10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間

Google 日曆是目前最多人使用的免費、雲端行事曆服務之一，尤其當需要在電腦、手機、平板等不同裝置同步自己的行程時， Google 日曆是一個最好的「湯底」，把行程都儲存在 Google 日曆來方便在不同地方獲得自己的行程，例如各式各樣的行事曆 App 中：「從時間管理情境推薦 8 款 Android 行事曆 App 比一比」。

不過，對很多朋友來說，可能也會覺得 Google 日曆乍看之下好像很簡單，甚至太過陽春，所以當湯底很好，要真的煮成一鍋料理，或許還需要其他工具的幫忙，例如雖然湯底在 Google 日曆，但是平常管理時卻在功能更豐富的 Sunrise 中料理行程。

然而 Google 日曆真的像外表看起來的一樣這麼陽春嗎？

其實不是，在 Google 日曆樸實無華的功能中，擁有很多最佳化個人行程，增加團隊合作效率的隱藏功能，只是我們不一定會發現。所以今天這篇文章，要從我長期使用 Google 日曆，並且真的主要在 Google 日曆上完成進度管理的經驗，跟大家分享那些 Google 日曆中的隱藏功能與應用情境。

2014/11/4補充：新版 Google 日曆 App 概念：全新 Google 日曆 App 將重新定義你的智慧型行事曆
2015/1/28 補充：我在 Google 日曆上的專案管理思維：心得與方法分享 
2015/2/12 補充：Google 開發 Google 日曆 Chrome 小工具 2.0 大更新！
2015/3/10 補充：用 Google 日曆打造完美課表：滿足老師學生10大需求
2015/7 補充：實作進攻型行事曆：學會留時間給自己的進度排程心法
2015/12 新增：Google 日曆 App 全新待辦事項清單的 7 大特色解析
2016/4 新增：幫你成為更好的人！ Google 日曆自動為夢想找時間
2016/4 新增：10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統
2016/6/2 新增：Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學
2017/6/7 新增：用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧




兩年多前在電腦玩物寫完「Google日曆 最佳化：在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程」一文後，一來時間久了、功能更多了，二來我自己的時間管理想法、方法也有改變，所以今天想要從活用 Google 日曆隱藏功能的角度，重新分享我自己怎麼最佳化 Google 日曆行程管理的方法。

• 1. 聚焦當下：把過去的活動暗化

Google 日曆上排滿了行程，但是逝者已矣，來者可追，我們應該聚焦在現在與未來的行程，讓過去的行程留下備查的紀錄即可。要怎麼在 Google Calendar 上展現這樣的視野呢？

Google 日曆中可以暗化我們過去的行程安排，於是就讓今日與未來的行程在日曆中看起來「發亮」，從而在檢視日曆時，總能先聚焦在當下。

只要進入你的 Google 日曆一般設定中，就可以找到活動暗化處理的選項。

• 2. 適合你的工作週期：設定顯示的週數期間

每個人的工作型態可能有不同的「進度週期」，而我們其實是依照自己的進度週期在規劃工作。例如記者要執行一個專欄企劃的週期可能是一個禮拜，我會在一個禮拜內完成發想、研究、採訪、寫作工作。但是老師要完成每一次課程規劃的週期可能是兩個禮拜，這個禮拜就要開始為下個禮拜的課程做好準備。

依據我們不同的工作週期，可以在 Google 行事曆上設定我們慣用的「工作區間」。例如我現在把我的工作區間設定成三週，每次打開日曆我可以查看前一週完成的進度，執行這一週的計畫，並且準備下一週的資料。

如何設定？請參考「Google Calendar 日曆自訂檢視」教學。

• 3. 知道時間是有限的：加快會議進行

開會是必要的，但開會的目的是決定下一步行動，所以應該幫會議制定很明確緊張的時間安排，讓我們在討論時可以就事論事，透過時間的緊張感來減少岔題的散漫，以制定接下來的任務為首要目標。

Google 日曆有一個很不錯的設計就是「少 10 分鐘的會議安排」，每一次當我們想要安排一個小時會議時， Google 日曆自動把時間設定成 50 分鐘，這提醒了我們時間的寶貴、緊湊，也預留了讓我們不會把時間擠爆的空檔。

你可以在 Google 日曆一般設定中，找到「預設活動持續時間」，試試看不要把時間排滿，反而讓你工作更有彈性，也工作更有效率。

• 4. 留給自己多少時間？隱藏凌晨與深夜時段

你會在凌晨或深夜時間安排工作嗎？除非不得已的原因，例如你的客戶在國外就是要深夜上線，要不然一開始就給自己一種：「反正正常時間做不完，我可以晚上再做」的彈性，那麼我們就很容易鬆懈，真的把更多事情留到晚上做。

所以更好的做法是，一開始嚴格規定自己晚上時段不要安排事情，這樣反而幫自己留下餘裕（延伸閱讀：PIANO 慢慢來，義大利口頭禪教我的五個工作哲學）。

這也是我常常說要給自己留下「神聖時間」的時間管理關鍵技巧，而在 Google 日曆裡，可以預先設定好把晚上時段隱藏起來，這樣再安排時間時，就可以先不考慮這些神聖時間（當然，硬要安排進去行程也依然可以）。

如何隱藏？可以參考「隱藏 Google 日曆凌晨深夜工作時間」的教學。

• 5. 幫大家準備好資料：加入 Google 雲端硬碟檔案

在「一人之力為什麼可以有團隊之效」的文章中，我分享了自己 Google 為圓心的工作策略，因為 Google 各服務之間是連動的，所以可以把我們的不同工作串連起來、整合在一起。

例如當我在 Google 日曆中邀請夥伴在下週參與一個會議時，我可以在 Google 日曆裡「直接插入」來自 Google 雲端硬碟的檔案、文件，提供他們下週會議需要的資料。

大家的行事曆都是同步的，於是當我這樣做時，夥伴的行程裡就會出現我提供的文件資料，而且來自同步更新的 Google 雲端硬碟，我也就省下還要用郵件反覆溝通的時間，又確保大家都看到檔案，都會在會議前獲得準備好的最新資料。

在Google行事曆中的「研究室」中，開啟「活動附件」功能，就可以讓你在編輯行程時，增加一個「附件」的選項，這個附件可以讓你連結Google Drive中的文件，同步分享給你邀請的夥伴。

 

• 6. 會議室不一定要在辦公室：加入 Hangouts 視訊會議

同樣的，會議不一定要在實體的會議室開，如果夥伴之間不在同一個辦公室，我們可以利用 Google Hangouts 來進行 10 人以內的免費視訊會議。

而當在 Google 日曆中安排了一個會議行程時，我可以在這個行程裡直接插入 Hangouts 會議邀請，這樣一來當會議時間到達時，每個人都會收到通知，並且可以直接打開行程裡的連結，加入 Hangouts 雲端視訊會議。

相關操作的教學，可以參考我的另一篇文章：「Google Hangouts 即時通更適合工作溝通的 9 個好理由」。

• 7. 待辦處理郵件：插入 Gmail 郵件工作表提醒

我們甚至可以用 Google 日曆來管理 Gmail 裡的郵件，當收到不需要當下處理，而是下週要提醒我處理的郵件時，我會把這封郵件「插入」 Google 日曆中，這樣到了下週，就可以在行事曆上看到這個郵件處理提醒。

要怎麼做到呢？其實就是利用 Gmail 裏的 Google 工作表，把待辦郵件加入你的 Google 工作表，並且設定日期，他就會出現在你的 Google 行事曆上。

相關教學可以參考「Google Tasks 工作表的 10 個待辦事項管理方法心得建議」一文。

• 8. 更多元的生活時間管理：顯示農曆

在很多人的日常生活中，農曆都是一個重要的需求，很多我們的習俗儀式，需要透過與農曆日期的搭配來行動。

而這時候在網頁版的 Google 日曆中，其實可以直接顯示農曆日期與節氣。

相關教學可以參考我的這篇文章：2014 行事曆台灣假日與農曆新增 Google日曆、手機完整教學。

• 9. 減少多餘與錯誤的溝通：查看雙方是否有空

團隊合作裡，每個人的工作時間不同、任務安排不同，有空的時間也不同，這時候當需要一起合作時，如何更有效率的、更準確的知道彼此有空的時間？

Google 日曆提供了多種「交換彼此有空日期」的方法，對於要約開會時間，安排共同活動是一個有效的工具，而且雲端即時同步，可以即時看到彼此真的有空的空擋，反而避免了互相詢問時可能遺漏誤記等風險，可以更確實地做好多人時間安排。

完整的步驟教學可以參考電腦玩物「不再約錯時間！如何從 Google 日曆即時確認對方有空」一文。

• 10. 可以當作討論區的行程：Google 活動與 Google 日曆

有一個大家比較少用的功能也可以跟 Google 日曆整合，那就是「 Google 活動」。前一陣子去意大利旅行時，我把旅遊行程設定成 Google 活動，然後邀請同行者加入，在 Google 活動中可以像是討論區一樣討論行程，並且旅遊後可以在 Google 活動裡一起上傳照片。

但是 Google 活動最棒的就是會同步到 Google 日曆上，哪一天的活動就會出現在那一天的行事曆，並且連結到 Google 活動的討論區、照片上傳區。

如果一個團隊工作不只要安排出進度時間，還希望可以在日期到達前進行多人討論分享，那麼用 Google 活動建立小團隊事件，讓事件同步到 Google 日曆上就是一個好方法。

• 小結：

以上，就是這幾年來，我在使用 Google 日曆時會運用的 10 個進階功能，善用他們，就可以在時間管理上幫我們更有效率，團隊溝通更便捷，也就幫我們偷到更多自己可以運用的時間。

如果你還想瞭解更多 Google 服務的運用進階技巧，歡迎參考我在電腦玩物撰寫的系列文章：

• 活用 Google Drive 雲端硬碟 12個激發工作潛能技巧教學
• 10步驟改造 Gmail 信箱當個人時間管理與工作排程系統
• Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得

轉載本文請註明來自電腦玩物原創，作者 esor huang（異塵行者），並附上原文連結：10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間