Time Recording -Timesheet App 工時計算表，手機專用時間管理

你知道自己每天花多少時間在工作上嗎？有沒有不足或超過？還需要多努力在工作上？抑或需要給自己多一點休閒時間？又或者你是SOHO工作者，必須知道自己實際付出的工作鐘點和所獲酬勞是否合理？那麼你可能都需要一款簡單有效的時間管理軟體，尤其是能長期統計追蹤個人工時表的工具，而這就是今天要推薦的Android App：「Time Recording」。

「Time Recording - Timesheet App」從名稱應該就可以看出它的用途：追蹤個人工作時間花費，記錄每日工時表。這款App非常簡單易用，基本操作就是讓你「打卡」，每次開始工作前記得打卡一次，工作結束記得再打卡一次，就像上下班一樣，然後你的工作時間自然就跑出來啦！

類似的免費工具還有我之前介紹過的網路版「1DayLater」，以及電腦單機軟體「GrindStone 2」，而這款「Time Recording」則是Android手機軟體，剛好三種裝置的時間追蹤管理工具都介紹過一輪，有興趣的朋友可以依自己需要選擇。

• Android軟體：Time Recording - Timesheet App
• 軟體下載：https://market.android.com/details?id=com.dynamicg.timerecording
• 免費軟體
• 功能：追蹤記錄每項任務的時間花費，製作成每日工時表。

 

 

• 比較：

在介紹「Time Recording - Timesheet App」之前，我想先把「1DayLater」、「GrindStone 2」一起拿出來比較一番，剛好這三款工具分別屬於三種平台，但它們的基本功能是一樣的：記錄你的工作時間，提供長期追蹤統計。

所以這三款工具的區別，我覺得就在於用戶需要哪一種平台？

• 1DayLater：網路平台，不管換到哪一台電腦都可以上網看到同一份時間記錄，適合以網路工作為主的用戶。
• Grindstone 2：電腦單機平台，適合真正的在家或在辦公室工作者，記錄單台電腦的工作時間。它的另外一個特色是有相對比較強大的待辦事項管理功能。
• Time Recording - Timesheet App：手機平台、單機軟體，用手機追蹤個人工作時間的好處，就是隨時隨地可以記錄，因為手機通常是最貼身的裝置。

 

 

• 打卡：

Time Recording - Timesheet App使用上非常簡單，最基本的功能就是「Check in」和「Check out」。

1. 〔Check in now〕：進入軟體點擊這顆按鈕，就開始計算工作時間。
2. 〔Check out now〕：再次進入軟體點擊另外這顆按鈕，就停止計時。

透過每次工作開始與結束時記得Check in 、Check out，用戶的「工時」就會被記錄下來了，這就跟你上班打卡沒有兩樣，只是現在是你自己管理自己的工作時間而已。

 

 

• 備忘：

我們不太可能連續一直工作，所以一天之內應該會打卡好幾次，也會記錄下好幾段分開的工作時間，這份工作時間表都可以在軟體主介面上看到。

而如果想要修改工作時間，只要點擊工作表上的任何一個時間點都可以修改。若是某一段工作有重要的事情必須筆記，可以點擊該項工作右方的〔筆記本〕按鈕，就能留下這項工作的備忘錄（Work unit note）。

有時候，我們要記下的備忘錄不是針對單項工作，而可能是針對「一整天」的工作提醒，那麼這時候可以點擊主畫面工作表下方黃色欄位的〔筆記本〕按鈕，留下對於今日的工作備忘錄。

這些備忘在未來的統計查詢中都能看到，有助於我們事後進行檢驗與反省。

 

 

• 任務：

前面你一定會看到，為什麼我的工作表上單項工作最右方還會出現像是「部落格經營」、「工作事務」這樣的「Task」說明？這是因為Time Recording可以讓用戶簡單的區分重點任務。

在Time Recording中打開「Menu」進入「Preferences」，切換到〔Tasks〕設定頁面，點擊〔Edit tasks〕，就能自訂屬於自己的重要任務項目。

例如你的工作可能區分為：行政工作、聯繫工作、企劃執行等等，也有可能你希望每個專案都是一個任務，這都可以透過「Add new task」添加。這裡看個人覺得怎麼區分最有效，不需要太細，而是應該以「這樣區分我以後查詢時可以有效檢驗」作為分類的前提。

附註：其實你也可以什麼Task都不要添加，直接記錄「單純工作時間」即可，這樣Time Recording還是可以當做自己每天工作多久的紀錄器。

例如我自己習慣只設定成「部落格經營」、「工作事務」兩種分類（不管在之前提過的1DayLater或GrindStone 2都是這樣），只需要這兩種分類，我就可以知道自己每天「總工時」有多久？也可以知道在上班日是不是花更多時間在工作上？而在假日時花更多時間在部落格？如果有失衡就馬上能發現。

當事先設定好任務區分後，回到Time Recording主畫面，這時就可透過〔Switch task〕切換任務計時，或是在某項工作計時右方點擊切換任務項目。

 

 

• 結果：

前面的計時、備忘、任務分類，最後當然都是為了日後可以查看結果，進行自我工作效率的檢討改進。

在Time Recording主畫面最下方可以看到〔Day〕、〔Week〕、〔Month〕三種統計分類，點擊後就能查看每日統計、每週統計、每月統計結果，從這些簡單的清單中，我們可以很清楚的看到自己的時間管理是否有效。

在每週或每月的統計清單上方可以切換「Filter」過濾器，例如以我的例子來看就是單獨叫出「部落格經營」或「工作事務」的統計清單，看看花了多少時間在執行這些任務上。

而點擊「Task Martix」時，更能直接查看「總工時」中不同任務的執行時間所佔比例，我們可以清楚的看到自己的時間分配是否恰當。

 

 

• 目標：

從上面結果清單的示範圖中，你會看到我的清單下方有一個每日總工時統計，而總工時下方還會出現一個「未達目標」、「超過目標」的時間計算結果。例如我設定成每日工時目標是8小時，如果我只工作了7個小時，就會出現「－01：00」代表我沒有達到工時目標。

怎麼設定自己的目標呢？進入設定畫面，切換到〔Tracking〕頁面，首先在「Hourly rate」中可以設定自己的「時薪」，這有助於計算自己的鐘點費，尤其如果你是個人接案工作者的話，統計工時與報酬是很有必要的。

而在「Daily target time」中就能設定每日的工時目標了！這個目標可以想像成是自己應該努力工作多久？但換個角度，也可以想像成自己不應該超時工作！以免破壞自己的生活品質。

 

 

• 匯出：

Time Recording可以記錄追蹤，當然也可以把統計結果匯出到電腦上保存！在主畫面上點擊「Menu」－「Data Export」，就可以選擇五種不同匯出表單。

而透過右上方的「Settings」，可以設定匯出的檔案格式，我強烈建議使用「Web Page（HTML）」格式，這樣中文才不會變成亂碼。

至於匯出時，可以選擇像是用Email寄到你的電腦，也可以選擇存入Dropbox或Evernote當中（如果你的手機有安裝這些軟體的話）。

 

 

• 小結：

Time Recording還有提供一個Android桌面小工具，會顯示上次工作開始（或結束）時間，以及今日截至目前為止的總工時，方便我們直接看到鐘點統計，而點擊這顆按鈕就可以進入Time Recording主畫面打卡。

不管是使用Time Recording，或是我之前介紹的1DayLater、Grindstone 2，還是任何你自己習慣的時間管理軟體，我都覺得「記下自己實際工作時間」是一個簡單但有效的小動作，透過這樣持續的紀錄，可以督促、反省自己的時間運用，建議大家都可以嘗試看看。