如何追蹤、提醒、備份重要電子郵件溝通進度的個人心得

雖然之前寫過「清空收件匣之前，從根本處減少你收發的電子郵件數量」一文，不過在工作或生活之中，確實有些事情需要透過電子郵件來溝通，而這些電子郵件溝通的過程中就產生了我們必須「追蹤進度」、「提醒日期」、「備份內容」的需求。

例如一份合約的郵件確認往返，我必須確認目前談妥的進度到哪裡？什麼時候必須完全談定？以及最後把這些往來內容存檔備查。

今天，我想來分享自己如何滿足上述需求的數位工作流程，我會利用Gmail、Google Calendar、Evernote三種工具來串連整個需求。或許這樣的方法很適合我自己，但不一定百分之百適合你，所以也歡迎提供看看你的方法，讓彼此交流更多工作應用的想法。

 

 

• 01.先有一個「專門顯示重要郵件」的置頂收件匣

郵件管理第一步，就是把重要、不重要的郵件區隔開來，並且讓重要的郵件永遠保持排序在最頂端，隨時可以使用、提醒（參考：如何讓你的重要郵件不要淹沒在Gmail信件海中？我的心得分享）。

以Gmail來說，我會在收件匣的下拉選單裡，開啟【優先顯示重要郵件】，這樣收件匣中就會多出一個置頂的欄位，專門過濾、擺放那些重要的郵件。

 

 

• 02.讓「緊急」重要待辦郵件保留在收件匣最上方隨時提醒

處理過的、不重要的郵件我都會從收件匣上清空，這樣除了之前說的海闊天空外還有一個好處：讓真正重要的待辦郵件不會被干擾、不會混雜（參考：每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法）：

讓收件匣頂端只有最緊急、最重要郵件的待辦清單

我會把當下需要密集、即時追蹤進度、常常往來的郵件保留在收件匣的「重要郵件欄位」中，但保持每天清空其他郵件。

於是當我每日進入收件匣，一定立刻優先看到需要趕快處理與追蹤進度的郵件，這比你設定什麼提醒系統都還要直接有效。

 

 

• 03.我寄出的重要等待回覆郵件也移入收件匣

有時候情況是：我寄出一封郵件，要等待對方答覆，而且這是非常重要的任務，那麼這時候我就需要非常密切的追蹤對方是否回覆了？要不要再寄一次？要不要改變聯絡方法？等等。

之前我有試過在郵件裡安插「對方是否看過郵件」的外掛，但我發現這樣的提醒沒什麼實際用處，因為我的目的通常是「對方要回信給我」，而不是對方是否看到，不管對方有沒有看到郵件，只要沒回覆，我一樣需要再次聯絡直接他回覆為止。

所以後來我的工作方法就是改為密切追蹤並提醒，直接對方回覆我為止。

但由我這邊首次寄出的郵件並不會出現在收件匣中，所以我會進入「寄件備份」，把那些「最重要（不是全部喔！）」的寄件備份〔移至收件匣〕，放入我前面提到的置頂重要郵件待辦欄位。

這樣我每次打開收件匣，就能統一隨時追蹤、提醒這些重要郵件往返的最新進度：如果還沒回信，我也知道要優先處理、寄送哪些郵件。

 

 

• 04.為重要郵件設定工作到期前日期提醒

郵件往返通常會有一個必須完成工作的期限，也就是這個任務的截止日期，那麼在郵件系統中要如何設定這樣的提醒呢？

我的方法是結合Gmail與Google日曆來完成。

那些有進度截止日期的重要郵件，我會放入「Gmail工作表中」（參考：如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享）。只要在郵件閱讀畫面右上方點擊【更多】－【新增至工作表】即可。

在工作表裡的待辦郵件項目，可以點擊右方箭頭進入詳細設定畫面，這裡就能使用Google日曆設定日期。

來到Google日曆，開啟左方我的日曆的「工作表」。

在日曆中，這些被設定日期的郵件工作表項目，就會出現在你的日曆上。

而我就利用這樣的提醒系統，可以從Google日曆上整體宏觀的了解每一封重要郵件的處理截止日期。

這讓我決定今天要優先處理哪些郵件？哪些郵件又必須儘快獲得對方回覆？或是告知對方截止日期？等等。

 

 

• 05.建立重要完成郵件的備查資料庫

當然，完成後的郵件，我會移出收件匣，但留下郵件在其他資料夾裡備份，最重要的溝通郵件當然都需要「在電子郵件系統本身留下備份」，因為這不只是方便以後查詢，對於一些糾紛的確認上也是有用處的。

但我還會把這些重要郵件內容「額外」轉存到Evernote。

利用「轉寄」到自己的Evernote專屬電子郵件帳號（參考：兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法），就能把這封郵件的往來記錄直接寄到自己的Evernote筆記本中。

在Evernote電腦端的「屬性」查詢中，有一個「電郵至Evernote」的項目，讓你快速查出這些寄來的筆記。

而之所以我會「另外」把重要郵件備份到Evernote裡，優點是它可以和同一個專案的其他資料整合在一起。

這樣以後我要查這個工作專案的資料時，我只要在Evernote中就能統一查到進度、文件、郵件所有內容，比較方便。

 

以上，就是我自己在工作流程上，實際管理郵件的進度追蹤、日期提醒、資料備份的方法，提供大家參考。

也歡迎大家說說你們的作法。