Gmail 內建約會邀請功能，還可整合Google Calendar揪團喬時間

最近Gmail服務有一連串很棒的更新，例如上個禮拜推出的標籤子資料夾、郵件預覽功能，或者是今天推出的「郵件附檔拖曳添加」、「約會邀請」，前面兩個功能需要到Gmail研究室裡面去啟動，而後面兩個最新的功能則直接內建在Gmail當中。

這一系列實用的更新中，我最喜歡整合在撰寫郵件頁面中的「約會邀請」，尤其是這個「約會邀請」還可以（但不限於）和Google日曆服務整合在一起。「Google Calendar（Google日曆）」原本的優點之一，就是可以很方便的邀請對方參加某一次約會、和他人分享自己的日曆，甚至和工作伙伴一起維護、合作同一份行程規劃；不管在同時管理多份行事曆，或者是多人協作的同步通知上，Google Calendar都非常方便有效。

原本，這麼好用的約會邀請、開會通知、行程協調的功能，都只能從「Google Calendar」單向出發，但是從今天開始，我們也可以直接在Gmail處理郵件時，完成上述的行程安排動作。

 

前幾天剛剛寫完「Google Docs全新協作功能上線，即時多人編修與對話通訊窗口」一文，現在的「Gmail + Google Calendar + Google Docs」彼此之間已經正式搭起了互相溝通的橋樑，如果再算上未來或許還有可為的Google Wave，我們不得不說，即使Google還不是很擅長像是Buzz那樣的大圈子分享社群製作，但是Google卻已經是現代網路世界中最好的小圈子協同工作服務之一。

下面，我針對這次Gmail的「約會邀請」功能，好好分享細部的使用操作心得。

 

• 情況1：我從來沒有和人分享過Google日曆
• 情況1-1：我的朋友甚至根本沒有使用Google Calendar、Gmail

相信絕大多數朋友，應該還是比較沒有機會真正用到「與他人分享、協作整份Google日曆」的功能，甚至是你的大多數朋友根本沒有使用Google Calendar或Gmail。不過沒關係，即使如此，我們仍然可以透過Gmail「向任何人」單獨發出某一次的約會邀請通知。

在Gmail最新內嵌的功能裡，進入你的「撰寫郵件」畫面，可以在原本的「附加檔案」連結右方看到一個新增的「插入：邀請」功能，點擊「邀請」，就能在彈出視窗中向朋友發出約會通知。

在邀請設定畫面裡，有詳細的約會細節欄位，你可以很方便的填寫日期時間、地點與說明，按下〔插入邀請資訊〕後，就會在你的郵件中添加一個事件小卡片。而你在「收件者」（或者副本、密件副本）中加入的收件者帳號都會接收到約會邀請通知。

 

不管你的朋友有沒有使用Gmail或Google Calendar，你透過Gmail發出的約會邀請都還是有效用。例如你的朋友可能使用Outlook收發信件和管理行事曆，這時候你的朋友同樣可以在接收你的約會通知郵件時，將該約會快速添加到自己的outlook行事曆中。

當然，像是Google Calendar和微軟Outlook本來就可以互相溝通（基本上可以讀取ical的行事曆軟體應該都可以互相溝通），只是現在我們（Google用戶）還可以再加上利用Gmail來發送約會邀請的功能。

 

而如果你的朋友也有使用Google Calendar，同樣能即時在他的行事曆和郵件中接收到你的單次約會邀請。

 

 

• 情況2：我已經有一起分享Google日曆的夥伴

不過，這次Gmail整合「約會邀請」功能，對於已經有一起分享、協作Google日曆的朋友來說，將可以帶來最大程度的方便性！

因為，假設收件者是已經與你共享Google日曆的帳戶，那麼你將可以在Gmail邀請設定畫面中，看到對方的「空閒、忙碌時間」；於是你不用擔心要不要先詢問對方是否有空，可以直接就在邀請視窗裡「時間對比圖」中，找出你們彼此都有空的時間，發出會議約會邀請。

附註：當然，很多時候約會邀請基於禮貌，不一定可以這麼「單向」的看到對方有空就插入約會，事先的某種默契或詢問還是必備的。

 

Google Calendar中的日曆分享功能非常值得一用，而且在分享時，你不一定要讓對方看到你真正的行程內容，可以設定成「只能看見有空/忙碌（隱藏詳細資訊）」。這樣一來，你們彼此之間能夠了解對方哪些時間在忙？哪些時些有空閒？但是又不需要真的把在做什麼事情分享出來。

另外，因為Google Calendar可以很簡單的添加不同的「行事曆」，所以你也可以為工作伙伴單獨新增一個專用行事曆，這樣就避免了與私人主日曆混用的麻煩。

 

 

• 小結：

Gmail的功能不僅僅是收發郵件，現在的Gmail可以完成許多不同的工作應用，有興趣的朋友可以參考我之前的幾篇文章：

• 用 Gmail 撰寫收發「圖、文、影、音」並茂的電子郵件
• 如何在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器，並加上顏色標籤？
• 在 Gmail 中自動篩選封存常態郵件，讓收件匣工作更有效率
• Gmail 新增功能完整的 Tasks 工作表，幫你簡單打點生活大小事
• Google Sync 與 Windows Mobile 手機間的通訊錄、行事曆、Gmail同步筆記

強大的管理能力是Gmail好用之處（當然還有優秀的垃圾郵件過濾功能），就連以前常常被人詬病的群組寄信功能也早就已經解決（現在可以在收件者欄位中用選單勾選收件者或收件群組），再加上最新的「約會邀請」功能，Gmail作為目前最好的線上版Outlook，值得我們好好的去利用，發揮它的最大效益。