Google Inbox 11步完成 Gmail 時間管理！一個月心得

Google Inbox 在 2014/10/23 以邀請制的方式發佈，後來幾次 Google 的大放送以及朋友相傳，愈來愈多人拿到了 Google Inbox 邀請試用了一番，但也看到許多朋友紛紛在社群上發表：移除 Inbox by Gmail 的訊息，似乎這個 Google 獨立於 Gmail 推出的另外一種郵件系統，不符合大家期待？

然而，我從 10/23 開始，直到今天（ 2014/12/1 ），已經使用 Google Inbox 一個多月，並且可以非常確定的是，他正式成為我每天主要的郵件工具。

為什麼？

因為 Google Inbox 雖然還有一些「功能上的不足」，但是「方法上幫我完成了時間管理」，對我來說，方法比功能更重要，在取捨的天平上，有效的時間管理方法，比一兩個郵件操作功能更值得選擇。

延伸閱讀，電腦玩物關於 Google Inbox 的概念篇、功能篇介紹：

1. 概念分享篇：Inbox by Gmail 來自 Google 10年淬鍊的郵件智能革命 
2. 功能教學篇：完全解密 Google Inbox ！十大功能改造Gmail實測教學
3. 智慧型提醒：你沒發現的 Google Inbox 12種智慧型待辦清單這樣用

或許 Google Inbox 沒有辦法適合所有人的工作習慣，或許 Google Inbox 現在還少了一些 Gmail 的好用功能，例如聯絡人管理、插入雲端硬碟檔案、更多郵件格式編輯，也許你還無法短時間習慣 Google Inbox 幫你做的自動分類。

但是如果你也覺得自己不是把郵件視為郵件，而是把 Mail 當做一個一個待辦任務；你希望在郵件系統中自己不只是做資料整理的苦工，也要完成高效率的任務排程，如果你是一個時間管理愛好者，那麼，我覺得 Google Inbox 才是對你我這樣的人，最好的解答。

使用了一個月的 Google Inbox ，我想從這樣的經驗裡，分享自己每天如何應用 Google Inbox 的「方法」與「流程」：這 11 個步驟看起來說明很多，但每天其實只需花個幾分鐘，就能讓郵件完成高效率處理，這是以前的郵件系統做不到的！

• 「 Inbox by Gmail 」  網頁版
• 「 Inbox by Gmail 」  Android App
• 「 Inbox by Gmail 」  iPhone App 

• 第一步：讓次要郵件分類每天固定時間「才出現」

Google Inbox 跟 Gmail 一樣會幫你自動分類郵件，不過對我來說這裡最關鍵的是：可以設定某一類郵件在什麼時間才會出現。

你每天會收到很多廣告郵件、服務更新郵件、活動新消息郵件、社交網路郵件嗎？這些郵件當然並非無用，但也不是非常重要的，也就是我定義為「次要郵件」的東西，怎麼處理次要郵件？

在 Google Inbox 中，我可以設定「每天早上七點」，或是「每周一早上七點」，這些新郵件才會出現在我的收件匣中，平常「工作時間」裡，這些次要新郵件通通「隱藏」，不要對我造成干擾。

如此一來，我白天的工作時間、晚上的休息時間，不再有次要郵件的亂入，但我也不會錯失次要郵件，只是改成每天固定時間去處理就好，這就完成了我的第一步 Gmail 時間管理。

事實上，我在行動裝置中，甚至平常也是會把郵件通知關閉的，我認為「除非你的工作真的有這個需要（請再次仔細想想）」，要不然我們不需要一直回應新郵件。

在 Google Inbox 中，我可以進入設定的「 Label settings and notifications 」。

在這裡，我可以進入每個分類（ Label、 Bundle ）裡面，找到「 Show bundle 」這個選項，設定這個分類的新郵件不要一收到就出現，改成統一每天早上七點，或是每週一早上七點才出現。

• 第二步：迅速處理（刪除或封存）大批次要郵件

每天早上七點，前一整天收到的所有次要郵件就會以 Budle 群組的方式出現在我的收件匣中，這樣也不會和其他真正重要的郵件「混雜在一起」。

然後這時候我會在收件匣中直接看看 Google Inbox 在每個郵件 Bundle（群組）上幫我顯示出來的摘要，包含有哪些人寄了次要郵件給我，或是裡面可能有什麼內容（會顯示預覽圖）。

如果都不重要，我甚至連這個 Bundle（群組）都不打開，直接長按後選取，並一次選取多個分類，接著利用右上方功能選單裡的「 Trash 」，一次刪除這所有次要郵件。

當然，如果你的工作情境下，很多次要郵件未來還有參考價值，你可以選擇「封存」的方式，封存就更簡單，只要把整個 Bundle 往右滑動，就能把裡面的所有郵件封存，消失在收件匣，但以後可以搜尋找到。

• 第三步：郵件開始變成任務：挑出重點郵件釘選

那麼如果看到重要的郵件呢？這時候我會「釘上」這封郵件，按下郵件上方的圖釘，這樣一來這封郵件會離開 Bundle 分類，常駐在收件匣的第一頁。

當重要郵件離開了目前的 Bundle 分類後，我就可以一次把這個群組裡所有其他郵件刪除了。

這個釘選的動作，也代表這是我需要處理的郵件，所以我開始把郵件任務化。

• 第四步：立刻完成當下可以回應的任務

一個處理郵件的重要原則是，愈難處理的郵件，愈需要盡快產生回應（延伸閱讀：跑在半路上也不錯，堅持的技巧就是保持「正在行動」）。

大多數郵件我會在處理郵件的當下進行簡單回應，把這個行動回傳給對方。而處理完成的郵件就可以「打勾」封存，讓郵件先不要出現在收件匣，等待對方回應後，再繼續進行下一步。

• 第五步：排程任務處理時間或地點

不過，也會有一些郵件當下無法處理，可能是真的需要等到特定的某一天才需要處理（例如旅館訂房），也可能是要我到達某個地方才能處理（例如要詢問辦公室夥伴的任務）。

這時候，我就把這封郵件往左滑動，啟動 Snooze （延遲功能），我可以依據上述需求，設定時間或地點的延遲。

例如當我設定這封郵件要等我到達辦公室才要處理時，這封郵件就會暫時在收件匣消失，等到我到達辦公室後才會出現。

Google Inbox 的地點提醒非常即時準確，而且地點提醒也是更加靈活準確的提醒方式，可以參考我在電腦玩物寫過的另外一篇文章：5個地點提醒 App 比時間提醒更能產生真正有效提醒。

• 第六步：寫出下一次行動的任務提示

當要延遲任務（郵件）時，我常常還會進行一個動作，就是在這封郵件加上「備註」。

在 Google Inbox 的郵件上方會出現 Reminder 輸入欄，我可以在這裡填寫「這封郵件應該、準備怎麼執行的筆記」，這樣下一次郵件彈出提醒後，我會記得自己應該怎麼做。

• 第七步：收件匣只剩下現在必須關注的重點

經過上面的處理，很快的（通常我都會在 3～5 分鐘以內完成上述動作），我的收件匣就被清空了，或者只剩下「最最重要的當下任務」。

這樣的郵件系統，更明確、更有效率、更能掌握當下行動。

• 第八步：打開重要任務清單

通常，完成上面七個步驟，我每天的郵件處理任務也就完成了，接下來就是等待重要郵件在關鍵時間、正確地點，自動出現提醒我處理而已。

不過有時候我也會需要查看、整理自己的這個郵件時間管理系統，這時候我可以在左方功能選單裡切換查看：

• Inbox：收件匣，目前要處理的任務
• Snooze：稍後行動，以後排程的其他任務
• Done：封存箱，已經完成的郵件任務

尤其 Google Inbox 收件匣有一個很棒的設計，就是右上方的一顆切換按鈕，有時候我的信箱一下子湧入太多郵件，這時候我只要按下右上方切換按鈕，所有郵件都會暫時過濾掉，只看到我釘選後的重要郵件。

於是我可以先處理這些重要任務，然後才去處理其他郵件。

• 第九步：打開排程任務清單

大概每隔幾天，我也會打開 Snoozed 清單，看看自己未來的郵件排程，想想看有沒有需要調整，或是遺漏的部分，但這不需要每天做。

• 第十步：搜尋已完成任務

而要找之前的郵件任務資料，只要進入 Done 封存箱就能找到，所以封存後也不用害怕郵件不見，只是從你的收件匣消失，讓你的收件匣可以更有效率而已。

當然，要查詢更早之前的資料，只要善用關鍵字搜尋一定可以找得到。

• 第十一步：善用智慧型分類與聰明摘要

Google Inbox 不只是一個 Gmail 的時間管理系統，也是一個智慧型的郵件系統，針對購物、旅行、金融的重要郵件資料， Google Inbox 會幫我自動分類儲存，方便我查找。

而針對一些包含關鍵內容的郵件， Inbox by Gmail 可以幫我做出自動摘要，例如把訂房通知郵件的旅館地圖秀在摘要中，我就可以直接導航，或是直接修改訂房。

以上，就是我每天使用 Google Inbox 的流程，以及他所幫我完成的 Gmail 重要任務時間管理，對我來說，我不再是面對一個必須自己花很多心力整理的郵件資料庫，而是開始操作一個真正提醒我重要行動的工作中心。

不知道已經或期待使用 Google Inbox 的朋友，是否也有同樣的想法呢？或者大家有什麼心得與思考，都歡迎提出來一起討論。

• 轉貼本文請註明來自電腦玩物原創，作者 esor huang（異塵行者），並附上原文連結：Google Inbox 11步完成 Gmail 時間管理！一個月心得