補足 Gmail 回條功能： MailTrack 免費無限已讀追蹤

Outlook 中大家最喜歡使用的功能之一叫做「傳送回條」，那麼在很多人使用的 Gmail 中到底有沒有類似功能呢？其實有，在 Gmail 的 Google Apps 企業版、教育版、政府版中都有這個「讀取回條」功能可以開啟，只是在個人版 Gmail 中還缺少這樣的已讀回應功能。

所以在我之前《這些Google幫我做好的事：用Google思維重建10倍速工作流程》這本書的相關演講中，常常有 Gmail 用戶問我，當我提出「 Google 圓心工作流程」後，他們覺得最大缺憾之一就是個人版沒有 Gmail 回條這個確認任務傳達、加速工作溝通的功能。

但是 Gmail 是一個可以開外掛擴充功能的雲端服務，所以雖然個人版 Gmail 還沒有提供讀取回條，但我們可以利用擴充套件自己加上去，而在許多 Gmail 回條的外掛中，今天要推薦的是「 MailTrack 」這個服務。

我很少在電腦玩物中推薦已讀回條功能，因為我自己的工作流程上這不是必要服務，但是這次會特別想要推薦「 MailTrack 」，是因為和其他傳送回條服務相比有一些特色：

• 和 Gmail 介面整合得很完美
• 免費模式下就可以無限數量使用回條功能
• 非常簡單易用，不需設定即可開始使用
• 功能穩定、即時、有效

「 MailTrack 」大概一年多以前發佈服務，雖然目前只提供 Google Chrome 擴充套件，但也已經累積 27 萬 5 千次以上的套件下載， 3000 萬次以上的郵件傳送處理，用戶評價也很高，值得有需要的朋友試試看。

• 安裝不需設定：

打開你的 Google Chrome 瀏覽器，安裝這款「 MailTrack 」擴充套件，安裝完成後，用你的 Gmail 帳號完成註冊，這樣所有的設定就完成了。

打開你的 Gmail， 可以看到右上方出現「 MailTrack 」的按鈕，就表示「 MailTrack 」已經整合到 Gmail 中。

這時候在 Gmail 裡新增郵件，就可以看到「 MailTrack 」的連結自動插入郵件裡，有了這個連結，就能追蹤 Gmail 郵件是否開啟已讀。

當然，如果某封郵件不需要追蹤回條，那麼可以點擊「X」，移除這個「 MailTrack 」連結即可。

• 傳送、讀取郵件雙確認：

前面提到，「 MailTrack 」最大特色之一就是和 Gmail 介面完美的整合，讓你覺得這彷彿就是 Gmail 內建功能。

在 Gmail 郵件清單中，可以看到每封郵件開頭出現「 MailTrack 」的雙勾確認圖示，第一個綠色勾勾代表郵件成功傳送進入對方信箱。

當對方在他的信箱開啟這封郵件後，我們的 Gmail 裡該封郵件開頭就會出現第二個綠色勾勾，代表對方已經讀過、開啟過這封郵件。

• 追蹤郵件已讀時間：

不只是已讀的確認，很棒的是「 MailTrack 」可以告訴我們對方打開郵件的時間，如果對方多次打開郵件，還會出現不同的每次打開郵件時間清單。

只要把游標移動到綠色勾勾上，就能看到對方的開信時間。

• 郵件已讀桌面通知：

甚至在寄出新郵件時，如果我們點亮下方郵件編輯列的「 MailTrack 」按鈕，那麼這封郵件在對方已讀後，會在我的電腦桌面上彈出桌面通知。

對於一些需要即時知道對方是否看到的郵件，我們就能開啟這個桌面通知功能。

• 團隊合作開信辨識系統：

而如果我們是一個多人團隊，想要在工作夥伴之間傳送群組郵件時，確認哪些人有看到？哪些人還沒打開信件？

這時候我們可以要求工作夥伴全部安裝免費的「 MailTrack 」，這樣一來，群組郵件開信時還能辨識出是誰打開這封郵件。

• 無限寄發郵件回條，追蹤所有郵件讀取時間：

前面開頭提到「 MailTrack 」的第二大特色，就是免費版無限制的回條郵件傳送次數，而且在「 MailTrack 」設定裡的統計板中，可以看到每一封郵件的每一次開啟時間記錄，是非常方便的追蹤報表。

• 我們需要或不需要已讀功能？

我們是不是真的有需要郵件已讀功能呢？這個問題我覺得沒有絕對，有時候需要，大多時候可能不一定需要，例如什麼時候需要呢？

1. 有些郵件就只是單純通知，就算對方沒回應前只要知道對方看過即可。
2. 一些宣傳、推薦郵件，看看誰對你的這個產品、提案有興趣？
3. 有些郵件我想先知道對方看過，這樣我更能抓準等待對方應該回應的時間長度
4. 工作重要佈達通知（只是看過，不代表他就真正記得）
5. 任務重要修改通知（只是看過，不代表他就真正修正）

最後面兩種需求，讀取回條功能不一定能滿足我們，這時候建立一個真正雲端協同合作、統一管理的工作流程中心，才是最佳的做法，例如：

• Google 日曆同步多人行程比用郵件通知對方改期更有效
• Google Drive 同步合作文件比用郵件通知對方修改更有效

我自己對「 MailTrack 」這個工具最好的利用方式，其實是上述的第三點：「有些郵件我想先知道對方看過，這樣我更能抓準等待對方應該回應的時間長度」。

知道對方已讀，我的目的不是要對方馬上回應，而只是讓我知道下一次可以繼續討論的時間，這也是我在電腦玩物之前的「已讀不回才好！不要養成這些被科技寵壞的工作習慣」一文中，想要表達的更從容、更有效率的數位時代工作方法。

MailTrack 網站

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