Google Drive 雲端硬碟、文書協作平台 一個月後使用心得

大家應該都知道最近我撰寫出版了一本《Evernote超效率數位筆記術》了吧？不過今天的重點不是這本書，而是「Google Drive雲端硬碟」。

上個月，Google Drive一推出，我就立刻以長久的Google Docs、Dropbox等雲端服務的使用經驗，發表了一些評論與想法，不過，那時候畢竟還沒有長期的使用這個最新的雲服務，所以很多東西可能還作不得準。

於是，那時候開始我決定進行一個計畫，也就是把《Evernote超效率數位筆記術》一書從頭到尾的撰寫、編輯、行政出版工作，全部交給「Google Drive雲端硬碟」來完成，要實際測試看看這個服務到底能不能順利完成工作？

而現在Evernote新書出版了，我的實驗也經過了一個月多的測試，如果以結論來說，Google Drive雲端硬碟可以滿足我的工作需求，可以帶來一些新的好處，但也確實有一些侷限與缺點，下面，我就要詳細分享這些心得。

 

 

Google Drive的新方法論：

我常常都說，如果要讓一個工具發揮潛能，首先你要找到正確的方法。

而更重要的是，這個方法可能會是一個「全新」的觀念，可能會和你原本的方法完全不同，如果你不嘗試改變，那就無法善用這個工具。

Google Drive雲端硬碟在本質上正是一種必須要用新方法來善用的工具。

 

在一個月的深度使用過後，我覺得自己之前一開始的判斷是沒有錯的：「Google Drive 雲端硬碟心得：儲存之外，創造與合作平台」，檔案同步只是Google Drive的小菜，真正重要的還是這樣的檔案雲端同步，可以強化原本的Google Docs平台，讓你真正能夠：

直接在線上（瀏覽器內）完成工作。

所以，在這一個月的測試期間，我不管是寫稿、編輯文件、發佈行政表單，或是要與他人共享檔案，我全部都「直接在Google Drive網站」完成。

除非少數有需要時（我後面會提到），要不然，我唯一的工作平台就是瀏覽器打開的Google Drive網頁。

而整體來說，直接在Google Drive雲端平台上工作，效率更好，因為它具有下面要列舉的這些優點。

 

 

Google Drive的優點：

• 1.速度快：

我自己的真實使用體驗是，在Firefox瀏覽器中打開Google Drive，呼叫Google Docs雲端文件、試算表、簡報出來編輯時，它的開啟、編輯速度都比本機端的微軟Office還要快速許多！

微軟Office在本機端打開時，可能會比較遲緩，甚至偶爾打開太多文件會當機，文件開啟太久也可能出問題。

但是在這一個月「完全使用」Google Drive線上編輯平台的過程中，不僅速度飛快，而且完全沒有出現過當機問題，穩定度極高。

 

• 2.即時儲存：

微軟或本機端的Office有一個問題是，不僅容易當機相對Google Docs來說比較容易當機或出錯，而且這時你可能還忘記儲存編輯內容。

但在雲端編輯平台裡，隨時都在儲存，就算不小心關閉分頁，內容也早就已經儲存下來了。

整體來說，Google Drive作為文書編輯工具的速度、穩定度都大勝單機軟體。

 

• 3.快速插入檔案：

我自己的經驗是，在本機端的Office軟體如果要在文件裡插入外部檔案，通常開啟檔案視窗都會有一些效能延遲，操作插入點選也不夠順手。

而在Google Drive中，因為加入了檔案同步功能（你要在電腦端安裝Google Drive同步軟體），所以要在文件裡插入檔案時，直接啟動雲端的Drive資料夾即可，速度飛快，插入檔案時也很穩定。

 

• 4.檔案同步速度快：

在一個月的使用經驗裡，Google Drive同步上傳檔案的速度很快，一次上傳大量、大型檔案時的速度也都能維持一定水準。

 

• 5.更便於分享與協作：

Google Drive不僅是檔案同步，本身就是一個協同作業平台。

所以如果使用Google雲端硬碟來管理檔案，那麼要分享時就更加容易，並且有很多種分享方法：

• 分享檔案和他人一起在線上編輯。
• 分享檔案讓他人直接線上瀏覽或下載。
• 分享公開的檔案網址。

當然，更重要的是，如果你原本就是Gmail用戶，那麼Google Drive讓你可以更好的和他人一些分享與協作各種檔案。

你可以直接分享一個超大檔案給Gmail郵件聯絡人下載，也可以邀請他們來線上編輯你的某份文件。

 

• 6.更便於在行動裝置瀏覽與編輯：

這一個月的新書專案，我全部的文件都盡可能的使用Google Docs原生格式。

而這帶來了很大的便利性，那就是，我可以隨時在iPad、Android上編輯某份文件、試算表，不需要安裝任何Office App！還是完全免費的。

 

 

Google Drive的缺點：

• 1.出現過兩次同步小錯誤：

相比Dropbox幾乎100%的穩定度，在這一個月的使用期裡，我有發生兩次圖片檔案新增到本機硬碟後，沒有順利同步到Google Drive上的情形。

這時候我必須手動關閉Google Drive的桌面軟體端，重新開啟，才能順利同步。

雖然不致於影響工作，但確實是個小麻煩，也代表Drive軟體端的檔案同步穩定度還有提昇空間。

 

• 2.Google Drive的Android App顯示狀態不夠即時：

Dropbox的Android App幾乎一開啟就一定是最新的檔案同步狀態。

但是，在一個月的使用期間裡，Google Drive最讓我不滿意的一點就是它的手機App！因為常常有顯示不即時、不完全的問題。

我在電腦端、網站端的Google雲端硬碟上都已經順利出現最新的檔案同步狀態，但常常打開手機上的Google Drive時，顯示的檔案狀態還是舊的，而且就算手動按下重新整理，也不一定能順利更新預覽。

這一點確實是滿大的問題，非常需要後續的改進。

 

• 3.你的朋友、同事不是Google愛用者：

這是一個很實際的問題，Google Drive的雲端協同作業真的非常有效率，但問題是必須每個人都能改變工作習慣，都能以Google Drive為中心。

一旦你的工作團隊中，有人不是或不能以Google Drive為中心，那效率就會打折扣。

例如，我以Google Docs原生格式編輯的純線上文件，如果要發送給不使用Google Drive的夥伴，那就非得先轉為Office格式不可。

 

• 4.不支援某些微軟Office文件格式：

這又是另外一個實際的問題，如果你的工作文件中，有些文件內容的格式就是要微軟Office才做得到，而Google Docs做不到。

那麼這時候你就不可能完全雲端，一定要偶爾回到本機Office操作不可。

例如下圖中，在word裡的不規則表格就無法在Google Docs中支援。

 

 

小結：

雖然，目前的Google Drive確實有優點、有缺點，但我想我會試著慢慢轉變以Google Drive為中心，更深度的以雲端平台為作業的運轉基地，因為整體來說，這樣工作的效率最高（詳細方法流程我們改天談）。

而這時候，說服其他工作者使用Google Drive也是很重要的。

其實，Dropbox好用的地方是因為它是以傳統檔案思維為中心，所以它的檔案管理方式完全不需要重新學習。但是相反的，Google Drive的運作模式是以雲端為優先的思維，你必須去適應新的工作方法，才能體會它的潛能。

以上，就是我一個月的Google雲端硬碟深度使用心得，歡迎大家的回饋與分享你的心得。