最簡單有效第二大腦，就是寫復盤筆記，幫我高效率輸出任務與文章！

一直以來，我研究筆記工具、第二大腦的目標，都是建立一個可以維持 10 年以上的系統。（參考：筆記，累積的效應，2024 開始撰寫我們的第一則 10 年筆記），而透過真正長時間持續累積，我慢慢體悟到：

比起各種厲害的功能、架構，真正可以讓筆記發揮效用的，其實是我們的「復盤」內容。

所以雖然我喜歡研究新工具，但不太會花費大量時間去改造分類、重新整理，或轉換工具。比起這些，「復盤」其實是在每一次任務、行動後，寫下自己的經驗，讓未來的自己可以參考，就是這麼簡單的步驟，就能建立起更有效的整理系統、更有用的工作流程。

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如果我擁有一個任務的復盤筆記，那麼下一次類似任務開始時，我可以快速「複製貼上」之前的流程，不遺漏需要改進的細節，快速找到上次留下的資料。

例如下圖，是我製作「雙色印刷」書籍的復盤筆記，紀錄了如何檢查設定的步驟，以及相關的參考資料。每一次我要製作雙色書籍時，只要搜尋「雙色印刷」，找回這則復盤筆記，就能快速想起這些細節，避免遺忘帶來的錯誤，並且幫助我立刻開始處理任務。

如果一個任務經驗的筆記可以「持續復盤」，不只復盤一次，而是同一種任務的「每一次經驗」，都在一則任務筆記中持續覆盤累積，維持幾個月、幾年之後，這則筆記就會變得「可以應付各種變化」、「具備完整工作細節」。那麼以後在面對這些專案、任務時將可以更加得心應手。

例如下圖中，我有一則累積了 10 年以上的書籍印刷排版經驗筆記，所有做過的正確決策、犯過的錯誤，都在這則筆記上留下復盤，讓我知道正確的做法、要注意的事項、需避免的錯誤，以及各種情況的解決辦法。所以每一次我開始一個書籍專案時，我都會打開這則筆記，複製裡面跟這次專案有關的部分，在新的專案中更有效地做好準備。

如果我的筆記系統中大多數都是這樣的復盤筆記，或者說，筆記的核心內容就是「持續復盤」。那麼當我在工作上要輸出新的專案報告（文件）時，我可以快速搜尋專案、任務筆記，把持續復盤累積的架構、流程、經驗，複製到簡報、報告中，這樣｢輸出｣報告將變成很輕鬆、無負擔的工作。

當我要產出一篇文章時，我也可以快速找到相關案例，把裡面復盤產出的思考、素材，重新撰寫成文章內容，不再煩惱要產出文章時缺乏想法與資料。（例如這篇文章中舉出的各種案例，都是我真實覆盤累積出來的「現成內容」，而非為了寫文章另外花時間生出來的。）

例如下圖中，是我在一個書籍企劃專案中持續復盤的筆記，最近剛好遇到一個狀況，臨時需要交一份報告，我跟對方說 30 分鐘內就可以給他（對方原本期待是一天內提供），對方嚇了一跳說：「這有辦法嗎？」我說：「可以，因為我隨時都在累積這些資料。」於是我就找到這則專案持續復盤的筆記，把累積的內容複製到報告，加上一點 AI 調整架構格式，很快的報告就完成了。

上面這些實際的案例中，我可以快速的、正確的「複製上一次任務流程」、「掌握長期經驗細節」、「輸出各種報告文章」，但我最依賴的並非什麼複雜的整理系統，或者什麼花俏的筆記格式，能夠發揮這些效用最關鍵的原因只是：

我在這些專案、任務筆記中持續用「復盤」累積內容，並且使用的就是最簡單的筆記格式而已。

如果說到這邊，你還不清楚「復盤」是什麼意思？那麼我的定義是：

反思任務執行過程中做得好、做不好之處，並且調整下一步行動，然後把這些思考、待辦與資料累積到任務筆記裡。

可以參考我多年前寫過的：「KPT 日記法，不問優缺點但有效改進的工作反省日誌」，不過有一個關鍵的改變是，當年我是類似寫日記的方式做復盤，但現在我更傾向以「防彈筆記法」的原則在「專案、任務筆記」中持續修正、累積復盤內容。

在這個 AI 時代中，整理外部資料、分析數據、企劃發想等等工作， AI 都似乎愈來愈能夠代勞。但是，前面提到的那些真實經驗、工作流程、改進調整，卻是 AI 無法取代的部分。（參考：如何用 AI 工具提升工作效率？三個關鍵步驟讓生成結果更精準有效）

甚至當我累積了自己真實的經驗、流程後，交給 AI 整理，那麼就能快速輸出擁有我想法、不是憑空捏造、具體有效的報告。

例如下圖，把我在專案中持續復盤產出的想法、經驗，提供給 AI 後，請他協助整理、分析與輸出新報告，這是我覺得目前更好的 AI 工作流程。

所以，如果你還在煩惱到底應該用什麼筆記工具好？還是想努力「用好」一個軟體的各種奇妙功能？或是改來改去要建立一個完美的第二大腦系統？

現在的我會建議：放下這些糾結，回到自己目前已經在用的筆記工具中，然後開始寫下「復盤」的內容即可。

因為就算是單純的復盤筆記，就能解決下面問題：

• 每次要做報告、做簡報，都重新來過？
• 其實我們缺乏的就是邊做邊累積的復盤流程，所以當工作到一個階段要輸出時，變成找不回那些遺忘的細節，結果要重新整理一次。
• 寫文章時都沒有靈感與素材？
• 如果我們可以在日常生活工作中，用復盤累積「想法」與「經驗」，那麼這些想法、經驗就能夠去應證未來新的學習，而「學到的東西＋自己的想法、經驗」，就是寫作輸出最好的靈感來源。
• 明明做過類似任務，但各種錯誤下一次又重蹈覆轍？
• 重複犯錯最大的原因就是忘記，會忘記是大腦的本質，但透過復盤，就能累積不需要記住，只要「確認」的工作流程。

雖然效果很明顯，但很多朋友卡住的可能是缺少一個「夠簡單」的復盤流程與工具。

所以下面繼續用幾個具體案例，分享我如何用簡單技巧完成復盤筆記。

利用今日復盤，成為明日計畫，養成長期健康習慣：

最近幾個月我持續利用：「我如何利用 Evernote 範本、每日記事 + AI 設計「原子習慣日記」」，來幫助我改善身體的健康，養成更好的飲食、運動習慣。這個過程更進一步體會到「復盤」對生產力提升的幫助。

首先，我每天建立一則「原子習慣日記」，設定一個簡單可行的當日小目標，作為改善飲食、運動習慣的練習。例如今天要去公園走一圈、午餐試試看便利商店的食物搭配等等。

而「復盤」發生在今日執行行動過程中，遇到問題、產生反思時，我在筆記中設計了一欄「明日改進」，在「今日」行動中就把腦中的反思立刻寫下來，轉換成明日改進行動。例如今天過程中吃了比較多炸物，所以寫下明日可以更以蔬食為主來調整。

當第二天建立新的習慣日記時，我會先回顧一下「前一天日記」達成、沒有達成的行動，以及帶來的成效（例如體脂或骨骼肌的變化），但更重要的是看看「前一天寫下來的明日改進」，然後就直接把昨天寫下的這些行動，複製貼上到今日的習慣日記中。

在這樣的過程中，利用「當下復盤」，幫助我建立了一個持續、連續的習慣修正流程。

• 第一天行動中，當下紀錄第二天可以做的改進。
• 第二天行動前，複製第一天寫下的改進行動。
• 第二天行動中，當下紀錄第三天可以做的改進。
• 第三天行動前，複製第二天寫下的改進行動。
• ......

（延伸閱讀：「習慣循環筆記」比提醒 App 更有效？四階段筆記法幫助我養成習慣）

只要我能在當下行動中，快速把腦中浮現的新想法，或是下一次改進記錄下來。那麼第二天我就可以不用再次思考，也不用花很多時間回憶，只要「簡單複製」前一天寫下來的改進行動即可。

但持續「複製」前一天想到的改進，每次改進一點點，一個更好的生活習慣就會往正向發展。

甚至在每天記錄第二天改進、第二天測試看看效果如何的復盤過程中，我也會累積出一些「原來這樣做更適合我且效果不錯」的行動方案，所以我開始建立一則「知識筆記」，把經過幾次復盤後確定有效的策略，記錄到知識筆記，可以做為未來的參考。

利用復盤產出的內容，或許不是最專業的，但卻是更適合自己的知識筆記。

利用復盤，讓課程花更少時間準備、更快進化：

在我日常工作流程中，要額外準備許多課程、講座邀約，如何節省更多準備時間，又能讓課程品質持續進化呢？

可以分成三個步驟。

• 第一步：事件發生時即時記下「經驗與行動」

當準備一個新課程的過程中，我先建立一則課程筆記，然後每一個「當下」都即時把下面內容寫進筆記：

自己做了什麼行動？（測試了什麼案例、演練了什麼活動......）

產生什麼資料？（簡報、講義、練習表格......）

有沒有接下來的新想法？（還可以測試什麼工具、要不要加入什麼問答......）

我自己對「復盤」的概念，不是等到任務全部完成後才做檢討，因為這時候反而要花更多力氣去回憶、重整資料，而且因為遺忘還會漏掉不少細節。

如果可以任務執行當下就「復盤」，只要寫下做了什麼？還可以做什麼？即可。每次累績一點點，其實就完成了有效的復盤基礎。

• 第二步：任務完成，只針對還可以做的改進調整

就像前面說的，復盤很難完成的原因，在於我們在事情結束後，自己已經忘記大量資料時，才想要回顧反省。

但是如果前面一邊執行，一邊就累積復盤內容，那麼任務完成後，其實復盤筆記也差不多完成了。這時候只要問自己一個問題就好：

還有沒有不在筆記中，下次可以做的改進？（大多數已經在筆記中的內容，維持不動即可）

例如前面那則課程任務筆記，因為執行過程中，整個課程的準備流程、完成的各種檔案文件，還有所有演練案例內容，都已經持續累積在筆記中了。

所以課程一結束，我通常就給自己 5 分鐘，趁著記憶猶新，問自己剛剛課程還有沒有要改進的部分？然後我會快速寫下類似下圖這樣的註記。

• 第三步：每一次任務，都讓自己從復盤筆記出發

當每一次有新的課程任務時，我都會先問自己：之前有沒有類似的例子（可以是一個同樣主題的課程任務，或是多個類似方向的課程任務）？

然後我「一定會先搜尋之前的復盤筆記」，先把可以沿用的內容「複製貼上」到新的課程任務筆記中。往往這時候，新的課程任務就已經具備基本行動架構、參考資料，甚至也會包含前面提到的進一步改進。

那我就只要從這個基礎上去調整就好，多調整幾次後，很多簡單一點的任務就等於快速根據上一次的復盤內容準備完成了！

假設有時候，「隔了很久之後」，才有人邀請我再次講一個主題的課程，或許我的大腦中已經忘記大多數細節，但只要我有上一次任務的「復盤筆記」，一打開，我就能馬上看到當時的行動流程、準備資料、經驗心得，以及改進建議。

那麼要重新找回當時課程的節奏與演練，完成準備，乃至進一步進化，就變成相對簡單的事情了。

前面這些例子與具體的步驟，你會發現，其實並不需要建立多複雜的筆記系統，只要我們可以：

• 在一則任務筆記中，持續記錄做了什麼、改進什麼的經驗即可。
• 在新任務中，總是先搜尋出之前的復盤筆記，先複製復盤內容，再往前推進。
• 那麼一次一次這樣的復盤，建立起每個任務的「連續性」，最終就是一個愈來愈好的工作流程。

或許，你今天就可以找一個目標，找一個常常會重複做的任務，開始建立幫助你未來更高效輸出的復盤筆記吧！

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