都會漏圖片。
搜尋記事本的功能也還是習慣 EverNote 配置。