Google Docs 文件管理全新介面上線，優先權排序、更簡潔快速

我自己使用線上Google文件（Google Docs）的頻率愈來愈高，尤其當某一份文件必須與合作夥伴「長期共享、協同編輯」時，Google文件可以說是目前我唯一的選擇，這不僅比大家頻繁用電子郵件傳送檔案要有效率的多，而且應用在多人線上會議、修訂版本備查上也都十分實用。而今天看到一個好消息，那就是「Google Docs」推出了更加簡潔有效率的新版管理檢索介面。

這次的新版以調整介面位置為主，把就有功能放到更適合的操作位置上，整個文件檔案列表變得更好操作互動，在搜尋檢索、過濾分類與內容預覽上新版也顯得更加清楚便利。另外也增加了一個「優先權排序」，自動幫用戶判斷重要文件並排列在最前方！

而且我自己使用後的感覺是，新版介面在操作反應上快了非常多。

早上簡單試用了一輪後，相比之前自己的使用體驗，我覺得Google Docs這次的新介面是非常成功而有效率的改變，推薦大家可以趕快去更新。

• Google Docs：https://docs.google.com
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下面我們就一起來看看這次新版Google文件介面一些很棒的新調整。

 

 

• 01.切換新舊介面

現在進入Google文件頁面，就可以看到詢問你是否要切換到新版介面的提示。

放心，切換到新介面後如果真的不喜歡，也可以隨時從右上方選項切換回舊版。

 

 

• 02.快速選單管理「文件集」

所謂的「文件集（Collection）」，就是以前舊版的資料夾。我們可以隨意新增多個文件集，可以設定易於辨認的顏色，也可以把同一份文件依據需要放入多個文件集中。

而現在最棒的是左方的文件集清單上整合了快速管理選單，如此一來我們可以更有效率的在某個文件集中新增文件、改變共用設定，或是做其它的管理。

例如點擊【整理】，就可以快速把文件集或某個文件檔案「歸屬」到多個不同分類中（Google文件中支援樹狀管理文件集，也就是一個文件集底下還可以有多個子文件集）。

另外現在可以更方便的【下載】整份文件集檔案，點擊下載後能指定要打包文件集裡的哪些檔案。

 

 

• 03.Google Docs優先文件夾

Gmail中有我個人非常非常推薦的「優先收件匣」功能，會幫用戶自動過濾出重點必讀郵件。

而現在Google文件也加入了類似的自動判定功能，在文件列表右上方選擇【優先順序（Priority）】排序，這樣一來對你來說相對重要的郵件，就會自動出現在列表前方。

我自己的排序結果非常符合我的個人需求，我目前常編輯、常閱讀的文件真的就會自動出現在前方。

 

 

• 04.更統一易用的過濾功能

在新版Google Docs介面中，所有過濾、搜尋功能都整合到文件列表最上方，變得更加統一，也更容易切換。

我們只要點擊過濾列表，就能快速找出不同類型文件，或是不同協同屬性的文件，也可以快速找出上傳的圖片、影片檔案（不要忘了Google Docs現在可以上傳任何檔案類型）。

 

 

• 05.易於辨識的文件預覽窗格

新版Google Docs介面中文件清單變得十分簡潔，之前的許多屬性資料全部集中到右方的預覽窗格中。

我們只要切換到文件列表中的某個文件項目上，右方窗格就會顯示內容、資訊預覽，也可以從預覽窗格中快速整理文件歸屬的文件集，或是調整共用設定。

這個新改變確實讓整個操作更直觀有效率。

 

 

• 06.快速選單管理「文件檔案」

在文件列表上切換到某個文件項目上，點擊右方的【動作】，就能打開快速管理選單。

這裡跟之前的文件集管理一樣，讓我們方便的使用各種編輯功能，例如檢視這份文件歷來的修訂版本記錄。

 

 

• 小結：

Google Docs文件服務是非常值得一用的線上工具，它有著雲端同步、即時協作、資料備份等等優點。

或許你會說，咦？Office軟體上的某某功能，Google文件還做不到啊？是的，我也不會真的拿Google文件完全取代Office本機軟體，事實上目前也沒有硬要完全雲端化的必要。

但是，雲端化是一種解決特定需求時的最好手段，例如分享備份、協同編輯，當我們有這樣的需求時，Google Docs就是一個很棒的選擇。