我在 Google 日曆上的專案管理思維：心得與方法分享

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Google 日曆雖然乍看之下很陽春，但是讀過之前電腦玩物的「10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間 」一文，相信大家也發現了 Google 日曆無窮的活用潛能。即使看起來簡陋，但只要我們用方法賦予他靈魂，那麼 Google 日曆在我的日常工作中也能負擔專案進度管理等類似甘特圖功能。

今天這篇文章，分享的就是我自己利用 Google 日曆管理專案進度的實作心得，雖然是很個人的經驗，但或許可以跟大家激盪出一些啟發，也拋磚引玉，歡迎大家來討論如何利用 Google 日曆完成專案管理？

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是的，我這裡刻意一直說「專案管理」，而不是說行程安排，因為兩者是完全不同的東西。

我覺得「行事曆」這樣的工具雖然功能上是「填寫自己什麼時間地點要做什麼」，但是意義上，它的價值更應該具備「讓我有效掌控自己時間」。

具體來說，就是當我打開 Google 日曆時，我看到的不應該只是我什麼時候有空，而更應該看到「這段時間看起來有空擋，但是有沒有可能當時有壓力很大的專案？當時可能處在最多意外任務的時段？」於是即使表格上看起來有空，我卻不會安排過多任務，因為我知道那段時間應該留給自己。

能夠讓 Google 日曆發揮上述的價值，就是我想做到的「讓我有效掌控自己時間」。

• 一、我只有兩個日曆

Google 日曆的左側可以新增多個日曆，不過針對我個人的時間管理，我只新增兩種日曆：「01.個人行程」、「02.專案進度」，有時候需要跟其他團隊合作時，才另外新增團隊協作專用的第三個以上的日曆。

用兩個日曆如何管理我的所有行程呢？首先，待辦任務我有另外的工具來管理，所以不會寫進行事曆，而且也不適合寫進行事曆，最好利用專門的 GTD 工具：

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2. Wunderlist 3 "一起"實現願望！適合團隊合作的奇妙清單
3. Remember The Milk 線上待辦事項管理服務，隨時記住下一步行動（心得篇） 

於是在行事曆上我歸納所有的事件對我來說只有兩種意義：

• 會議、活動、行程：也就是我必須在某個時間出現在某個地方的事件，無關乎是否完成，無關乎我做得如何，總之我一定要去。
  
  至於是公司的會議還是家人的約會則沒有差別，因為佔用的都只是我一個人的時間（把工作與生活間一起安排還有意外好處：簡單把生活變成任務，就能贏得意想不到的成就感！ ）。

• 專案進度：也就是我必須在某個時間點之前或之後完成的事件，關於我的完成度，關乎我做得如何，我或許還有前後緩衝空間，但我必須為他們預留時間。

只有這兩種區別，於是也就只有兩個日曆便能管理我所有的行事曆內容。

此外，我和我老婆還會把第一種：「會議、活動、行程」共用，這樣我們就能一起安排家庭活動行程，避開我或我老婆的重要會議。

• 二、拉長時段

第一種日曆很好安排，就跟一般的行事曆一樣，把各種行程的時間填寫上去即可。

第二種專案進度日曆，我則會利用「拉長時段」的方式，把專案裡重要的任務在 Google 日曆上畫出類似甘特圖的進度條。

例如預排專案進度時，有一個進度是要把新書交給美編排版，我估算份量大概需要一個禮拜，過程中我必須跟進校稿、修改內文，這時候我就會在第二種日曆中拉出一個週一到週五的事件。

這樣一來在 Google 日曆上就會顯示出一段橫跨五天的進度條。把一個專案裡的每一個進度階段都拉出這樣的進度條，就能回推完成一個專案的總時數，以及如何讓不同進度間完成銜接了。

這類事件，我通常不設定所謂的行事曆提醒，因為提醒其實常常缺乏意義，總是在不恰當時機彈出提醒，專案進度的重點不是提醒，而是讓我看到： 19 號 23 號這五天我必須把最多時間投入到哪個專案階段。

有可能這個進度的完成時間是 23 號，但是我不會只在 23 號設定一個單日的事件，而會回推工作需要的時數，拉出 19 號到 23 號是我的工作區段，於是從這樣的行事曆中，我知道什麼時候要開始投入哪一個重要專案進度？是否接近截止日？不同專案之間是否時間會卡關？

• 三、自訂顏色

常常會有不同專案重疊進行的情形，這時候拉出進度條的做法就能幫助我們管理重疊的進度，更正確的安排時間，以免「太多事情卡在一起」，結果最終什麼都無法完成。

在 Google 日曆中一種日曆只能有一個預設的顏色，我喜歡把專案進度設定成綠色，但是如果遇到一個月中有兩三個專案重疊進行時，都是綠色不是很難分辨嗎？

這時候我就會把另外的專案手動設定成其他顏色，這樣就能透過不同顏色了解不同專案的執行進度。

• 四、更適當的時間安排

回到我們一開頭所說的，如果你只是把工具看成工具，那麼 Google 日曆不過就是一個行程表，但是如果你把工具加上方法來活用，那麼 Google 日曆的價值是「讓我有效掌控自己時間」 。

當我在 Google 日曆上看到已經有兩個專案的進度條重疊在這一週，那麼我知道如果有新的專案進度要安排，這一週絕對不是好時間，而當有其他屬於「行程」的會議活動需要插入時，我知道不能安排在專案進度重疊的時間（除非萬不得已）。

於是就會像下圖這樣，當真正在安排時間時，我不會因為 13 號禮拜二沒有安排「行程」就跟對方說我有空，因為我知道這是兩個專案正在進行的關鍵時刻，相對的，我把行程盡可能都安排到禮拜五：沒有專案進度條的日期上。



把我的 Google 日曆加上一點簡單的「專案管理思維」，對我的時間安排產生很正面的效益：

讓時間的排程不再只是被瑣事、活動所佔有，而能真正把時間花在最重要的專案之上。

那些看起來沒有佔用時間的任務，才是我們應該花最多心力執行的任務（延伸閱讀：把瑣事管理好？專案做到死也做不好 ）。

你是否也有自己的 Google 日曆活用方法呢？歡迎一起分享。

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轉載本文請註明來自電腦玩物原創，作者 esor huang（異塵行者），並附上原文連結：我在 Google 日曆上的專案管理思維：心得與方法分享