Outlook兩款強化套件：桌面版進化與標籤分類改造

不知道目前有多少讀者是使用Outlook來收發信件，或是做行事曆規劃，我想在辦公室裡工作的朋友比較可能有需要、也有機會用到Outlook，而我自己以前有一段時間也是Outlook的愛用者，Outlook將郵件收發、工作規劃、聯絡人、行事曆、筆記等整合在一個軟體中，確實讓我的工作規劃聯絡上更為快速方便。今天就來懷念一下愛用Outlook的歲月，跟大家介紹兩款Outlook2003與2007專用的擴充套件。它們一個是讓你將Outlook各個項目漂亮的輸出到桌面上顯示，另外一個則是透過Tag標籤來管理outlook中龐大的郵件、聯絡人、工作約會資料。

• Outlook on the Desktop：http://www.michaelscrivo.com/projects/outlookdesktop/

這個小工具簡單易用，但是可以為使用者帶來很實際又美觀的幫助。下載後直接安裝(需要.Net Framework2.0，如果你沒有的話它會提示你安裝)，然後啟動這個小程式，它就會將Outlook的行事曆、收件夾、聯絡人等內容，以透明特效的方式呈現在你的桌面上。而且你可以直接在桌面上針對各個項目進行互動，例如查看郵件、新增約會等。你可以用滑鼠右鍵點擊系統列圖示，開啟快速選單來切換要顯示在桌面的Outlook項目，或者點選「Preferences」來進行簡單的外觀設定。

Outlook on the Desktop需要同時開啟Outlook才能進行一些互動操作，讀取資料時也會比較順暢，所以我會建議開啟Outlook，然後將outlook縮小到系統列，這時這個工具就當作一個常駐在桌面的輔助窗口來使用，也有點類似桌面行事曆的功能。

• Taglocity：http://www.taglocity.com/

Taglocity有免費版和註冊版的區別，安裝使用14天後會詢問你要註冊還是轉為免費版，註冊後你還有90天的無條件退費期限。我目前還沒有找到免費版與註冊版的明確區別，看起來免費版是有Tag數量的限制，不過應該還是足夠一般使用者來使用。Taglocity提供你自訂Tag標籤的功能，你可以將這些Tag自由的加在你的Email、聯絡人、工作約會上面。比起用傳統的資料夾分類，Tag的優勢在於一個檔案可以擁有重複的Tag，加Tag的過程不用更動檔案的位置，只需要自由的加上標記即可，然後我們可以透過Tag分類來快速尋獲想要的檔案，也可以利用Tag來識別檔案的內容。我想有用過Web2.0社會化網路的朋友，多少都了解Tag分類法的優勢所在。

Taglocity加上Tag標籤的操作也非常簡便，首先我們在「Quick Tag」欄位裡輸入新的Tag標籤名稱（可以是中文），然後選擇一封郵件（或聯絡人、工作），接著到上方的工作列中點選想要加上的Tag標籤即可。郵件會顯示出Tag的對應顏色，讓你便於識別，如果同一封郵件被加上多個Tag，則會顯示最後一個Tag的識別色。而視窗下方可以放置一個Tag標籤雲「Tag Cloud」，你可以看到某個標籤下含有多少個檔案。

之所以要設定Tag標籤，當然是為了在繁雜的檔案中快速找到想要的資料。點擊Taglocity工具列上的「Filter」，就會出現一個過濾設定的對話盒。它是以標籤雲的形式來顯示各個標籤的含檔數與顏色，點擊某個標籤後，檔案列表中就會即時顯示出屬於這個標籤下的檔案。要注意的是右下角「AND（藍色）、OR（黃色）、NOT（紅色）」的組合方式，當你在某個標籤上點擊第一次時，會用藍色選取這個標籤，如果點擊第二次就會切換到黃色標籤，點擊第三次會切換到紅色標籤，你可以利用這個功能來組合多個標籤的過濾方式。例如將兩個標籤同時選取並切換為藍色，那麼檔案列表中就會顯示同時含有這兩個標籤的檔案。

在Taglocity的Option設定中，必較值得一提的是「Auto Tag」、「Traveling Tag」、「Tag Action」這三個功能。將某個標籤設定為「Auto Tag」的話（如下圖點擊Toggle AutoTag，讓左方標籤處出現計算機圖示），程式會自動記錄學習你加入Tag的行為，判斷哪些內容與哪些Tag相關，當有新郵件進入，或增加新的工作約會時，Taglocity就會依據之前的學習自動為他們加上相應的Tag。這個功能很不錯，我比較疑惑的是它似乎無法判斷中文的內容。

「Traveling Tag」也是一個很不錯但有一點缺陷的功能。這個功能是當你寄出一封含有Tag的郵件時（你可以為新郵件加上Tag），對方收到信的話也可以看到並接收你的Tag，有助於對方的分類和識別郵件，不過可惜的（其實也是沒辦法的）是對方也必須裝上Taglocity。

「Tag Action」則是Tag除了分類、搜索外另一個延伸應用，在這裡你可以設定某個Tag的自動化動作，當你為某個檔案加上這個Tag時，就會自動執行該動作。例如我設定當我為某個檔案加上「Email」這個Tag時，就自動將這封郵件移動到「公務」資料夾。透過Tag Action的功能，可以透過加上Tag的方式來快速完成一些操作。

最後如果你也想將Quick Tag和Tag Cloud嵌入視窗中的話，只要到「Option」的「Tools Preferences」，在「Dock or Windows」的項目中選擇你想要的Dock方式即可。