越整理越忙？ 3 步驟降低筆記的認知超載，不讓資料成為干擾

如果你的第二大腦常常越整理越混亂，或在大量資訊中難以行動，覺得筆記越做越多，但效率反而下降？這代表你可能陷入了「認知超載」的筆記陷阱。這篇文章將帶你用三步驟減少認知負載，並在需要時精準運用資料，完成輸出。

利用數位筆記提供的各種特殊功能來蒐集、儲存、整理資料，其實是一件相對簡單的事，我們也很容易在這樣的過程中獲得滿足感。很快的，「利用工具」似乎就能建立一個擁有大量資料的數位第二大腦。 但是，如果要成為一個「有效的數位第二大腦」，那麼我們更需要能夠在自己需要的時候，主動喚醒需要的資料，轉化成有效的產出。

要怎麼建立可以增強輸出的整理系統呢？在我多年的實踐過程當中，我覺得會需要三個核心的技巧：

1. 主動喚醒，讓資料在需要的時間出現：讓需要的筆記資料會在需要的特定時間或情境主動通知，於是我們就會更積極的知道什麼時候可以使用什麼資料。
2. 筆記連結，讓資料會出現並只出現需要的部分：一個有效的連結可以幫助我們在查找某些資料的過程當中，主動的連結到當下也需要的相關內容上。
3. 行動整理，降低認知負載，讓自己更聚焦在產出：如果我們用專案下一步行動的邏輯來整理我們的資料，那麼我們就更有機會在系統中聚焦在行動，且大幅避免額外資訊的干擾。

前面兩個步驟，我之前有相關文章深入討論，今天想要來探討看看如何「降低認知負載」的方法。

延伸閱讀：

• 設定提醒還是遺漏、混亂？建立不過度依賴提醒的第二大腦工作流
• 防彈筆記法中如何做好任務筆記的行動提醒？我的主動式提醒方法

有效降低認知負載，是打造數位第二大腦的關鍵：

我們在建立筆記系統的過程中，往往想要打造一個包山包海的第二大腦。但是，有時候資料越多，對我們來說反而會造成更多干擾，甚至造成認知超載。一旦大腦需要一次處理過多資訊，不只會影響記憶與學習效果，也會降低決策效率，甚至可能讓人感到行動上的疲勞與癱瘓，進而增加壓力和焦慮。

這不但讓我們做決策時更加遲疑，還可能讓我們在面對大量資訊與內容時，花費更多時間重新整理，最終導致任務推進停滯。

所以我常常在防彈筆記法課程中，傳達一個觀念：絕大多數無法跟當下或未來專案任務連結的資料，不如放下、不去整理，留在網路上。當真的需要這些資訊時，再把它們整理到任務筆記即可。

否則，如果我們還要花力氣去整理那些「未來有可能、但其實不一定」會用到的資料，就等於是在我們的第二大腦裡創造更多造成認知超載的內容，讓太多額外的資料在不需要的時候干擾我們。

今天這篇文章，我想跟大家分享幾個關鍵方法，幫助我們打造一個能有效降低認知超載、提升真正行動效率的數位筆記系統。

• 第一步：如何利用「任務目標」來進行有效的資訊過濾。
• 第二步：透過「下一步行動清單」與「連結」客製化資料摘要、分層管理。
• 第三步：透過搜尋，防止過多不必要的資料干擾。

下面就透過具體案例跟大家分享，降低認知負載的筆記系統可以如何操作。

第一步：如何利用「任務目標」來進行有效的資訊過濾？

當我提到「絕大多數無法跟當下或未來專案任務連結的資料，不如放下、不去整理，留在網路上。」可能很多朋友會覺得，這樣要如何累積知識？會不會導致自己封閉在一個小資訊圈而無法有更多創意？如果當下都沒有目標時難道不去學習任何資訊？（延伸閱讀：別怕失去什麼，看到好像不錯、好像有用的資料，最好不要收集）

但是當什麼資訊都要稍後閱讀、吸收整理的時候，也可能變成目標過多，多頭馬車之下，反而形成「認知超載」，最後感覺什麼都想做，但沒辦法決定真正要做些什麼。

所以我給自己的方法是：

「收集跟自己真正專案、目標、任務有關的資訊即可」，這些資訊會逐步強化我去推動這個目標的知識、方法，讓原本就想做的目標更有動力去做，然後真正推動有效產出。

當我們的目標有真正的「產出」時，上面的許多疑惑就會不攻自破：

• 如何累積知識？
• 累積真正能幫助目前專案決策的知識，於是專案有愈來愈有效的方法步驟。
• 會不會導致自己封閉在小資訊圈？
• 不是讓自己只讀某種資訊，而是把各種隨機讀到的跨領域資訊，去跟自己真正的專案連結，這時候反而可以為原本封閉的專案激發更多創意。
• 如果當下沒有目標怎麼辦？
• 從看到的資訊去反思可以設計什麼目標實踐，這時候沒有值得實踐目標的資訊自然就該放棄，反之則就開始建立可以聚焦的目標。

例如，我今天看到了一篇科學實證角度如何善用多巴胺機制克服拖延的文章，聽了一集 Podcast 討論如何更好的睡眠，繼續閱讀一本叫做《The Sovereign Child》的親子教養書籍，也看到社群上熱烈討論著電動車新舊世代車款的不同。

這個當下，我正在進行一個「親子一起做好生活管理」的目標，我閱讀的書籍就是在這個目標下的學習，所以我把今天讀到的書中重點，整理成如何做好親子生活管理的幾個具體策略。

而不經意看到的多巴胺機制文章，我連想到或許可以利用為生活管理中某些刺激動力的機制，於是把裡面的小技巧，去跟「親子一起做好生活管理」中已經有的策略做連結，讓這些策略之後更容易推動。

聽完 Podcast 聊睡眠，這可能不是我目前真正遭遇的問題，但我很喜歡裡面的一些內容，於是我想到，或許可以將其中技巧，做為「親子一起做好生活管理」下個階段提升睡眠品質的任務，也整理到同樣的目標筆記中。

而大概瀏覽了幾則電動車比較訊息後，我意識到這跟自己目前真正在推動的目標無關，於是我提醒自己趕快離開，也不需要筆記與研究。因為，等到自己真正有需求時，那時候的最新資訊才是我需要理解分析的。

就像我在「防彈筆記法」中一再強調的：以專案、任務為導向的筆記方式，上述真實案例中，我並非單獨去整理書籍閱讀的筆記、習慣養成的筆記、睡眠主題的筆記、電動車資料的筆記。

相反的，我是聚焦在把我自己真正需要的部分，整理連結到「親子一起做好生活管理」的目標筆記中，並「自在地放下」那些現在不需要的內容。

於是這時候我會因為這種「降低認知負載」，進而「強化目標決策認知」的筆記方式，更有意識、更有動力、具備更足夠知識、理解更具體行動，去推動改進，產出有效的成果。

這是打造「降低認知負載」的第二大腦最關鍵的原則。

如果你擔心，這樣會不會最終只完成了目前的專案，但未來的專案完全沒有任何準備？我想這是不用擔心的。

一來 Google、 AI 如此發達，現在要隨時找到基本資訊做出架構整理，已經速度飛快。而我們每天僅有的 24 個小時，光是聚焦在真正要產出的專案可能都不夠了，真的有時間擔心還不知道會是什麼的未來專案嗎？

二來，當我可以在目前的專案上有真正的產出，這時候形成的經驗，反而會成為我未來其他不同主題專案的養分，一個有效的產出，一定會延伸到自己生活工作不同領域的新目標上。

例如我之前在電腦玩物分享過一篇習慣養成文章：「最簡單養成習慣方法是「解決問題」，不靠時間表、獎懲與意志力」，無論在電子報、部落格、社群上都獲得很多迴響，而這就是我從前面真實的親子專案中，衍伸出的經驗、知識，然後轉換到我自己的自媒體目標上。

我最近也在練習更有效的降低體脂、提升骨骼肌的方法，而前面在親子專案中學會的刺激動力技巧，也在我自己的生活專案上得到進一步的延續採用。

甚至我那時候聽到聊睡眠的 Podcast ，我自己實踐也有效，我約了節目主持人來聊聊新書企劃，這樣又延伸到我的工作目標上。

所以，不用擔心我們一開始只聚焦在少數專案的產出上，只要先產出有價值的成果，接著這些產出成果就會延伸出許多可能原本意想不到的新專案。

但也只有我們先降低認知負載，用「強化目標決策認知」的筆記方式，讓原本的目標真正有產出，這些效應才會發生。

第二步：透過「下一步行動清單」與「連結」客製化資料摘要、分層管理

確定「強化目標決策認知」的筆記方式大方向，但如果把各種跨領域資訊，都放入目標、任務筆記，會不會反而讓這則目標筆記本身變得太過雜亂、資訊爆炸，結果同樣造成這個專案本身的認知超載，反而讓我覺得這個專案資訊太大，無法決策，結果同樣窒礙難行呢？

所以我們要更聰明的管理這些彙整過來目標筆記的資訊，我自己會用兩個方式讓彙整過來的資訊，不會變成這個專案的另外一種認知負載：

• 拆解成下一步行動：
• 把資訊放入需要的行動後面。這樣我只需要一次聚焦在一個下一步行動與資訊即可，其他內容可以暫時放下。
• 用連結的方式：
• 讓最重要的行動與知識構成第一層目標筆記，其他延伸參考資料連結到第二層筆記中，暫時不需要看到。

延續前面的例子，我根據「親子一起做好生活管理」的目標拆解下一步行動，然後把不同的資訊，放入他們需要的下一步行動下。例如睡眠、習慣養成的技巧，可以放到更後面的行動。

而《The Sovereign Child》書中某些概念帶給我身為父母首先要改變自己的行動，「先改變父母自己」對我來說是更迫切的行動，所以排在最前面，而書中關鍵知識點就放在行動後。

所以我一次就只要聚焦在「一個行動」，也只要聚焦在跟這個行動有關的資訊上即可。這樣可以最大程度降低認知負載，讓自己更快採取行動。

不過《The Sovereign Child》書中可能對於如何改變父母傳統教養方式，有很多重要論述，這些也是我有時需要回頭看看的參考資料，所以延伸的參考資料我就放入另外一則筆記，用連結的方式，連結到「親子一起做好生活管理」目標筆記的行動下。

參考資料平常不需要刻意去看，只要知道關鍵行動、關鍵知識就好，產出成果後形成經驗更重要。

但如果需要回頭參考時，我也能透過連結快速找到更完整資料內容，這樣也可以再一次避免在筆記中認知超載的困境。

以「下一步行動」搭配「連結」來整理筆記，是我覺得最能降低認知負載的方法，一個專案可能有大量的資料與訊息，但我每一次真正需要聚焦的，無非就是「下一步行動」需要的部分即可。

這時候其他資訊內容「隔離」到後面的行動，我可以安心告訴自己：「他們都在那裡，不用擔心，只是現在不需要處理。」於是目標的龐雜資訊在行動的架構下，就不會造成我的額外認知負擔與干擾。

我自己其實是習慣「保留」專案大多數內容的，例如專案的第一版、第二版企劃，我會習慣保留下來，不會刪除，因為以後確實有參考的需要。但這時候版本太多，也是一種認知超載。

所以我會這樣做，以「下一步行動」邏輯，把目前專案最新版本的目標、下一步行動擺在筆記開頭，讓我一打開專案筆記就能優先看到，減少最大程度的資訊干擾，讓自己馬上進入採取行動的狀態。

而舊的版本、完整的行動與資料，我會這樣做：

• 看情況移動到筆記下方，設定一個封存區，管理所有封存內容，平常不會看到，需要的時候可以找到。
• 看情況有結構的編排，讓完成的區段可以「折疊收合」，第一時間避免干擾。例如 Notion、 Obsidian、 Evernote 這類筆記都有大綱折疊收合功能。（具體操作延伸教學：Evernote 大綱收合、目錄連結、錨點連結，整理超長筆記應用案例分享）

例如下圖中是之前帶家人到京都旅行的筆記，裡面其實有完整的機票、旅館、行前準備等行動與資訊，但「處理好、行動完成」就折疊起來，於是我旅行途中打開筆記，第一時間就聚焦在「寫下今天日記」這個目前真正需要的行動上。

這就是我在執行專案時降低認知負載的小技巧。

第三步：透過搜尋，防止過多不必要的資料干擾

這時候，我們可能會覺得這樣的整理，還有很多「遺珠之憾」。會不會有很多相關資料也可以輔助我採取這個行動？這些參考資料之間會不會也有什麼互相連結？這樣我是不是應該在這邊做出更完整的資料連結、雙向連結整理更好？

我的做法是，只要連結「現在看到、想到最重要的資料到行動下即可」，因為我們的目的是推動行動，而不是整理目標的資料，如果一份資料就能推動行動，那不是很好嗎？

當然，我也不是說那些「可能有關」的資料不重要，但如果一開始就想要「盡可能的」整理所有相關資料，很有可能我們的筆記又會陷入某種認知超載的情況。

所以我的做法是，先聚焦在最重要、目前能看到的資料上即可，真的遇到行動卡關時，可以用「搜尋」的方式去擴充可以推進行動的相關資料，這才是更有效讓認知聚焦，強化行動的方法。

例如，我在實踐「不是設定規則，而是陪孩子一起解決問題」的行動中，卡在要如何引導孩子解決問題的方法呢？這時候我快速回到自己的第二大腦，搜尋「解決問題」，我相信一定可以找到許多延伸的參考資料。

這樣一來，我其實就可以「在真正需要的時候」，才看到這些可以幫助我推動行動、刺激想法的資料，然後讓行動有機會繼續推進。

但不需要的時候，我也不用在專案、任務筆記中看到他們，造成過多的認知負載。

延伸閱讀：如何建立搜尋找得到的筆記，可參考：「如何為筆記命名，建立搜尋規則？我的標題、分類、標籤命名法」

「少整理、重行動」，把與「當下目標」無關的資料先擱下，所有真正與目標相關的內容，則立刻整理到任務筆記中，並以「下一步行動」帶動實際應用，最後善用「搜尋」與「連結」來降低認知負載。

把有限的整理精力花在最能直接推動目標的筆記上，並且當行動遇到障礙時再透過搜尋補充資料。這樣，你的筆記系統才會真正成為行動力的加速器，而不再會因為認知超載，成為另外一種行動負擔。

大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：

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• 著作：《防彈筆記法》
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