屬於你的另類技巧？10個數位工具創意利用心得

如果給你一張白紙，那麼你可以在上面寫筆記，你也可以在上面畫圖，或者你想把白紙拿來包東西，甚至你把白紙折成一架紙飛機都不會有人阻止你。這些都可以說是一張白紙的功能，只是有些功能是基礎的、易見的，有些功能則比較隱藏，需要使用者發揮想像力來發掘。

有時候，一個數位工具如果用得熟練後，就會想要多拿它來榨出點剩餘價值。例如電腦玩物中常有讀者提到他們會拿「Google Docs」當做「Evernote」，即使Google Docs掛著文書處理之名，但誰說不可以拿來做筆記？這就是很棒的另類延伸用法。

工具的功能當然會有限制，但有時候只要使用者改變想法、調整方法，那麼就能解決遭遇到的工具問題，或是發揮更多工具用途。雖然大家都想遇到完美工具，但事實上現實世界不存在這種東西，然而幸好人是懂得變通的，所以即使沒有發現自己的百分百工具，但利用自己的變通就能填補那不完美之處。

本著這樣的精神，今天打算來寫一篇實驗性的文章，我想依據自己的經驗，去思考看看一些常見的軟體、服務，有沒有可能發揮出一些另類的、延伸的使用方法？下面的心得有些是我自己實際的體驗，有些則是我的異想天開，有些可能不一定很顛覆，但最重要的是我想拋磚引玉，邀請大家也一起來分享看看你有沒有一些工具另類用法的心得？

 

 

• 01.用Google Docs當做即時通：

Google Docs是很不錯的線上文書服務，它的協同合作功能讓大家可以即時編輯同一份文件，並追蹤版本的修改，在團隊合作、客戶溝通時十分有用。

而我自己有時候要透過即時通和工作伙伴線上討論事情時，我都會婉轉的詢問他們願不願意直接到Google Docs上開講。這樣做的好處應該很明顯，那就是所有的討論、對話、採訪、會議記錄在即時通的當下就完成記錄。

用Google Docs當做即時通，只要開一份新文件，大家在發言時先打上自己的名稱代號即可，而且好處多多：除了同步完成記錄外，還有像是每個人都能隨時修改、補完之前發言；另外因為是在文件裡對話，大家比較會注意言詞與邏輯通順等等。

如果是工作談話且對方不介意，直接拿Google Docs當即時通其實更有效率。

 

 

• 02.用Google Calendar當做日記本：

Google日曆可以同時建立多組行事曆，而且可以隨時開關行事曆。透過這個特性，其實我們可以在Google日曆裡開一個行事曆專門用來寫日記。

建立一個日記本專用行事曆後，平常隱藏起來（因為不要跟正常工作行事曆互相干擾），每天晚上打開，然後寫下當天的心得、故事，甚至還能直接依據時間段落來記錄當日的不同事件！另外Google日曆的日記中可以添加地點（地圖），可以上傳圖片（檔案），甚至還可以連結好朋友（如果你願意分享的話）！

不管是私人日記，還是你與情人的兩人交換日記，都可以透過Google日曆完成一本內容超豐富的日記。

而且如果是自己的成長日記的話，還能直接就和工作行事曆互相對照，比較事前安排與事後檢討的對比，好處是不是非常多？

 

 

• 03.用Remember the Milk記錄點子：

Remember the Milk當然是非常優秀的待辦事項服務，它擁有十分完整詳細的管理排程功能，不過，我雖然每天都打開RTM，卻並非把RTM真的當做「正統」待辦事項工具來使用。

我的RTM用法更接近「點子資料庫」。RTM的格式就是輸入一條「標題」，然後設定設定重要性，或是加上資料網址，頂多加個時間，這樣簡潔的輸入特性很適合拿來快速記錄簡短的點子、想法與素材。

另外RTM可以使用清單管理，於是我的不同工作專案就會建立不同清單，然後關於那個專案的點子想法就記錄在底下，有需要激盪腦力時就打開清單看一看，隨時可以取用。

結果就是最後我的RTM裡並無法看出「應該做的事」（因為我沒有認真管理與排程），但倒是可以找到很多點子，後來我也覺得這對我來說是個不錯的用法。

 

 

• 04.用Blogger當社團私密佈告版：

Google的部落格平台Blogger最近增加了一些動態面板，這些預設的版型很適合拿來當做新聞資訊流，或是當做相簿網站使用。

另外Blogger可以設定成私密狀態，並且禁止Google搜尋檢索你的內容，且只允許特定人進入你的部落格，或是允許特定人進行編輯管理，而這都表示Blogger其實是可以當做社團、工作團隊來私密研討、共享圖文內容使用的。

我相信也有很多朋友真的已經這樣使用了。

 

 

• 05.用社群網站建立新聞頻道：

例如我的Twitter中，利用List功能建立了「網路新聞頻道」，這對我來說就是一個小型的Google Reader，甚至是一個更便利、更即時的新聞閱讀工具。

如果再加上使用像是Flipboard這樣的行動閱讀App，把原本的連結分享，變成真正的電子媒體閱讀版面，那麼社群網站確實可以透過分類來建立自己的新聞頻道，更進一步的，也可以當做Google Reader來使用。

除了Twitter，別忘了Facebook也有名單分類功能，只要做好分類，這些都是可以利用的新聞台。

 

 

• 06.用Google Reader當Evernote：

輕度資訊需求用戶，或者說只需要即時資訊的用戶，我覺得現在確實可以用社群網站取代Google Reader了。

不過，重度使用者還可以讓Google Reader發揮訂閱以外的更多功能。例如Google Reader有個特性，就是你讀過的文章其實都有留備份在雲端中，意思就是即使對方從部落格刪除文章，你也可以在Google Reader找回來，而這也讓Google Reader其實可以當做資料儲存庫來用。

只要組合使用像是tag、Note功能，加上Google Reader還可以剪貼外部網站的資料存入資料庫，所以要把Google Reader當Evernote其實也不是做不到。

 

 

• 07.用Evernote分享線上遊記：

Evernote可以分享自己的「筆記本」分類資料夾，將其公開在網路上，讓知道網址的人可以瀏覽，後續你在同一個筆記本裡新增的記事內容，當然也同樣會更新到分享網站中，例如：「https://www.evernote.com/pub/esorhjy/wordpress」。

而且Evernote筆記可以加入照片，可以錄音，可以添加檔案，所以只要善用形式，要公開分享你的遊記、食譜都做得到！

這時候，誰說Evernote不能當做部落格來用呢？（當然，這是當你不在意SEO等所謂的經營的情況下。）

 

 

• 08.用Twitter滿足一個人的心情碎念：

Twitter雖然是開放大家互相「關注」來「關注」去的，但Twitter有個優點是容許每個人隨意開許多帳號，不用實名制，另外你也可以把特定帳號設定為「私密」，這樣只有你允許的關注者才會看到你的消息。

而這時候，Twitter就化身成你最好的樹洞，你可以擁有一個正常人的溝通帳號，再擁有一個隱形人的私密帳號，任何想說又不能對大家說的抱怨，就丟進這樣的帳戶當中吧！

 

 

• 09.用Fences進行文件流程管理

桌面軟體中最值得推薦的工具就是「Fences」，它在windows桌面上讓你隨意自訂「圍欄」，把雜亂的桌面進行快速分類整理。

而我們可以善用分類功能，把分類變成一種工作流程管理，設定「待進行」、「進行中」、「已完成」三個柵欄，由上至下，你的文件檔案依照目前狀態擺進相應柵欄中，而文件改變狀態後，只要一個拖拉，就能變換位置。

最後，我們只要專注整理在「已完成」柵欄中的檔案，將它們歸檔即可。

於是Fences除了是桌面整理工具，也變成你規劃桌面工作流程的幫手了。

 

 

• 10.用Firefox分頁群組當老闆鍵

Firefox分頁群組在建立多個分類後，可以利用快捷鍵〔Ctrl〕+〔`〕，快速切換到不同的分類中。

於是我們可以建立「工作用」、「偷閒用」的分類群組，然後在老闆逼近時快速切換到你應該面對的網頁。

 

 

• 小結：

上述我自己發想、實踐的一些工具延伸玩法，或許不一定很精采，但都是我想邀請大家也一起來討論的心得，所以，最後就讓我再邀請大家一次，歡迎大家來分享你怎麼惡搞工具？發揮創意？物盡其用？的各種技巧。