WorkFlowy 教你如何簡單打點大腦靈感、專案任務流水帳

最近看到幾位朋友在推薦「WorkFlowy」這個線上待辦事項工具，試用了覺得還滿喜歡的，它的使用方法很有特色，去除了所有可能干擾思考的按鈕功能，用很直覺且不需學習的方式讓你管理自己不斷湧出的大腦靈感，或是如流水般不斷增加的專案任務。

「WorkFlowy」的主畫面就是一張白紙，你的開始就是在上面把你想到的所有事情打上去，簡單的目錄管理，讓每件小工作的階層關聯很清楚的展示出來，而你可以隨時收合展開每一層目錄，查看需要完成的所有任務。

你可以說這是一個進化版的「純文字記事本」，讓你用文字「迅速組織」所有複雜難解的瑣事，而在實際把這些零散脈絡透過文字加以「邏輯化」後，不僅清空了你腦中的負擔，也讓未來應該如何執行會更有條理。「WorkFlowy」希望透過純粹使用文字來讓你的大腦思路更加清晰。

• WorkFlowy：https://workflowy.com/
• WorkFlowy iPhone iPad App：http://itunes.apple.com/us/app/id551139514?mt=8
• WorkFlowy邀請連結（你與我都可以增加每月250個任務額度）：https://workflowy.com/?ref=a986353

 

 

「WorkFlowy」可能和你想像中的待辦清單有點不一樣，例如沒有常見的時間提醒通知，沒有優先權等級，當然更沒有繁複的插入檔案等附加功能。

但這樣的一種不同，或是「WorkFlowy」的這種純粹的堅持，或許就是改變你管理自己大腦靈感、調整規劃專案任務方法的機會。

是不是以前我們花太多心力在吹毛求瑕、追求完美？而忘記了其實管理應該在於捨棄更多累贅，力求簡潔而有效。

 

 

• 1.掌握每件事情的主從階層

在「WorkFlowy」中可以非常清楚的描繪出所有事情的關係，尤其是任務之間的從屬：在某個大目標底下需要完成幾個工作，在每個工作底下又要透過哪些步驟來逐步實踐，這都能在「WorkFlowy」中很好的表達出來。

另外，你也可以按住任務後拖曳，改變任務的排序，而這就表達出了任務之間的急迫性、重要性層級。

 

• 2.專注在當下的任務地盤

雖然外表看起來是純文字，但其實「WorkFlowy」操作起來很有「彈力」，你可以隨時從根目錄點進某一個大綱標題中，這時候會「放大」這個區域，呈現出這個章節底下的細部內容。

這也表示即使你的所有工作如蜘蛛網般繁複，但是你也能隨時進入某個節點，專心在目前這項任務的每個執行步驟細節上。

 

• 3.針對執行細節的備忘記錄

「WorkFlowy」不只可以列舉綱目，也可以在每一項任務底下新增「note」，詳細筆記這項任務需要的備忘錄。

這些筆記會直接跟著你的綱目顯示，瀏覽起來很直覺清楚，除了當做工作備忘外，這樣的筆記功能也很適合用來「思考」，讓你思考的同時也轉化為文字，然後一邊把自己的工作流水帳具體化。

 

• 4.追蹤了解專案的流程進度

縮合時的「WorkFlowy」，可以看到整個專案各大重要目標的入口。展開時的「WorkFlowy」，則能爬著線索了解其中一個環節的詳細處理過程。

一旦完成某個任務，就可以點選「complete」將其「劃掉」，透過右上方的「Completed: Hidden（Visible）」按鈕，可以決定要不要顯示這些已經完成的任務細節。

不要看到已完成任務時，可以讓你專注於剩下的任務。而選擇瀏覽所有已完成、未完成任務時，則能讓你統觀全局，了解目前進度。

 

• 5.設定任務的時間、重要性標記

前面的功能都看起來簡單又實用，但是難道「WorkFlowy」真的不能讓我設定時間提醒？不能區分重要性？或者不能連結不同任務之間的關係嗎？

其實這些需求可以換個方式，用「Tag」來完成。只要利用「#關鍵字」、「＠關鍵字」就能幫任務加上許多應用變化。

在「待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案」一文中，我有提過任務清單與「行事曆」的不同，在任務清單中其實不需要有明確的時間定義，而是要定義出「現在我應該做什麼」即可。

回到「WorkFlowy」，例如標籤把任務加上「Today」、「Tomorrow」標記，就能很清楚的定義出「現在有空時可以做什麼」。

 

• 6.分享你的專案規劃清單

不管是你頭腦風暴想出來的靈感列表，或是修修改改後定案的工作清單，都可以簡單的透過專屬網址分享給其他人。

除了可以允許對方只能瀏覽或編輯外，對方也能直接把你的工作清單加入他自己的專案蜘蛛網中。

 

• 7.在行動裝置上使用WorkFlowy

雖然「WorkFlowy」沒有推出App，但不管是iPhone、iPad還是Android，都能直接用瀏覽器使用行動版的「WorkFlowy」，而且操作起來很順暢。

 

• 8.免費版的每月使用任務額度

「WorkFlowy」有免費版與付費版的區別，免費版每個月只能容許500的任務，而付費版可以無限增加任務。

不過在免費版中，如果你把任務「刪除」（注意，是刪除，而非卻認為完成），那麼它的額度就會空出來。也就是每個月容許你有500個任務在清單上的意思。

基本上這應該足夠一般用戶使用了。或者，你可以點擊我提供的「邀請連結」註冊，這樣你和我都會額外獲得250個任務額度。