Google Tasks 工作表的 10 個待辦事項管理方法心得建議

長期關注電腦玩物的朋友，應該都知道去年開始，我從原本使用的 Remember the Milk 待辦事項清單管理服務跳到 Google 工作表（ Google Tasks ）。其實就像我最近常常提到的，只要掌握基本方法，不管工具怎麼變，都能夠萬變不離其宗，而管理 To-Do List 的基本原則可以參考我的另外一篇心得：「 待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案 」。

那麼，為什麼去年我會想要從已經很熟練的 RTM 跳到「其實功能比較陽春」的 Google Tasks 呢？第一個原因是 Google 工作表可以和 Google 日曆、 Gmail 更好的結合，而 Google 日曆是我覺得目前管理上最好用的雲端行事曆， Gmail 無庸置疑是最好的郵件管理服務。第二個原因則是慢慢發現自己不會常用到 RTM 的大多數功能，讓我想要換到一個更簡單易用的工具上。

換到完全以 Google 工作表來管理「日常瑣事」後，慢慢的也發展出一些自己使用上的方法和心得。今天就統整一篇文章來和同好分享。

• Google 工作表獨立網頁端：https://mail.google.com/tasks/ig

 

 

• 1. 連結 Google 日曆

建立「 Google 工作表」後，就能在 Google 日曆的行事曆上顯示所有的待辦事項清單，並且在行事曆上可以很方便的拖移改變執行的日期。

我的使用流程是這樣的，在下面會介紹到的各種情境（郵件、手機、瀏覽器中）新增某件任務或瑣事到 Google 工作表，如果這件任務有「執行時限壓力」，那麼我就幫這個待辦事項安排一個日期。

這樣回到 Google 日曆這個主要管理畫面中，可以：

• 1.了解每天準備要做的任務數量，知道哪一天可能超出工作負荷（要預留各種意外需要的執行時間），尤其是每天晚上進行明日任務安排時，這樣的日曆可以讓我更容易預排「做得到的進度」（參考：今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數位工作習慣）。
• 2.在 Google 日曆上直接拖曳待辦事項的執行日期，把今天來不及完成的事項很快的延期（每天都會發生，不用太在意），或是今天還有空檔，把未來的待辦事項拖曳到今日執行。
• 3.從行事曆上回顧今天與過去每一天已經完成的任務。

透過 Google 日曆與 Google 工作表結合，排程的約會（會議）和生活中的瑣事（任務），就能很好的統一管理，展開一幅完整的個人時間圖表。

什麼是約會和任務的不同？歡迎參考：Rainlendar 行事曆軟體中的 TO DO、 EVENTS 有什麼不同？

 

 

 

• 2. 保留完成的項目一週

前面提到我會把「已經完成的」 Google 工作表任務保留下來，在 Google 行事曆上就會很清楚的顯示過去每一天「被劃線」的那些事項清單。為什麼要這樣做呢？因為我發現自己有幾個需求：

• 1.我必須知道已經做過哪些步驟，才能知道未來還要安排哪些下一步。如果沒有很好的檢查已完成事項的方法，我常常會忘記自己做到哪一步了，而這會增加很多去查找、回憶的管理時間。
• 2.作為個人的工作評比。

但是我也不是永久保留「已完成」的 Google 工作表任務，而是大概每週或每兩週清除一次（看工作專案的需求而定），當工作到一階段，那麼所有已經完成的步驟當然也就可以清除，不需要再回頭查找了。

在 Google Tasks 的【動作】－【清除已完成項目】中，就能把已完成的任務清除，讓這些已完成任務不會顯示在 Google 日曆上，也不會在 Google 工作表裡佔用瀏覽的空間。

當然，已完成任務不會真的完全清除，需要回頭查找一年前、幾個月前的某段時間工作狀態、完成步驟，都可以到前面【動作】清單中選擇【檢視完成的工作】，那麼一樣可以回頭查找自己之前的工作進度資料庫。

 

 

• 3. 用 ! 區分重要性

待辦清單管理中一個關鍵就是要能清楚的知道在一排瑣事裡，哪些任務是特別重要的，必須優先執行的。 Google 工作表沒有自己的重要性標籤功能，也無法依據重要性排序，但我們可以自己用一些技巧來凸顯「重要任務」。

我自己使用的方法，是在任務標題的開頭加上「!」，半形的驚嘆號。這樣一來回到我作為主要管理的 Google 日曆畫面中，所有加上「!」的待辦事項都會自動排序在頂端，重要任務清楚易懂。

 

 

• 4. 區分有時限，無時限清單

Google 工作表連結 Google 日曆後，一次只能顯示一份清單在行事曆上，如果你的待辦清單習慣分得很細，那麼這種組合其實不適合你。

但回過頭來想，有不少工作者其實不需要太過瑣碎的清單分類，反而增加自己查找的麻煩。以我自己為例，依據每個不同工作專案區分的任務流程，我現在都以 Evernote 中的不同筆記來整理：參考「Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得」。

所以我在 Google 工作表上真的只是記錄「零散的任務」與「瑣碎執行步驟」，是為了「執行」工作而建立的。這時候其實我主要只區分兩種清單：

• 1.有時限的清單：必須在一定時間內完成的任務，可以安排到行事曆上的任務。
• 2.無時限的清單：沒有一定要在什麼時候完成的任務，不需要安排到行事曆上的任務。

這樣就很清楚，所有跟時間有關的任務都在第一個清單裡，也都會在我的 Google 日曆上顯示出來。

另外建立一個「無時限的清單」也很重要，這裡可能是一些想做的小任務，但不是非常緊急，或是什麼時候做都可以，那就可以列在這裡，等到真的有空檔時可以試試看。

「無時限的清單」常常更關乎個人的價值與成就，是在每天忙碌被催促的工作之外個人的夢想實現，所以這裡一樣可以有前面提到的「重要」、「不重要」的區分，而完成「重要但不緊急」的事情，才是個人成就的終極目標。

 

 

• 5.依據時間排序

在 Google 工作表中有兩種顯示方式，我喜歡選擇「依到期日排序」，因為這樣在清單裡可以把最緊急的任務排列在最上方，瀏覽起來更加清楚。

雖然另外一種模式可以自己手動調整次序，依然可以達到同樣效果，可是因為我的任務很多很瑣碎，如果要一直自己手動排序，太沒有經濟效益，所以我選擇依據時間自動排序。

當然，你可以依據自己的需求選擇不同的排序方式。

 

 

• 6. 把郵件變成待辦事項

Google 工作表另外一個對我來說很棒的特色，就是可以把需要「稍後處理」的電子郵件直接轉入 Google 工作表清單中，這樣可以把郵件收件匣清空，又能稍後提醒自己去處理某封重要郵件。

只要在 Gmail 的郵件畫面右上方，選擇【新增至工作表】即可。詳細操作可以參考：如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享。

 

 

• 7. 把其他資料變成待辦清單

既然可以把 Gmail 郵件變成 Google 工作表裡的待辦清單，那麼其他服務裡的一些需要「稍後處理」的資料可不可以變成具有提醒功能的 To-Do List 呢？

當然可以，就是把這些資料用郵件寄給自己，然後在 Gmail 郵件裡轉存成 Google 工作表的任務即可。例如上一個方法中，那封郵件就是一則 Evernote 的筆記，把需要稍後處理的筆記，透過郵件轉成待辦任務。

 

 

• 8. 可以同步 Google Tasks 的 App

上述功能，幾乎都必須在「電腦端」進行管理。但對我來說不是大問題，因為我本來就會要求自己只在每天晚上回家後、每天中午的休息轉換、每天早上出門前才去整理這些行程和任務。

因為一直整理與管理，卻不執行，只是浪費自己的時間。

但是行動工作中，當然需要接收整理好的這些待辦任務，或者行動中有臨時需求時可以快速添加任務。這時候，就可以依靠手機、平板上的 App 來解決問題。我自己在 Android 上使用的是「 Gtasks 」，而在 iPad 上使用的是「 gtasks HD」。

這兩個 App 都可以非常即時的與 Google 工作表進行雙向同步，資料處理也都非常準確穩定。

 

 

• 9，特別重要的事情用手機提醒

Google 工作表本身沒有彈出時間提醒、郵寄提醒之類的功能，但是對於那些「一定要在某個時間之前去做」的事情，我會利用前面提到的 App 來加入時間提醒，只要從行動 App 中設定提醒，然後時間到了就會在行動裝置上彈出通知。

 

 

• 10.在瀏覽器側邊欄隨時管理待辦事項

最後，在電腦端瀏覽器進行管理時，除了以 Google 日曆為核心，我也會把網頁版的 Google 工作表加到瀏覽器書籤中。而以 Firefox 來說，只要在該書籤上點擊右鍵選擇【屬性】，然後在功能視窗中勾選「在側邊欄載入此書籤」，這樣就能隨時查看、添加、勾選完成這些任務清單囉！

 

 

• 小結：

Google 工作表當然「不是完美」的待辦清單工具，但是它對於「收集瑣事」、「排程任務」上有自己獨到的強項：

• 1.收集瑣事：和 Gmail 結合後可以收集各種待辦郵件與其他資料。
• 2.排程任務：和 Google 日曆結合後可以非常便利的管理行事曆。

因為這兩大優點，所以我用了一些方法來解決 Google 工作表的不足之處，讓工具適應我，也讓我去適應工具，兩相權衡，就能發揮自己最大的工作效率。也把這樣的心得提供給大家參考。