從方法論上看用 Evernote 做筆記會提高效率的五個關鍵

這幾年在部落格、講座中介紹 Evernote ，從大家的回饋與詢問也慢慢的讓我更加確定 Evernote 對工作與生活帶來幫助的原因。一開始我只是很單純的覺得這個筆記工具很便利，慢慢的覺得它讓我的工作更輕鬆，但這裡效率提高的原因是什麼呢？有沒有辦法用具體的方法論來說明？

很多朋友正面臨著是不是要從原本的筆記方法（紙本、Word 類型），換到以數位、雲端、行動為核心的 Evernote （或類似服務），在這個轉換選擇中，新工具的功能到底有多強，其實不會真的打動那些已經習慣傳統方法的朋友。

即使學會了新工具的功能，也不一定就代表真的會帶來新效率，有時候功能愈多只是讓你的工作愈繁雜，因為你沒有從頭開始「改變自己的方法與觀念」，只有重新確立在雲端時代更有用的筆記方法論，我們才能活用像是 Evernote 這類工具來改善工作效率。




所以今天這篇文章，以 Evernote 為例（如果效果不錯，後續也可以談談其他數位工具的方法論），我想整理這幾年來所領悟與學習到的雲端時代新筆記工作方法。

• 一、整理的簡化：以一貫之

如何花最少的時間達到最多的整理效果？如何讓自己的方法簡單到一定會記住、一定會做到？

再厲害的筆記方法如果難以持續做到，那等於是無用。再複雜的整理技巧如果自己記不住整理的規則，事後要使用時找不到，那就跟沒有整理沒有兩樣。雖然我這篇文章在講方法論，但最重要的方法論就是：

與其一開始花太多時間在方法研究上，不如選擇一個真正可以立刻做、隨時做、持續做、記得做，並且永遠不會忘記的方法。

Evernote 在這裡提供的幫助是，你的 Evernote 永遠都只是一本筆記本，可以隨身攜帶的筆記本，可以在任何地方使用的筆記本，並且所有資料都儲存在這本筆記本內，你只要把資料記上這本筆記本就不怕以後找不到。

把整理單一化，甚至不需整理，但要用時永遠找得到，立刻就能使用。因為簡單所以更容易持續做、記得做。這一點大幅度的改善了傳統筆記方法零散、需要更多事後整理、難以隨身攜帶所有資料的問題。

如果你問我兩年前某個資料在哪裡？我不用去想是存在郵件、紙本筆記還是硬碟中，也不用記得是放在家裡、辦公室還是身上，因為我知道一定在我的 Evernote 裡，並且我當下拿出手機，所有的筆記都在裡面了。

• 二、有效的記憶重現：不需記住但不會忘記

如何讓記住的東西，在未來需要時立刻出現？

遇到一個問題，我們開始回想以前有沒有什麼樣的經驗或資料有幫助，我們開始打開檔案夾、筆記本漫無目的去翻不知道是什麼與在哪裡的資料，很多我們過去有用的經歷，當我們真的需要時，要不是想不起來，就是根本沒有浮現在腦中，這要怎麼辦？

因為當我們記住一件事情的時候，不只需要記住事情本身，還要能記住這件事情的相關性，讓以後我遇到某個現在還不知道的需求時，我會聯想起我曾經記住過某個有幫助的事情。但這個相關連的記憶動作是非常難做到的，不僅大腦很難去記住，傳統的筆記方法也很難記住。

這就是 Evernote 第二大腦可以帶來幫助的地方，我還是沒辦法記住自己曾經記住過什麼，也很難一開始就建立完整的關聯記憶，但當我遇到任何問題時，我懂得立刻去 Evernote 「搜尋」：

「搜尋」就好像是一個大腦的回想動作一樣，但這個回想「一定想得起來」，甚至可以挖出記憶最深層的相關內容。

因為 Evernote 可以搜尋筆記文字、 PDF 文字、 照片內的印刷體中英文字，專業版用戶還可以搜尋 Office 文件裡面的文字，只要使用關鍵字（需要時，你總不會連自己需要什麼關鍵字都不知道吧？），就能回想起這件事情的所有記憶，甚至找出那些相關連但非同一件事情的記憶，有效讓記憶在需要的時候重現。

當然，這個前提就是我有實踐第一個方法，把自己工作與生活的所有經歷、資料都收集在Evernote第二大腦中，我不用刻意去強記自己記過什麼，因為只要需要時善用關鍵字搜尋，一定能回想起來。

• 參考：兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法

• 三、網狀的知識結構：彈性重組你的記憶

如何讓收集的資料成為有系統的使用結構？如何讓自己的知識庫可以依據每一件不同的事情，重新組合出適合那件事情的樣貌，並且在換到另外一件事情後又能彈性的重新組合？知識的本質應該像是一張大網，而不是一個層層疊疊但彼此分開的檔案櫃。

或者說，當我們實際應付眼前的工作時，這些工作資料要依據專案流程與時間管理的技巧分類好，這會有利於我們去使用它，這時候資料像是一層層的檔案櫃。但實際上裡面許多資料可能以後不同工作還能用到、甚至目前其他工作都有相關連，這時候其實資料的底層性質是互相連結的。

傳統筆記方法只能把筆記分類成檔案櫃，只能在目前的工作上使用，但一旦轉換工作就會變得需要很多時間重新整理，甚至無法重整而要新增。

在 Evernote 中，外層結構是目前專案處理的檔案櫃分類，但底層的筆記其實是在一個網狀的資料庫結構中，可以利用筆記連結的功能相互串連、重複利用、隨時重組。這才是一個更有效率的知識處理結構。

• 參考：活用 Evernote ，你應該學會的 10 個特殊操作技巧教學

 
 

• 四、感官式的情境筆記：記住靈感更好的方法

以工作上的筆記來看， Evernote 可以拍照、錄音這兩點，不只是多了可以儲存的內容形式，還可以本質上的幫助你還原記憶情境。

尤其關於靈感、想法、創意的筆記，以前我可能習慣寫下來，但等到時間一久後回頭重看當初的文字，卻不再有當初的觸動，甚至想不起來為什麼當初要寫下這樣片段的想法，所為何來？

在 Evernote 的筆記方法中，我會建議大家善用拍照、錄音，把筆記靈感當下的情境也跟著自己的想法文字一起記錄下來，例如當下觸動你的場景與聲音，這會大幅度幫助自己回想，幫助自己重回現場，讓靈感更容易持續醞釀。

另外 Evernote 還有相關筆記的功能（在 Mac 版與快推出的最新 PC 版中），或者前一段講到的網狀筆記結構，這讓我們看到一則靈感筆記時，還能同時找到一樣時間、一樣地點記下來的其他筆記片段，組合在一起後，很有可能當初的完整想法就重新浮現出來了。
 


 

• 五、以行動為目的的筆記：記住是為了改變

如何讓記錄成為行動的真正動力？不管這個行動是已經計畫好的（例如你的旅遊筆記），或是尚未知道什麼時候會發生的（例如你的靈感日記），但重點就在於筆記後，我們是希望以後事情發生時，這些筆記就能發揮效用。

透過前面提到的，單一的整理法、有效記憶重現、筆記網狀連結、感官情境記錄， Evernote 讓筆記更容易在行動中找到、在行動中使用，並且保留每一次行動更完整的內容記憶。

更進一步的， Evernote 有標籤管理、時間提醒，和優秀的行動 App，這都讓這本筆記本可以在你的工作流程的每個環節發揮效用：

• 用重要與緊急兩標籤搞定 Evernote 四個層次的瑣事任務
• Evernote 活用「提醒事項」教學，解決七大時間管理問題

除了記錄當下不會再使用第二次（或找無法再使用第二次）的筆記不叫做筆記，而 Evernote 則永遠不會在你的行動中缺席。

• 小結：

上面我以 Evernote 舉例（如果有其他工具也能達到上述方法，歡迎大家自由發揮與建議），說明在這樣一個數位、雲端、行動的工作環境下帶來的是一種新方法與觀念，是因為這個方法才能讓你的工作效率增加。

換句話說，我們要先把握住上述的基本方法，在使用數位工作上才能找到改變工作效率的竅門所在。

延伸閱讀：

1. 活用 Evernote 改變職場工作效率的 10 條關鍵筆記術
2. 用 Evernote 開始完美讀書計畫：抓重點閱讀心得複習
3. 如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊？我的20個筆記攻略
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