兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法

昨天在台北信義區法雅客舉辦的Evernote座談會非常成功，現場的朋友都很熱情互動，上半場在我分享完這次特別製作的簡報後，下半場大家都提了非常多精采的問題，希望這樣的活動，對於交流大家在數位工作、Evernote活用上的想法是有所幫助的。

那麼，今天我要分享在這次簡報中提到的兩大重點，歡迎大家一起在線上做更深入的討論。這兩大重點分別是：「用Evernote完全記憶」、「用專案管理模型整理筆記」。

我特別畫了兩張圖來解釋這兩個概念，而我要說的是，如果你覺得這兩個概念確實是可以增進工作效率，那麼，其中很重要的關鍵點就是：這兩個方法都只能在「數位、雲端工具」裡才做得到，紙本是無法這樣去整理內容的！

2015/9/22 新增：瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 專案管理

• Evernote：https://www.evernote.com

在分享這樣的想法之前，我要特別提醒大家，我非常歡迎大家用不同的角度來分享你們自己的作法。

我相信同樣的工具可以有不同的創意用法。

我更相信同一種需求不一定只能用一種工具滿足。

所以我丟出這樣屬於我個人的想法時，最希望的就是也聽聽你們個人的想法。

完全記憶：

我把Evernote當做「所有內容」的統整中心。
所有內容，就是包含數位、紙本、不同工具裡的圖文影音檔案資料。

在沒有這樣使用Evernote前，我覺得內容管理是「非常分散的」，有些郵件存在Gmail、有些對話存在即時通、有些草稿大綱存在Word、網頁書籤資料存在瀏覽器、紙本便利貼更是貼滿辦公桌。

當我要查找內容時，我必須要翻開好幾個「抽屜」才找得到！！

而真正生活行動裡所見所聞的事物還不知道要記在哪裡比較好？然而一旦我猶豫如何記住時，這些寶貴的靈感早就稍縱即逝。

你真的覺得以前這種零碎的內容管理方式是好的嗎？

因此，既然開始使用Evernote，而這款工具又可以在電腦、手機上使用，並且能夠儲存圖文影音檔案所有的內容，那麼，為什麼不把所有的內容集中到Evernote上呢？這就是我說的利用Evernote達成的「完全記憶」。





當我收到一封重要的工作交辦郵件，當我收到一封以後用得到的購物確認單，當我和工作伙伴在即時通聊完一段重要的公事對話，我立刻就把這些內容轉存到Evernote中。你可以用一些快捷辦法，但簡單的複製、貼上，永遠可以在任何時候幫你幾秒鐘解決問題。

當我要打草稿、想大綱，當我要建立一個重要的以後會一直用到的參考文件，這時候我不再首先想到Office Word，相對的，我首先想到應該在Evernote直接建立。

而若是一些非常重要的檔案，除了儲存在電腦硬碟外，我也會想到應該把他們插入Evernote的相關筆記中。

紙本的紀錄雖然仍然可以應急，例如邊接電話邊寫便利貼，例如在演講的紙本講義上寫重點，但是這些紙本記錄，我也會當下把它們「拍照」下來，儲存到Evernote裡面（參考：Evernote 拍照記憶法，用照片筆記收納人生瑣事的心得）。

而生活行動裡隨時想到的靈感，隨時看到的美好事物，我現在可以沒有任何遲疑的，立刻用Evernote寫下、拍下、錄下這些內容。



於是，這些「數位、紙本內容」全部被統合到Evernote裡，再也不分散，我永遠都知道只要進入Evernote，只要翻開一個抽屜，就可以找到需要的內容。

而且雲端服務幫我把內容永遠就是儲存在那裡，不會搞丟、不會腐爛；我也永遠不會忘記自己把內容儲存在哪裡，不再搞丟任何東西，因為要找的地方只有一個，就是Evernote。

「完全記憶」，就是把內容的記憶完全交給Evernote，沒有設限，統一集中，並且隨時備份與同步，而這將大大的增加自己內容管理、查詢的效率。

專案管理筆記：

我不是專案管理專家，所以我這裡並非真的要講專案管理的理論。我想說的只是或許我們可以借用專案管理的基本樣貌，來回過頭管理Evernote的大量筆記。

在工作場合裡，老闆交代專案經理執行某個大型工作，專案經理底下統合幾個不同的小團隊來分別進行企劃、美術、製作等等作業，而當牽涉到行銷、行政的業務時，專案經理還必須懂得聯絡與協調公司原本已經有的團隊資源來協作。

這樣一個模式可以應用在Evernote的筆記管理中，讓你更有效率。

我們就是老闆，Evernote就是我們底下的工作者，這時首先我們要指派一個專案經理：

「Evernote裡的一則核心筆記」，老闆不會每次都直接和最底下的員工對話，而是只面對專案經理，再由專案經理去指揮下面的分散環節運作。

如果老闆每次都要重複和最底下的員工討論，如果你每次工作時都要重複在不同資料庫裡翻找，這樣你的工作將會非常沒有效率。因此在你們中間建立一個專案經理（核心筆記）非常重要。





每當我進行一件工作時，例如很具體的就以製作一本Evernote的書籍來看。

在Evernote中可能有一個或好幾個資料庫（分類記事本），專門用來「收集」相關的參考企劃資料。我非常強調一個重點，就是你在分類筆記時，務必要把「收集」、「執行」的筆記分開來存放，這樣你才會「頭腦清楚」。

在Evernote中，也儲存了一些重要合作夥伴的名片，以及公司裡日常工作需要的各種行政、行銷資源。

但這些資料無可避免的會是在不同的記事本中。





所以當我正式開始執行一個專案工作時，我一定建立一則「核心管理筆記」來統合這些資源，記住，就只有一則。

在這一則專案管理筆記中，我可以把所有最重要的待辦事項，所有重要的流程資料，以及整個計畫的樣貌放進去，因為這就是一個專案經理應該知道的事情。

然後，我也利用這則專案管理筆記來統合前面所說的各種Evernote資源，利用「筆記連結」、「插入檔案」的方法，將其他筆記裡重要的資源，彈性的整合到這則筆記裡，而且還能隨時增加、刪減。

我只要「做一次」整理，以後就不會重複的到不同筆記資料庫裡找內容，不會浪費時間去做「重複而繁瑣的動作」。

更重要的是，每當我工作時，作為Evernote的老闆，我只要「盯著」這則專案管理筆記就好，一對一，就能透過這則筆記掌控所有的工作進度與資料！





這個方法更棒的地方是，因為所有最重要的資料都控管在這則專案管理筆記中，所以未來如果工作完成時，我大多數時候可以「只備份這則專案管理筆記」就好。

我也強烈建立要區隔「行動」、「行動完成（封存）」的筆記，千萬不要混在一起，所以一旦完成需求的筆記，我一定立刻轉移到封存資料夾中，或是立刻「刪除」它們！

那些因為這項工作而收集的數百則剪貼，通常下次工作就用不到了，或者下次工作時這些資料已經過期而無用了，所以我會選擇把這些「參考資料」刪除。

但「核心控管筆記」我一定會保留下來，因為這就好像我的工作日記，也是未來要查詢之前工作流程的最好依據，並且重要的合約文檔也都儲存在這則控管筆記裡面，更重要的是，有了一則專案管理筆記，你要備份時就具體簡單多了！





以上，就是我自己對於Evernote的兩個想法，並且用兩張圖來解釋這樣的概念，提供大家一起思考，也期待聽聽大家的意見。