OffiSync 在Office軟體介面無縫整合 Google Docs文件同步協作

前一陣子有介紹過微軟推出的「線上版Office」，除了可以在網路端直接編輯文件外，也整合在Office 2010文書處理軟體中，讓我們可以輕易的溝通同步本機與雲端兩地資料。而今天要推薦的免費軟體：「OffiSync」，則提供了「Google Docs網路服務」與「Office本機軟體」的無縫整合功能，讓我們能使用Word、Excel、PowerPoint編輯相應的Google雲端文件，也可輕易下載Google Docs檔案，或上傳Microsoft Office資料。

雖然現在很多雲端服務的介面功能都不輸給本機軟體，例如Gmail完全可以取代本機郵件工具；但是在文書、繪圖等編輯上，安裝單機軟體還是有其便利性，別的不說，單是可以「離線編輯」這一點就非常的關鍵。就像我現在編輯這篇部落格文章，也不是在Blogger後台完成，而是用Windows Live Writer進行離線編輯。

而「OffiSync」就是一款支援Office 2003、Office 2007、Office 2010的免費外掛，會在微軟Office介面中添加一個新的編輯工具列，讓雲端文件與本機文件同步協作，全都以Office軟體端為中心，進行離線或連線編輯。

• OffiSync：http://www.offisync.com/index.html
• 相關服務參考文章：
• Google Docs全新協作功能上線，即時多人編修與對話通訊窗口
• Office Web Apps on SkyDrive 微軟網路版Office正式上線，25GB免費使用與親切的繁體中文介面

 

OffiSync的核心特色在於讓Office軟體端與Google Docs服務端無縫整合。

雖然文件上傳、下載是OffiSync好用功能之一，但這個外掛的可用性卻不僅僅在於此，因為OffiSync真正的價值在於：讓你用平常熟悉的Microsoft Office文書處理軟體，不用改變任何使用習慣，也不用管文件到底在本機或雲端，總之就是以最順手的Office軟體端作為所有文件處理中心即可。

我們可以通過熟悉的開啟、儲存檔案按鈕，來同步下載上傳雲端、本機檔案；可以經由Office軟體的編輯功能來處理Google Docs文件（雖然有些版面格式不一定支援）；並且可以把Google Docs的協作平台功能搬入Office軟體中。

 

OffiSync有免費版與付費版，對於一般用戶來說，使用免費版應該已經綽綽有餘，它們的區別如下：

• OffiSync免費版：在Office軟體介面無縫整合Google Docs文件同步存取；從Office軟體端設定Google Docs協同編輯夥伴；在Office中加入Google網頁、圖片搜尋與線上內容剪貼；
• OffiSync付費版增加功能：在Google Docs中儲存Office格式文件；在Google Docs和Office端的不同用戶可以即時同步編輯。

可以看到付費版OffiSync最關鍵的不同，就是支援了「真正的即時同步編輯」，你在Office端操作，你的同事在Google Docs端操作，而彼此都能即時看到對方的內容更新。

 

• 01. 簡單的外掛安裝

接下來我們還是以「OffuSync免費版」為例作介紹。下載並安裝OffiSync，會自動檢查你需要的元件並執行安裝，所以我們只要選擇〔Installed〕即可。

 

• 02.登入你的Google Docs帳戶

接著打開Office Word、Excel或PowerPoint，就可以在上方功能列看到新增的〔OffiSync〕編輯區塊。我們只要在第一次啟動時，登入自己的Google Docs帳戶，以後就能整合兩方的內容與功能。

 

• 03.從本機Office端開啟線上Google Docs文件

我們可以看到OffiSync編輯區塊中有自己獨立的檔案開啟、儲存、另存新檔按鈕，透過它們就能讀取Google Docs的線上內容包含文件資料夾與各種文件檔案。

 

• 04.在本機Office端線上編輯、儲存Google Docs文件

從Office端打開一份Google Docs線上文件後，你可以利用Office直接進行編輯修改，而這份線上文件不會儲存在你的本機端，當你按下Office軟體介面中的〔儲存〕按鈕時，進行的是線上端的儲存。

 

• 05.在本機Office端與線上Google Docs端進行多人同步協作

前面我不是說「即時同步協作」是付費版專有的功能嗎？但是免費版的OffiSync中，還是可以進行「非即時」的同步協作，這是什麼意思呢？

例如你用Office軟體端讀取了一份Google Docs線上文件，暫時進行了離線編輯。然後你的工作夥伴這時從線上端開啟了同一份Google Docs文件，並且也進行了編輯。於是，產生了本機、雲端同一份文件的兩種不同內容版本，這時候怎麼辦？

OffiSync在這裡提供了很不錯的「合併修訂」功能，它會自動偵測線上版本與本機版本的不同，然後彈出提示視窗，要求你〔Merge Changes〕，這樣你就能把兩種版本的修訂合併在一起了。

你也可以在OffiSync編輯區塊的〔Update〕功能選單裡，進行文件的合併、覆寫或版本確認。所以，即使是免費版的OffiSync，也能夠達到有效的Google Docs多人同步協作。

 

• 06.把線上Google Docs文件儲存到本機硬碟中

你可以按下Office軟體端的〔另存新檔〕，這樣就能選擇一個硬碟位置，將編輯中的這份線上Google Docs文件儲存到本機中。

而且，這份本機Office文件會「記得」它的真身是一份Google Docs文件，所以當你以後打開它來進行編輯時，如果要進行〔儲存〕動作，OffiSync會詢問你是否要同時更新線上端與本機端兩份相同文件的內容！

這是一個非常聰明有效的設計，真正讓線上文件、本機文件做到無縫整合。

 

• 07.把原始Office本機文件上傳到Google Docs

當然，你也可以利用Office打開原本的word、excel、powerpoint文件檔案，然後到OffiSync編輯區塊選擇〔Save As〕，透過另存新檔，將這份文件上傳到Google Docs的指定資料夾中。

 

• 08.在本機Office端設定線上Google Docs協同編輯對象

於OffiSync編輯區塊中，你可以透過〔Share〕將這份文件分享到網路上，並獲得專屬分享網址。另外還可以利用〔Permissions〕功能，指定要將這份文件分享給哪個人，只要輸入對方的電子郵件帳號即可。

另外，更重要的是後面這個授權編輯功能，會整合你的「Google通訊錄」，你只要輸入部分郵件帳號關鍵字，就會自動列出相關的Google聯絡人郵件地址！

 

• 09.開啟Google Docs文件瀏覽模式

按下OffiSync編輯區塊中的〔Dashboard〕，你可以打開一個側邊欄，直接瀏覽Google Docs上最近分享、編輯、標上星號的文件檔案。

 

• 10.剪貼Google網頁搜尋、圖片搜尋內容

OffiSync還附送了一個編輯強化功能，利用OffiSync編輯區塊的「Google Search」搜尋列來找出相關網頁內容、圖片檔案，然後我們可以利用〔Copy〕或〔Insert〕，將指定圖文插入目前編輯的文件中。

 

• 小結：

OffiSync把Google Docs線上文件服務很深入的整合到了Office軟體介面中，不只讓我們可以輕易下載、上傳兩端的文件檔案，更重要的是能夠做到趨近於完美的無縫編輯。

如果你的工作上剛好會用到這兩大文書工具，那麼OffiSync就是一款值得裝起來的強化外掛。