今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數位工作習慣

安排適合自己的生活作息、工作節奏是一件很重要的事情，在之前的「零碎時間最佳化：我如何堅持每天寫完一篇部落格文章？」一文中，我有提到過經由每天早起撰寫一篇部落格的時間安排，可以在工作流程上帶來很大幫助：「對的時間做對的事情」，總是能夠事半功倍。

從這樣的想法出發，今天想邀請大家一起來討論的課題是：有哪些事情適合「今天晚上」做，不適合「明天早上」做的呢？當然，每個人的工作環境可能不太一樣，對我來說，最適合的時間節奏掌控應該是：

早上的時間要用來「執行」，而不是用來「準備」。

早上通常是對我來說比較少干擾的時間，也是頭腦比較清晰的時間，所以利用來「執行」，具體的完成起碼一件待辦任務，不僅執行的效率與品質更好，而且還有附加的好處：因為如果早上就先專注「完成工作」的話，那麼就比別人搶先一步做好一件事情，接下來的一天也多了餘裕去應付突發狀況。

 

 

從這樣的角度來推論，既然明天早上起床後要用來「執行任務」，那麼「準備任務」的工作當然就必須今天晚上完成了！

依據這樣的想法，下面我歸納了一些數位工作上的習慣，可以試試看「今天晚上」就做好，那麼「明天早上」就能全力衝刺來完成任務。

當然，這是從我個人的工作經驗與環境出發的，也歡迎大家針對你們的工作經驗與環境，分享你們的時間節奏安排。

 

 

• 一、 今晚就把今日工作歸檔，不要在明日早上時做整理

「今日事，今日畢」雖然是個可以追求的目標，但老實說要真正完全做到實在太難了，很多時候大型的工作也無法在一日之內就完成，但人總是要休息充電，就算今日事尚未完畢，我們也不應該不休息。

但在今晚休息之前，起碼要做好一件事情：把目前工作到一半的檔案、筆記進行歸檔整理。實際上我會有兩個作法：

• 1.工作資料夾中整理並保留接下來要立刻使用的檔案，隔離已經完成或無用的檔案，把下一次工作需要的資料標明並突顯出來，讓我明天一進入工作資料夾時，立刻知道可以從哪些檔案著手。（參考：2013 重新思考收納整理術，簡單做也能有效的分類法）
• 2.在工作筆記中註記目前最新的進度狀況，把今日工作結束時還有待解決的問題與想法寫入筆記，讓我明天可以依照筆記快速銜接今日的工作進度。（參考：兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法）

為了讓明天早上可以立刻銜接今日暫停的工作狀態，一定要在今晚先做好工作的歸檔與註記。而且這個行動千萬不要等到明天早上才做，因為有可能那時候印象模糊而會耽誤更多整理的時間，甚至很容易遺漏一些工作細節。

 

 

• 二、今晚就回應需要的郵件，並且早上第一件事情不是回信

這裡要先說明我的工作情況：在我的工作專案上，通常接收到信件與社群留言時大多都是一些額外新任務的溝通，而非核心的工作進度需要靠信件往返來完成。我相信也會有一部分朋友跟我的情況類似。

所以如果我一大早起床後就開始看電子郵件、看社群網站的留言，然後開始回應處理的話，我一天最一開始的工作時光就花費在處理這些「額外增加」的任務上了（除非偶爾真的要等重要信件回覆，那就另當別論）。

而可能我早上回信回留言花了一兩個小時，結果真正的工作進度卻沒有進展，然後接著進入一天的忙碌期，開始有更多意外狀況發生，我更沒有時間處理自己真正核心的工作進度。

因此我會讓自己養成，在晚上結束工作前把所有信件與社群留言都回覆完畢，如果裡面有重要任務就加入待辦清單（參考：在數位時代裡，每天你應該練習清空的 5 件事）。而一大早起床後，絕對不要去做回信、回留言這些增加額外任務的工作，而應該回歸自己最重要的核心工作進度，優先處理核心工作的待辦事項。

起碼先完成一兩件自己真正重要的工作後，才去看新的郵件、接收新的任務。

 

 

• 三、今晚就把累積的新聞清空，並且明早不要看過去的新聞

捨不得是拖慢工作進展的兇手，如果明天一早起床還要處理今天遺留的消息，那麼會不會反而錯失了明天更重要的新鮮事件？

所以我在今日晚上結束前，不管有沒有看完 Google Reader 或社群網站新聞，我都一定會做清空的動作，而等到明天早上起床，就從最新的新聞看起。

重要的事件不可能只有一天的討論熱度，所以不需要把舊新聞累積到第二天看，每天就從真正的新聞看起，一定不會錯失昨日重要消息，還能更快看到新的重要消息。

延伸來看，我也不會去做「回頭捲完所有社群時間軸訊息」這樣的動作，因為這樣的動作對工作或交流幫助不大，過去的資訊如果重要它一定會被再次提起，在資訊時代與其追舊浪，不如一直站在當下的浪頭前端就夠了。

 

 

• 四、在晚上整理未來計劃，並且安心睡覺

每一天都可能有很多新的挑戰，明天一大早可能工作上就已經是個刺激的戰場，正因為如此，所以更應該在今天晚上就把未來行程做好確認與安排。我這邊講的是類似「Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得」一文中的時間管理安排。

我自己也常常面對工作無法如期完成的壓力，但很重要的一點，就是不管今天做得如何，今天晚上一定要勇敢的面對自己目前的專案截止日期、計劃進度、未完成任務，並且思考可以怎麼做？然後安排到明天以後的行程中。

起碼當我今天晚上整理好未來行程與進度後，接下來已經不是我能再做更多的了，我只能安心睡覺，然後明天早上起來後依照規劃繼續前進。

我發現如果當我今天晚上不願意去面對不如預期的困境，沒有把未完成的壓力實際翻出來看的話，那麼反而會開始惡性循環，到了明天早上會更加徬徨而手足無措，尤其當明天早上又多出很多新的意外挑戰時！

所以無論如何，今天一定要面對進度並整理未來可以做到的行程，而不要拖到第二天早上。

 

 

• 五、在今晚總結你的工作，並且確定明天早上要做的第一件事

最後，經過上述四個方法，我在今天晚上總結了目前工作後，我會要求自己在今天晚上先確定一個非常具體的待辦任務：明天早上要做的第一件事情。對我來說，這可能代表確定明天一早要寫的部落格文章題目，或是完成一個工作上最緊急的未完成任務。

然後一大早起床後，二話不說，不碰郵件、不開社群、不整理檔案、不重看計劃，而是先把「那預計要做的第一件事情完成」。

這樣做的附加好處就是：在進入真正工作繁忙時間之前，我已經完成一件有意義的事情。每天的一開始，無論如何我就已經往前推進了一步工作進度了！