不需要搜尋時才要搜尋！這一步徹底改變你的工作效率

在上周末的這篇：「 Mac 用戶一定要知道這10個 Finder 獨特檔案整理技巧 」文章中，我寫到一段話：「在 Mac 中一旦我想開啟什麼檔案，即使我知道那個檔案在哪一個檔案夾中，但是除非我現在就在那個檔案夾的視窗裡，要不然我一定還是用『搜尋』的方式來開啟這個檔案。」其實，這是我長期一個很深的感想：大家都太看輕搜尋對「改變工作流程」的意義，沒有盡情的發揮「搜尋」最大的威力。

在最近某一次我主講的數位工作企業內訓講座中，我提到其實「搜尋」就是在數位工作裡改變你工作流程的最重要第一步，當下很多聽眾一時無法意會：「搜尋我們都會啊？改變了什麼？」剛好那之前有人詢問了他們平常工作流程中文書處理的問題，我便說：「例如當我們打開一份 Word 要找到需要的資料時，你是用一頁一頁翻找出資料？還是直接［ Ctrl ］+［ F ］輸入關鍵字後跳到有資料的那一頁？」

結果大多數朋友都是一頁一頁翻找，而當資料很多頁時，這不是在每一次的尋找中都花費了很多時間嗎？而明明已經在數位工具裡，為什麼不用自己已經知道的關鍵字來「搜尋」呢？因為，我們其實都還沒有養成「徹底搜尋」的習慣，還沒有把「搜尋」當作啟動工作的第一步。

而只要試試看，就會發現搜尋這一步，可以很大程度的改變我們的工作效率、縮短工作時間，達到加速準確完成工作的目的。今天這篇文章就想要更進一步推薦如何養成「搜尋」這個好習慣的方法與技巧。

• 用搜尋，更快打開你已經知道位置的資料
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有時候我們知道有搜尋功能，但是我們卻這樣想：

1. 當我知道檔案在哪裡時？我就一層一層自己手動打開來。
2. 當我不知道檔案在哪裡時？搜尋就派上用場。

但是這樣想是錯的，就算知道檔案在哪裡，搜尋也會比自己一層一層找出檔案來還要快。

我自己把所有的檔案都同步到 Google 雲端硬碟上，很多時候我把 Google Drive 直接當作檔案總管，需要打開什麼檔案時就在 Google Drive 上搜尋，而因為 Google Drive 搜尋時可以深入檔案內文去搜尋，就算我忘記檔案名稱，多用幾個關鍵字也可以很搜尋出需要的檔案。

因此就算我知道檔案在哪個資料夾，我也覺得用搜尋直接找出那個檔案，會比我一層一層打開資料夾還要快。

而且 Google 雲端硬碟不只可以搜尋檔案內文，還可以搜尋圖片上的文字，以及有許多進階搜尋技巧，可以延伸參考電腦玩物的教學。

Mac 上我也是這樣用搜尋取代打開檔案與資料夾的工作。

而且利用 Mac 的 Spotlight 還能在搜尋中直接就預覽檔案內容，有時候根本不用真的打開檔案就已經看到我要看的資料。

這樣一來，節省了從大量資料夾中看到需要的資料夾、一層一層打開資料夾後打開檔案的時間，起碼會是半分鐘到一分多鐘的節省，而長期累積下來，就是更有效率的工作方法。

那麼 Windows 的朋友怎麼辦呢？其實新版 Windows 也內建很好的搜尋功能了，就在檔案總管右上方，要不然我們也可以利用「 Everything」 或「 DocFetcher 」這類免費軟體滿足需求。

• 用搜尋，避免找錯地方的重複操作
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• 我的 Android 搜尋技巧：被忽略但好用 Android 桌面 Google 搜尋列的五種活用

當你要寄出一封郵件、撥打一通電話時，你的流程是怎麼做的呢？如果以手機上為例，我看到很多身邊的長輩朋友會先打開通訊錄，然後一個一個找名字，找到需要的聯絡人後才開啟通訊，但很多時候第一次眼花沒看到，還要再找第二次。

但是，其實我們可以利用 Android 上方的搜尋列，或是 iOS 的 Spotlight ，都可以直接輸入聯絡人的名稱暱稱，就能直接一步找到這個聯絡人，然後開啟郵件或電話的通訊方式，這樣是不是快速許多？而且減少錯誤浪費的時間？

• 用搜尋，節省我們之前在無效分類上浪費的時間
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• 我的 Evernote 搜尋技巧：Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學：活用搜尋不只是找筆記

在最近一連串關於《 Evernote 超效率數位筆記術【Best技巧提升版】：如果我當初這樣做筆記就好了》的講座中，從如果我當初這樣做就好為出發點，我舉的一個例子就是當初我還沒養成「以搜尋為第一步」的習慣時，為了方便找到 Evernote 筆記而做了許多額外分類。

一開始或許覺得分類了很好找，但日子久了，分類愈來愈繁雜後，發現分類甚至可能是個累贅，讓筆記要在不同的地方才能找到。而且花了許多時間分類，但最後卻要花一樣多的時間重新把這些筆記資料找出來。

然而若是使用搜尋，雖然也常常無法第一個搜尋結果就找到我需要的筆記，但是搜尋後過濾出可能十幾則筆記，那麼這個數量很少的清單裡，可能前幾則就有我要的筆記了！這其實比我透過一個一個筆記分類去找還要快。

更進一步的，如果說當我用搜尋就能找出絕大多數 Evernote 筆記後，那麼回頭去想，我還需要花時間去做很複雜的筆記分類嗎？於是，把搜尋當作第一步，不僅節省找出資料的時間，其實更是節省我的「分類資料的時間」，因為甚至不需要分類了！

這也是我多年前寫下另外這篇文章時領悟的心得：最好的整理就是最少的整理，不需要整理的整理術

• 用搜尋，更專注快速開始我們的工作
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• Window教學：Launchy 2.1.2 快捷列：最強快速啟動的完整優化指南
• Android教學：我不再花時間分類自己的 Android，卻因此更有效率使用 App
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從早期使用 Windows 的時代開始，我就幾乎不會打開「開始功能表」來一層一層找出需要的應用程式開啟，而是直接使用「 Launchy 」這個免費軟體，搜尋軟體的部分關鍵字名稱，就能找出應用程式並且立刻啟動。

這真的節省非常多的時間，也不會在翻找應用程式的過程中被其他軟體分心，可以說是專注又快速的好方法。而且因為這個習慣的養成，我也漸漸的很習慣去記住自己需要的軟體的名稱，有了這個習慣，需要什麼軟體時就能立刻搜尋找到。

這樣的使用習慣也延伸到了我使用 Android 時的方法，基本上我不花時間分類我的 App ，也不幫他們建立資料夾，省下這些時間（並且省下以後常常會想重新分類、換手機時需要重新分類等的時間），只要利用 AppDialer 這款免費 App ，就能搜尋 App 名稱關鍵字來立刻啟動應用程式。

最近 App Dialer 甚至支援中文名稱的搜尋了：App Dialer 手機最快搜尋器終於支援中文App與聯絡人。

而到了現在使用 Chromebook ，我一樣習慣搜尋的快捷鍵技巧，快速找到需要的 App 、書籤網站、聯絡人資訊，不用擔心把他們分類在哪裡，更快啟動需要的工作。

• 用搜尋，解決你遇到的問題，甚至是那些還一頭霧水的難題
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• 我的 Google 搜尋技巧：Google 搜尋技巧教學：解決生活問題的 20 張搜尋卡片

最後，即使是我們一般使用的搜尋，我們可能都還沒有把它用到極致，而這可能浪費了很多明明可以更快找到答案的時間。

就以大家都會用的 Google 搜尋來說，我們常常會有：「我大概知道資料在什麼網頁時我才去 Google 搜尋」或是「我大概知道答案是什麼時才用 Google 確認」，其實應該把搜尋的起跑點往前推，在：

我甚至不確定問題是什麼？答案會怎樣？就開始 Google 搜尋

Google 搜尋其實可以伴隨我們「構思的過程」同時發生，在完全沒有頭緒時，先用當下可以想到的關鍵字去找，目的不是找出答案，而是幫助思考的延伸，找出其他可以問的問題或是可以切入的角度。

很多時候我們會發現，其實直接搜尋，可以幫我們更快想出難題的解答。

• 小結：用「搜尋」啟動工作的優點

「搜尋」是我們大家都知道的功能，但大多數時候我們沒有發現「把搜尋當作第一步」可以帶來下面這些好處：

• 跳過翻找的路徑：搜尋只要一步就找到答案，節省步驟，就是加速工作最好的方法。

• 省下整理的時間：回推搜尋之前，有了搜尋就能找到答案，那麼我們就可以重新思考還需要多大程度的整理，而省下整理時間，就是留給自己更多專注工作的時間。

• 想起忘記的內容：現在的 Google Drive、 Evernote、 Mac 內建搜尋都能找出內文，這個意義就是在連我們都忘記資料在哪裡、忘記有什麼資料時，搜尋還能幫助我們回憶起這些資料。

• 直接解決問題：我們把精力浪費在繞圈圈、在想別人可能想過的事情，還不如利用搜尋直接先參考別人的解答，再站在前人成果上發展自己的解答，這才是精益求精的做法。

用「搜尋」啟動工作，有非常大的優點，這一步就能改變你的工作效率，所以不要看輕這小小的功能，我們大多時候其實還沒有發揮它最強大的威力！

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