10步驟改造 Gmail 信箱當個人時間管理與工作排程系統

之前我提到，時間管理的關鍵不在時間本身，而是要能最有效率利用時間來完成任務（參考：待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案）。所以一個能夠幫助你「收集任務」、「處理任務」、「排程任務」與「封存任務」的系統，就是有效的時間管理系統，而今天要來推薦一個你可能想不到它可以當做時間管理系統的服務： Google 的 Gmail 信箱。

一般人想到電子郵件，就覺得那是很雜亂的地方，但是只要善於管理，電子郵件也可以是個人很好的工作流程溝通控管中心。以 Gmail 為例，你可以在上面實現今日待辦清單﹑重要任務提醒﹑下一步行動收集，以及延遲﹑封存任務等等功能。而且這個工作流程系統可以讓你跨平臺使用。

更進一步， Gmail 的電子郵件溝通特性，讓你可以輕鬆交派任務，追蹤多人合作流程，甚至在待辦事項中夾帶重要參考檔案。一個 GTD 時間管理系統需要的重點功能都能實現，而且同時幫助你處理郵件與任務更有條理，所有瑣事都能統一在一個工作中心完成。

2015/1/12 補充：Gmail 16 個秘密功能教學：學會最高效率的郵件管理
 

 
今天這篇經驗與心得分享，從上次的「Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得」一文出發，那篇文章裡，我已經有簡單帶到利用 Gmail 做時間管理的初步構想。
而在更多的嘗試與修正後，現在我要提供一套以 Gmail 作為個人工作核心系統，幫你管理任務與時間的方案，這套作法：

• 1.完全不需要安裝任何外掛
• 2.甚至不需要 Gmail 高難度技巧

可以直接使用 Gmail 內建的最簡單功能完成。
 
 

一、郵件當任務，今日任務放收件匣

時間管理、工作排程系統需要一份把下一步行動整理起來的「任務待辦清單」，而 Gmail 的「收件匣」就可以當做你的待辦清單。

試想看看，你每天收到的工作通知、合作提案電子郵件，不就是你的任務嗎？那乾脆直接把郵件當做任務系統來使用就好，郵件的收發時間就是你的任務排序時間，郵件的標題與寄件者就是你的任務目標。

而如果你和我一樣遵循「每天清空郵件收件匣」的方法，那麼 Gmail 收件匣裡不就正好是「最緊急」的「今日待辦任務」，只要聚焦在把這些任務處理完成即可。


 

 

二、過濾出下一步行動

當然，我們需要先做好準備。有使用電子郵件的朋友都知道，每天在收件匣裡的郵件充滿了很多垃圾郵件、廣告郵件、不重要通知等等內容，直接要把收件匣當做待辦清單，那不是任務非常雜亂？

所以要開啟 Gmail 的「重要郵件收件匣」功能，這可以幫你把絕大多數的垃圾郵件、廣告郵件、不重要通知全部自動過濾，讓你的收件匣裡「真的只有重要的下一步行動任務」。
開啟這個功能的步驟簡單到爆，只要在收件匣的下拉選單中勾選【優先顯示重要郵件】即可。


 
開啟上述功能後，你在收件匣就會看到兩層分類，上一層是「重要郵件」，這就是作為工作任務系統的「下一步行動」清單。

而下面那層自動過濾出來的不重要其他郵件，可以不用理會，甚至收合起來眼不見為淨。


 
當然， Gmail 自動過濾重要郵件的成功率不是 100%，你必須適時的教教它，當有一些不重要郵件進入重要郵件層時，記得把郵件前方的黃色箭頭取消，這就代表告訴 Gmail ，這類郵件不重要，必須過濾出來。

這樣嘗試一段時間後，以我目前的情況，幾乎是九成九以上能成功過濾，而這就大大的增進了效率。

你當然還可以使用一些更進階的郵件過濾方法：在 Gmail 中自動篩選封存常態郵件，讓收件匣工作更有效率

 
 

三、收集你的下一步行動

等等，你可能會問，雖然電子郵件確實還是目前常見的任務溝通系統，但是也並非所有任務都一定會用郵件交付啊？這樣怎麼可以把 Gmail 郵件列表直接當做待辦清單來使用呢？

其實很簡單，你就寄信給自己，當做自己交辦自己一件任務，這樣不就在你的重要郵件列表中成為一個下一步行動了嗎？

例如今天主管口頭交代我一個收集資料的任務，那我可以發郵件給自己，主旨就打上任務名稱，內文就輸入我暫時想到的處理方法，然後寄給自己，就像是新增一個待辦事項一樣。


 
而且，郵件有一個好處，那就是幾乎「所有軟體」、「所有平台」都支援 Gmail 郵件分享與通知。這是什麼意思？這是代表你隨時隨地可以「收集」各式各樣的任務給自己。

例如我在行動中要新增待辦任務，我就可以直接拿起手機打開 Gmail 的 App 或是網頁，發封郵件給自己。又或者我在其他軟體、服務中想把資料變成待辦任務，通常也都支援直接轉發郵件的功能，就可以依此來新增一個「任務」。


 
 

四、提醒重要行動（任務）

一個能有效進行時間管理的待辦清單，還需要有「重要性」提醒的功能。比起時間提醒，更關鍵的其實是「重要性」的提示，讓你在一堆任務中能優先看到並處理重要的任務。

在 Gmail 的任務清單中可以做到嗎？當然可以，用星號標記就可以啦！

這樣在一排郵件中，你能透過星號，清楚的看到最重要的下一步行動。


 
 

五、清空已完成任務，封存到備查分類

工作排程樂趣就在於清空任務瞬間，完成的工作要從待辦清單裡移出，讓待辦清單中永遠都是尚未執行的下一步行動，幫助你專注於執行上。

在 Gmail 的待辦任務系統中，就是用上方的〔封存〕按鈕，將已經完成的郵件移出「收件匣」，但還是會保留在所有郵件資料庫中，可以隨時搜尋得到。

如此一來，你的收件匣就會永遠只有下一步行動。


 
而我建議大家在封存郵件時「順便」把需要備查的任務做好分類，利用上方的〔移至〕按鈕，直接將特定郵件從收件匣移出並放到你指定的分類中。

你可以直接在這個選單裡，建立需要的新儲存分類。


 
這樣一來，收件匣裡是你尚未完成的下一步任務，而在各個分類裡，則可以找到已經完成，當做資料備查的任務資料清單了。


 
每次打開 Gmail 後首先就是看到收件匣，而當看到收件匣裡沒有任何郵件時，就知道自己「已經完成今天的任務了」！

當然，如果又有人發新任務（郵件）給你就另當別論了。


 

 

六、延期提醒重要不緊急任務

有時候你的任務是「重要的」但「不緊急」，要記得做但不需要馬上做，可能是截止時間還沒到，而手邊尚有很多更重要緊急的任務必須完成，這時候，一個好的時間管理系統，就要能夠把這些任務「延期提醒」。

Gmail 也可以做到這樣的時間管理，面對重要但不緊急的任務，只要把這項任務郵件透過右上方〔更多〕選單裡的【新增至工作表】，加入 Google 工作表裡，然後先暫時把該封郵件也移出收件匣。

這樣一來，收件匣裡還是只有今日的待辦任務，但剛剛那封重要但不緊急的郵件也不會消失，我們可以在 Google 工作表裡設定延期時間提醒。


 
Google 工作表是一個可以顯示在 Gmail 網頁右下方的彈出清單，加入工作表的郵件都可以設定「截止時間」。


 
設定了「截止時間」的任務（郵件），則會出現在你的 Google 行事曆上，當你每天查看行事曆時，就可以在正確的時間點，可能是一週後，確認當天必須完成的待辦任務。

而這時候，Google 工作表任務還提供了直接連回當初那封電子郵件的功能。


 
依據前面所說的原則，這時候，我可以把這封之前延期處理，但現在處理時限到了的郵件，重新利用上方的按鈕〔移至收件匣〕，也就是重新加入 Gmail 的今日待辦任務清單中。


 

 

七、延遲處理不緊急、不重要任務

而有很多郵件（任務）是不緊急又不重要的，也就是在第二步中被自動過濾到「其他郵件」的那些任務。

我通常都是沒時間檢查就全部直接刪除。


 
當然，裡面也可能有一些「或許有一天有空時，可以處理一下」的任務，這時候怎麼去標明他們呢？

我一樣會移出 Gmail 的收件匣，但是利用 Google 工作表加入「沒有設定截止日期」的任務清單中，這樣一來，我平常不會被這些次要任務干擾，但有時間時，也能立刻找出某個任務執行。


 
 

八、和任務合作者溝通

很多待辦清單軟體雖然整理能力很強，但缺乏與合作者溝通的功能。

而 Gmail 不僅可以用上述方法整理出你的下一步行動，而且與合作者的溝通能力非常的強大，畢竟它就是一個郵件溝通系統。

所以你可以把任務變成行事曆約會，或是把任務透過郵件交派給其他執行者，當然還可以和合作者直接溝通任務。


 
 

九、追蹤工作任務的每一步流程

最棒的是，這些合作溝通全部都整合在你的單一任務中，也就是 Gmail 單一郵件底下可以有無限長的討論串，結合成一個會話群組，會話過程就是你的工作交辦流程，讓你經由單一任務底下去追蹤每一個執行步驟進度。

你收到郵件時代表接收一個新任務，工作進度回報也可以用 Gmail 會話群組進行以方便後續追蹤，然後對方給你的修正意見（新的來信），就會讓這個會話群組「重新出現在收件匣」，也就是變成一個新任務：

• 1.收到郵件：接收新任務。
• 2.回覆郵件：完成任務，封存。
• 3.收到對方回覆：這個郵件會話群組又出現在收件匣，變成新任務。

但是因為這個新任務包含了之前的討論串，因此便於追蹤整個任務的前因後果，這一點比很多待辦任務系統還要強大好用。


 
 

十、夾帶任務重要備忘錄與參考檔案

你可能會說，郵件不是要來來往往的嗎？如果我只是想自己在這個任務上追加備忘錄，或是夾帶參考檔案，但不是要回信給對方，可以做到嗎？

可以的，在一長串的會話群組中，你可以利用會話群組下方的回信，用「回覆給自己」的方式在回信裡撰寫你對這個任務的備忘錄，或是用郵件附件夾帶參考檔案。但是因為這封信只寄給你自己，所以會話群組的人不會收到。

而最棒的是，因為是在會話群組下方回信，所以這個只寄給你自己的資料還是會附著在同一個任務追蹤串裡！


 
 

小結：而且是跨平台時間管理系統

可以看到，上面的工作流程完全沒有特殊的技巧，全部都是 Gmail 裡面最基本的功能，可是卻讓 Gmail 變成一個同時具備待辦清單、任務提醒、下一步行動收集與工作流程追蹤的時間管理系統。

而因為沒有使用任何外掛或特殊功能，所以意思是，這個方式讓你在手機、電腦等所有裝置上都能使用，不會因為轉換平台就失效。

有興趣的朋友可以參考看看這套我使用了一段時間的方法，也歡迎回饋你的心得與想法。