把瑣事管理好？專案做到死也做不好
那一天在台中的 Evernote 新書分享會中分享自己在專案管理上的一些簡單的心法，當時我問了現場的朋友一個問題：你們覺得在一個專案管理中導致失敗的原因是什麼？現場有位朋友回答：「是時間，沒有時間完成剩下的任務」。那麼，是什麼原因導致我們最終沒有時間完成專案呢？我當時提出了一個可能原因，就是在工作過程中總是「糾纏不清」的那些數不盡的瑣事。
什麼是瑣事？瑣事和工作的細節不同，工作的細節是指我要完成一件精美產品必須注意那 0.001 的微小差距，追求精準與細膩，這不是瑣事，只是工作過程的專注與仔細。那什麼是瑣事呢？瑣事是指那些老闆臨時添加的任務、對產品影響極小但被要求到的步驟、一些很制式為了團隊運作的行政流程。
做好所有的細節，那麼工作會趨近完美。
做好所有的瑣事，反而愈容易導致工作失敗，因為瑣事消耗了我們的所有時間、在心中累積了大量的壓力，把瑣事管理得愈好，專案就愈難成功。
但是，我們特別容易在工作的時候，因為瑣事而迷途，比起正事，我們更喜歡專注在輕鬆但無關緊要、簡單但成效不高的瑣事上，於是我們很容易產生這樣的錯覺：
或許，那都是因為我們「把瑣事管理好，專案做到死也做不好」，把所有精力都消耗在瑣事上了！
執行一個專案的時間假設有 100 等份，如果我們花了 80 等份的時間把所有瑣事都管理得井井有條，甚至都一一完成了，這樣不就表示我們只有 20 等份的時間去做真正重要正事的所有細節，那麼當然專案無法準時完成，就算完成也無法達成真正的目標預期水準。
時間就是那麼少，如果瑣事也很多，難道我們真的要把所有瑣事都塞入時間表嗎？還是可以有更好的做法？
面對瑣事的第一步，就是「不要管理瑣事」，尤其遇到無關緊要的瑣事，就把他輕輕放下，可以記著他，但不需要去煩心他，只有真的等到自己萬分有空時，再去處理這些就算忘掉也沒關係的瑣事就好。
有時候我甚至會做得更絕決一點，如果老闆在我執行重要專案的過程中，臨時插花加了一件瑣事給我，我會當下先記在筆記本裡，但不會真的馬上去做，而是等我有空時再說（但通常不會有有空的時候）。很多時候老闆這樣臨時起意的想法，或許就這樣輕輕帶過。
若是對老闆來說這件事情真的有某個特殊原因被認為很重要，通常他會第二次再提醒我，這時候我才會提升這件瑣事的層級到必須執行的排程中。
這個方法當然對某些工作者來說不一定適合，可能還會被老闆唸，但是我們要思考一件更重要的事情：自己手上主要專案的進度。
有些瑣事該做，但也不需要馬上做 。
如果我們在工作的過程之中，明明正在執行預訂完成的重要任務，卻反而放下手邊工作，先花時間去完成臨時任務，這就本末倒置。而且打斷進行到一半的重要工作後，要回頭重新啟動任務，又要多浪費一些時間。
我的做法是明確的告訴對方我的時間安排，例如很明確的說今天上午我要先完成另一個主要專案的進度，下午才能處理這件瑣事，對方明白知道了，反而不會催，我也沒有壓力。
更重要的是不要為了瑣事打斷自己順暢地工作流，我們工作一定有空檔，只要把瑣事先記下來，不怕到時候忘記。（延伸概念：這 10 件事情，不如留到「零碎時間」再做更有效率！）
如果今天排了很多大大小小的事情要做，那麼先做大事，再做小事。即使火燒眉毛，也要訓練臨危不亂的冷靜。
有時候有些瑣事很緊急，例如一個制式的行政表格需要填寫，而且明天要交，但是如果這時候我還是可以先完成一部分下個月截止的專案產品進度，下班前最後抽時間完成緊急瑣事，那麼一樣趕得及明天繳交，但是我不因為瑣事而停滯了專案前進動力。
基本上在專案管理中瑣事很可能是永遠做不完的，所以這時候我們應該先把時間留給重要的事情，先讓重要的事情充分的花掉我們的時間，最後依據「剩下多少時間」來決定要完成多少瑣事，而不是相反過來，等到有剩下的時間時才想要趕工重要的進度（延伸概念：不完美，效率大加倍：雜亂拖延少做點讓你更有生產力）。
但是無論是把瑣事放下、隔絕、延後，我們一定要先知道，哪些是瑣事？
或許我們看一個專案，覺得裡面每一件事情都很重要，但這就是最大的危機，因為我們很有可能把最多時間花在我們誤以為重要，但其實最不重要的事情上。
更多時候，即使反覆思考後，這個專案裡每個事情都很重要，那麼也要從裡面挑出相對不重要的 80% 瑣事，讓專案時間進度的壓力落在剩下 20% 相對重要的核心上。
是的，我們因此無法面面俱到，但那是我們力所能及可以把專案完成的最好程度。
我們當然可以理想性的認為我要把所以東西都做到最好，然而現實中這並不實際，所以我們應該思考的是確實可行的「折衷策略」。（延伸概念：10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧）
就如同一開始的朋友所說的，專案管理中我們通常都有一個目標，就是在時間內把事情完成，但通常失敗處也在於最後「時間不夠」，到底是誰偷走了我們的時間？（延伸閱讀：抓出時間之賊，是誰偷走了你我的時間？）
說不定，正是我們自己把時間浪費在瑣事之上，雖然終日忙碌，但最終卻無法達成真正的目標，這不是很可惜嗎？
所以下一次要進行瑣碎繁複的大專案之前，先冷靜下來，試著想想看我們要達成的核心目標是什麼，然後把時間花在真正值得投入的地方吧！
延伸閱讀：
什麼是瑣事？瑣事和工作的細節不同，工作的細節是指我要完成一件精美產品必須注意那 0.001 的微小差距，追求精準與細膩，這不是瑣事，只是工作過程的專注與仔細。那什麼是瑣事呢？瑣事是指那些老闆臨時添加的任務、對產品影響極小但被要求到的步驟、一些很制式為了團隊運作的行政流程。
做好所有的細節，那麼工作會趨近完美。
做好所有的瑣事，反而愈容易導致工作失敗，因為瑣事消耗了我們的所有時間、在心中累積了大量的壓力，把瑣事管理得愈好，專案就愈難成功。
但是，我們特別容易在工作的時候，因為瑣事而迷途，比起正事，我們更喜歡專注在輕鬆但無關緊要、簡單但成效不高的瑣事上，於是我們很容易產生這樣的錯覺：
明明我很忙，明明我認真工作，明明我每天都努力趕進度，為什麼專案還是無法如期完成？
或許，那都是因為我們「把瑣事管理好，專案做到死也做不好」，把所有精力都消耗在瑣事上了！
執行一個專案的時間假設有 100 等份，如果我們花了 80 等份的時間把所有瑣事都管理得井井有條，甚至都一一完成了，這樣不就表示我們只有 20 等份的時間去做真正重要正事的所有細節，那麼當然專案無法準時完成，就算完成也無法達成真正的目標預期水準。
時間就是那麼少，如果瑣事也很多，難道我們真的要把所有瑣事都塞入時間表嗎？還是可以有更好的做法？
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| 放下、隔絕、延後瑣事，才能把重心放在通往你目標的那條康莊大道。 |
- 一、放下無關緊要的瑣事，並請直接放下！
面對瑣事的第一步，就是「不要管理瑣事」，尤其遇到無關緊要的瑣事，就把他輕輕放下，可以記著他，但不需要去煩心他，只有真的等到自己萬分有空時，再去處理這些就算忘掉也沒關係的瑣事就好。
有時候我甚至會做得更絕決一點，如果老闆在我執行重要專案的過程中，臨時插花加了一件瑣事給我，我會當下先記在筆記本裡，但不會真的馬上去做，而是等我有空時再說（但通常不會有有空的時候）。很多時候老闆這樣臨時起意的想法，或許就這樣輕輕帶過。
若是對老闆來說這件事情真的有某個特殊原因被認為很重要，通常他會第二次再提醒我，這時候我才會提升這件瑣事的層級到必須執行的排程中。
這個方法當然對某些工作者來說不一定適合，可能還會被老闆唸，但是我們要思考一件更重要的事情：自己手上主要專案的進度。
- 二、隔絕還沒到那個時間的瑣事，不要怕忘記！
有些瑣事該做，但也不需要馬上做 。
如果我們在工作的過程之中，明明正在執行預訂完成的重要任務，卻反而放下手邊工作，先花時間去完成臨時任務，這就本末倒置。而且打斷進行到一半的重要工作後，要回頭重新啟動任務，又要多浪費一些時間。
我的做法是明確的告訴對方我的時間安排，例如很明確的說今天上午我要先完成另一個主要專案的進度，下午才能處理這件瑣事，對方明白知道了，反而不會催，我也沒有壓力。
更重要的是不要為了瑣事打斷自己順暢地工作流，我們工作一定有空檔，只要把瑣事先記下來，不怕到時候忘記。（延伸概念：這 10 件事情，不如留到「零碎時間」再做更有效率！）
- 三、延後緊急瑣事是成功關鍵，重要的更緊急！
如果今天排了很多大大小小的事情要做，那麼先做大事，再做小事。即使火燒眉毛，也要訓練臨危不亂的冷靜。
有時候有些瑣事很緊急，例如一個制式的行政表格需要填寫，而且明天要交，但是如果這時候我還是可以先完成一部分下個月截止的專案產品進度，下班前最後抽時間完成緊急瑣事，那麼一樣趕得及明天繳交，但是我不因為瑣事而停滯了專案前進動力。
基本上在專案管理中瑣事很可能是永遠做不完的，所以這時候我們應該先把時間留給重要的事情，先讓重要的事情充分的花掉我們的時間，最後依據「剩下多少時間」來決定要完成多少瑣事，而不是相反過來，等到有剩下的時間時才想要趕工重要的進度（延伸概念：不完美，效率大加倍：雜亂拖延少做點讓你更有生產力）。
- 四、找出一個專案裡 80% 的瑣事，狠下你的心！
但是無論是把瑣事放下、隔絕、延後，我們一定要先知道，哪些是瑣事？
或許我們看一個專案，覺得裡面每一件事情都很重要，但這就是最大的危機，因為我們很有可能把最多時間花在我們誤以為重要，但其實最不重要的事情上。
更多時候，即使反覆思考後，這個專案裡每個事情都很重要，那麼也要從裡面挑出相對不重要的 80% 瑣事，讓專案時間進度的壓力落在剩下 20% 相對重要的核心上。
是的，我們因此無法面面俱到，但那是我們力所能及可以把專案完成的最好程度。
我們當然可以理想性的認為我要把所以東西都做到最好，然而現實中這並不實際，所以我們應該思考的是確實可行的「折衷策略」。（延伸概念：10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧）
- 小結：
就如同一開始的朋友所說的，專案管理中我們通常都有一個目標，就是在時間內把事情完成，但通常失敗處也在於最後「時間不夠」，到底是誰偷走了我們的時間？（延伸閱讀：抓出時間之賊，是誰偷走了你我的時間？）
說不定，正是我們自己把時間浪費在瑣事之上，雖然終日忙碌，但最終卻無法達成真正的目標，這不是很可惜嗎？
所以下一次要進行瑣碎繁複的大專案之前，先冷靜下來，試著想想看我們要達成的核心目標是什麼，然後把時間花在真正值得投入的地方吧！
延伸閱讀：
轉載本文請註明來自電腦玩物原創，作者 esor huang（異塵行者），並附上原文連結：把瑣事管理好？專案做到死也做不好
esor老師，真的是把話說到我們心坎裡面去了……瑣事總是將我們緊緊套牢住，這個結，總是很難拆開來囧rz 現在開始起，謹記您教導的四大心法。
回覆刪除感謝你的鼓勵^^
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