Gmail 最佳化：一步步改造電子郵件處理流程的六個原則

「處理電子郵件」可以說是現代人工作上最常進行的工作之一，也可能是最重要的工作之一。我還算不上是處理電子郵件的達人，我的每日郵件數量和許多人比起來也不算特別多，但透過一些自己的研究，以及針對Gmail功能的最佳化，我對於處理電子郵件流程有一些心得想提出來跟大家分享。

繼上次分享過「零碎時間最佳化：我如何堅持每天寫完一篇部落格文章？」的個人心得後，「個人最佳化」的主題其實我規劃了許多篇將陸續發表的文章，而第二篇就是今天要談的，關於我自己的Gmail最佳化方法。

這篇文章有個前情提要，就是我之前建議的「今天開始關閉、移除、視而不見那些新訊息提示誘惑」，不要讓新郵件提醒來干擾你的工作，自己設定適合的時間「間距」來快速處理郵件，可以讓你更專注在完成重要的事情上，但又同時兼顧即時處理郵件的需要。

而今天要分享的，就是我在Gmail中處理郵件的流程與方法。

 

 

一、專注原則，一次一件事

處理郵件其實是一個「很容易分心」的作業，首先處理郵件本身就會讓你從真正在執行的工作裡分心，再者，一些次要的郵件也會干擾你專心處理重要郵件。

所以，在處理郵件上我會把持兩大原則：

• 1.設定「固定的時段」，在「短時間內」快速、集中處理郵件，但絕對不要一邊工作一邊處理郵件。
• 2.進入郵件處理時段後，優先處理「重點郵件」，暫時或直接捨棄次要郵件。

Gmail用戶應該開啟收件匣選單裡的【優先顯示重要郵件】功能。

這樣一來，不重要的郵件會自動被分類到一個次要的收件匣中，而在你的主收件匣，只會看到常用聯絡人等重要信件。

這讓我得以在短時間內專注處理重點郵件，而有時候時間太趕，我甚至會直接把次要收件匣的郵件一次清空。

 

 

二、簡單原則，工作郵件？私人郵件？

「分類」是一種會讓人上癮的東西，尤其Gmail中建立分類又是一個非常輕易就能完成的動作，但更是因為如此，我們才不可以墮入分類的陷阱中。

分類簡單明確即可，例如我主要依賴的有三種分類：

• 1.工作相關郵件。
• 2.私人相關郵件。
• 3.帳務相關郵件。

我會有一些其他的郵件分類，例如為了自動過濾一些郵件而存在，但基本上都會隱藏，並且設定為灰色，只有上述三種主要分類顯示為有顏色。

這樣顯示分類有兩個好處：

• 1.不用再為了分類傷腦筋，處理完成的郵件很明確就能丟入相應的大分類中，從收件匣移除。
• 2.透過自動分類幫郵件加上顏色，接收的新郵件依據來源，自動加上具體、簡單的分類顏色，我可以清楚快速知道郵件的用途：工作的？或是私人的？。

如果分類太細、太複雜，不僅讓你實際整理起來很麻煩，而且「實用性不高」，你根本不會一直切換不同分類來查看，反而會製造郵件的混亂。

參考：如何在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器，並加上顏色標籤？

 

不太需要為了以後查找郵件方便而去建立瑣碎的分類，因為大多時候，要找郵件時我不是真的進入分類找，而是直接以關鍵字搜尋來找出重要的郵件。

不管是搜尋郵件內容，或是搜尋和某個聯絡人的通訊記錄，在Gmail中都很簡單。

 

 

三、有用原則：最省事的重點整理

郵件本身是一個很複雜、很混亂的東西，所以我們的管理方式應該要能清楚、簡單、明快，並且最重要的是要「真的有效」、「以後真的用得到」，否則就是浪費整理時間。

我會利用「加上星號」功能標註一些重點郵件，這樣一來「後續」在一長串的郵件清單中（例如搜尋結果裡），我可以快速清楚的找出「真正有用」的那幾封郵件。

在Gmail中可以加上五花八門的星號，但我建議只要選擇兩種、三種來使用（其他星號都隱藏），例如我自己的方式是「只設定一種星號」。

為什麼？因為當我發現使用太多種星號時，我很容易忘記每種星號的意義，加星號時要反覆選擇也很浪費時間，而這樣星號標記不就反而無效了？

不如就只使用一種星號表明「有用的郵件在哪裡」，以後不管搜尋、查分類時都能直接看到重點。

 

 

四、提醒原則：不要忘記重要進度

Gmail本身沒辦法提醒你回頭去處理某封重要郵件，但這卻是一個我們非常需要的功能。

當你正在進行一個長期的專案時，一定會有幾則不同郵件需要「持續追蹤」它們的進度，或者需要隨時回頭去查詢當初的來往資料。

另外，每天接收的郵件裡，可能也有一些需要「稍後處理」的郵件。這時候，要怎麼提醒自己追蹤這些不同需求的郵件呢？

我自己的方式就是利用Gmail內建的「工作表」。把這些需要追蹤、確認進度的郵件加入右下方的工作表中，依據專案分類好，這樣以後就能隨時呼叫出來查看。

並且在工作表長期開啟，我能隨時知道還有哪些郵件需要保持關注，詳細作法可以參考：如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享

 

 

五、保存原則：統一郵件與工作資料

想要「長久」保存郵件時，可能是因為兩種需求：

• 1.作為以後的呈堂證供。
• 2.作為工作資料的內容查詢。

如果是第一種需求，那麼就是結合本文第二、第三點的方式，將重要郵件以重點標記的方式，長久保存在你的Gmail雲端信箱中，等到真的發生不幸時可以找回證據。

但如果是第二種需求，那麼我個人的作法則是轉存到「Evernote」中。

只要把郵件直接轉寄到我的專屬Evernote郵件地址，就能自動存入筆記裡，然後我就會把郵件和相關工作筆記整合在一起，以後查詢更方便。

用Evernote來統合所有的工作資料，我要查詢時也只要以Evernote為依據即可，這會比資料分散在郵件、檔案、筆記中必須分開查詢要有效率的多。

 

 

六、清空原則：讓收件匣GTD化

「清空收件匣」不是把郵件真的刪除（當然，無用郵件就盡情刪除吧！），而是讓你的Gmail首頁保持清空的意思，永遠只會顯示「尚未處理」的郵件，這樣你在處理郵件時能夠更加明確自己的執行步驟。

所以我建立郵件分類的目的其實主要不是要分類，而是要用來封存郵件，把那些處理好、處理過的郵件從收件匣移出，封存到分類中。

這部份的詳細作法，可以參考之前的「每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法」一文。

這種作法最重要的意義在於「GTD」化的信箱，你的每封郵件就是待辦事項，每天的收件匣就是告訴你今天要做哪些事情，而你只需要執行並封存它們即可，不需要被其他郵件干擾。

 

 

以上，就是我自己結合Gmail內建功能（上述作法完全不需要安裝任何外掛，不需要進行任何改造，也不需要記住任何快捷鍵），所思考的最佳化的郵件處理流程與原則。

最後，也歡迎大家一起來分享你們的想法。