一人之力為何有團隊之效？我的 Google 圓心工作策略

網路時代的雲端工作，不只是一個高科技嚐鮮的玩具，而是這樣的工具背後真的可以帶來效率的提升，提升的因素，也不在於工具本身比較快或比較厲害，而是在於透過雲端的策略來改變我們的工作流程，但是，什麼是「雲端策略」呢？

經由策略的調整，常常能夠帶來比單純工具軟硬體效能提升，更大的速度飛越。

我常常在電腦玩物裡說雲端不只是儲存空間，而當雲端運用到工作方法上，帶來的就是「連結」、「行動」與「合作」三個工作專案管理上的策略改變與效率升級。經由雲端同步的力量，我們可以一人之力而有團隊之效，讓工作可以更好的達成。

今天，我要經由分享我在新書《這些Google幫我做好的事：用Google思維重建10倍速工作流程》裡提到的主要概念，和大家一起討論透過「連結」、「行動」、「合作」三個層次的雲端同步，打造以 Google 為核心的工作策略。

• 一、連結的同步：一個循環互聯的工作流程

有時候我們把 Google 眾多的工具看作彼此分散的服務，而忽略了他們之間其實已經可以彼此連結，創造一個「工作圈生態系」的可能性。而一旦我們個人的工作系統成為一個互通循環的整體，那麼我們就避免了檔案資料需要在不同工具之間轉換的麻煩。

一個好例子就像是 Google 相簿裡的圖片，我除了當做生活相簿分享外，我也可以在 Google 雲端硬碟的文書處理時，例如製作簡報時，直接雲端取用 Google 相簿裡的照片，這樣就把資料在不同工具之間同步連結了。

如果回頭思考我們平常的個人工作系統，大概就是下面這樣一張圖片。我們需要從一個任務收發中心開始，接著把收到的任務進行排程，納入我們的專案進度管理系統中。

而在工作流程裡會產生、接受、發送各式各樣的檔案資料，這些檔案最好由一個統一的資料庫控管，最後，最理想的情況，就是這個資料庫也和我們的「任務收發中心」以及「進度管理系統」互相連結，形成一個圓的循環。

圖皆出自新書《這些Google幫我做好的事：用Google思維重建10倍速工作流程》。

這時候，如果有一個雲端系統，可以幫我們把每個工作環節，以及每個環節需要的檔案資訊串連起來，同步進入整個循環中，就可以幫我們省下許多瑣碎麻煩的整理工作。

而這樣的系統，其實就可以利用 Google 的幾個基本服務串連。 Gmail 就是任務的收發中心， Google 工作表與 Google 日曆負擔了任務控管排程，而檔案資料庫中心則是 Google 雲端硬碟。

而且既然說是連結同步，就表示這樣一個雲端系統最大的好處就是：資料彼此互通。

我可以把 Gmail 待辦郵件加入 Google 日曆作為進度排程，我可以在 Google 日曆的某個會議裡連結 Google 雲端硬碟的開會檔案，而 Google 雲端硬碟裡的文件隨時可以在 Gmail 要發送任務時直接使用。額外的 Google Hangouts 即時通對話記錄也都同步儲存在 Gmail 中。

所有資料都是在這個工作系統中互相連結、循環互動的。這是第一個同步帶來的效率提升。

對比上圖，其實Google的幾個雲端工具互相連結後，就可以形成個人工作系統需要的那個圓的循環。

• 二、行動的同步：一個隨時銜接的工作平台

大家都知道雲端服務可以用來同步檔案，但是同步檔案只是雲端最基礎但不是最厲害的運用，經由像是 Google 這樣的雲端「系統」，我們可以同步的是一整套的方法、一整套的流程。

就像前面提到的那樣一個循環互聯的工作流程，經由雲端同步，那麼我們就可以在任何行動中使用一致的個人工作平台，除了無論何時檔案資料都是最新狀態外，而且一個帳號就可以登入個人完整工作系統。

並且，無論我們換到什麼裝置環境，基本上這個工作流程都不會改變，使用的工具和檔案也都不會改變，並且完美銜接進度。真正的雲端化工作策略，幫我們在 Windows、 Mac、 Android、 iOS、 Linux 系統中都保有一致的工作習慣與方法。

因此雲端真正帶來最高效率同步的，其實是同步我們的一整套策略。

雲端硬碟同步檔案只是基本功，但是透過 Google Drive 出發，背後一起同步的是那一套線上文書處理系統（別忘了 Google Drive 還是可以安裝 web app 的雲端作業系統），以及延伸出去的 Gmail 任務收發中心、 Google 日曆專案進度管理。

• 三、合作的同步：一個不再雜亂的溝通系統

是工作就免不了要團隊合作，而團隊合作要有效率，不外乎要能夠：

1. 用最少的時間達成共識
2. 用最少的步驟完成分享
3. 用最低的成本實現整合

但是傳統的溝通方式，很有可能剛好不符合上述三點要求，以最基本的用電子郵件、即時通來交換檔案來看，這時候每個成員擁有各自的檔案，彼此交換後檔案只會變多，然後在檔案愈來愈多的情況下，只好透過愈來愈頻繁瑣碎的路徑，去完成溝通的工作。

就像下圖這樣的網狀溝通模式，因為檔案都在各自成員手上，結果可能大家無法即時掌握最新進度，每個成員無法立刻擁有最新檔案，並且還要負擔自己遺失損壞檔案的責任，溝通上路線也不斷的複雜化。

但是，如果把前面兩小節中，我們已經架構形成的 Google 圓心循環工作系統納入呢？經由雲端的協同合作機制，這時候檔案不是每個成員各自擁有，而是把工作流程改成：

所有成員都連上一個統一（單一）的工作平台作業。

就像下圖這樣，路徑變得簡單，而且路徑不會變多，大家的工作模式會保持簡潔一致。下圖中心的那個統一的工作平台，就是前面第一小節裡我所畫的那一個 Google 循環工作流程。

這時候大家可以有統一的行事曆來管理專案進度，交代任務時可以使用雲端文書處理平台的合作編輯機制，即使要交換檔案，也不是真的交換，而是改成「分享」大家共有的雲端硬碟裡的合作檔案。

圍繞一個圓心來工作，並且保持工作溝通的一致性，這樣可以讓溝通更加順暢快速，而且避免出錯。

• 小結：

很有可能我們常常在工作上把時間浪費在不是最重要的事情上，但是那些瑣事又不得不處理，這怎麼辦呢？

這時候最好的方法，就是去思考有沒有可能避免這些瑣事？經由工作流程的改變，我們可以避免：

• 工作進度銜接時的檔案移動重整。
• 工作環境轉換時的重新學習適應。
• 工作溝通合作時的傳輸聯繫確認。

如果用一個像是 Google 這樣的雲端工作系統，結合到我們的工作方法之中，就可以在這樣的策略層面，讓我們以一人之力，發揮團隊之效，而事實上，當團隊合作時，更能因此發揮出團隊真正的力量，而不是人多口雜，愈搞愈亂了。

以上也是我在《這些Google幫我做好的事：用Google思維重建10倍速工作流程》新書中想要傳達的精神與方法，請大家多多支持電腦玩物的新書囉！