Quip 比 Google Docs 更適合團隊會議的文件協作平台

去年 Quip 開始在國外竄紅的時候，我其實心中一直有個疑惑：「 Quip 多人一起編輯文件的功能看起來就像是一個 Google Docs 」，對於已經很高度活用 Google Drive 的我來說，因此一直提不起興趣去試試看。（延伸閱讀：Google Drive 超工作術：16招雲端硬碟變最強辦公桌）。

一直到今年，有一次跟朋友合作一個小專案，朋友提議使用 Quip 來進行線上會議、合作企劃文件，我從善如流，便跟著試試看，才知道我之前對 Quip 有很大的誤解，雖然 Quip 裡確實有個主要功能是多人即時線上協同編輯，但他的設計解決了許多 Google Docs 協作平台上溝通不順的問題。

從設計精神上來說，如果說 Google drive 是以檔案為主的雲端協作平台，而「 Quip 」是以「人的溝通」為主的雲端協作平台。

2015/7/9 新增：Quip 桌面版推出，挑戰 Word, Google Docs, Evernote




「 Quip 」簡單易用（對小團隊來說基本免費）（ Quip 目前會在使用量超過一定限制後開始需要付費版）、便於行動（ App 端編輯合作功能不輸網頁版），尤其「善於溝通」（這是許多雲端平台缺乏的），非常適合小團隊與商務人士使用。

雖然本質上「 Quip 」無法取代 Google Drive 在檔案共用上的需求，但是卻可以解決團隊合作裡跟文件溝通有關的問題，諸如：

• 會議紀錄的「確認」
• 文件版本的「討論」
• 內容的問題「交流」

可以看到，都是在這些文書工作背後「人的溝通問題」，而這些問題在 Google Docs 或類似協作平台上，或許沒有像「 Quip 」一樣提供了便利完整的解決之道。

• 1. 「 Quip 」收件箱：以溝通為文件協作的首要目標

和 Google 以檔案資料夾作為主畫面的協作平台不同， 「 Quip 」用「收件箱」來做為 App 或網頁版上首先看到的內容，收件箱裡有什麼東西呢？包含了：

• 「正在執行中的文件的最新修正通知」
• 「某個團隊成員在某個文件裡的最新評註」
• 「討論區裡的最新討論內容」

也就是說，「收件箱」讓「 Quip 」這個文件協作平台以「溝通」為首要的目標，讓團隊可以在裡面優先處理最近有變動的任務與內容。這和 Google 協作平台以檔案整理為主要目標有很大的不同。（雖然 Google Drive 上也有「聰明的文件管理方法！ Google Drive 即時文件編輯活動動態」，但不是放在主要的地位）

透過這樣的設計，「 Quip 」也能取代原本團隊內部不順暢、常出錯的郵件溝通流程，可以將「 Quip 」打造成你公司內部的郵件溝通系統（兼顧單純檔案、文件檔案傳遞與協同合作）。

• 2. 在「 Quip 」的任何地方都能討論

「 Quip 」另外一個特殊的設計，就是非常強調「討論」這件事情，於是在「 Quip 」的任何地方都能開始和團隊一起討論：

• 我們可以為每個計劃開設不同聊天室，和不同成員討論。
• 討論時可以隨時插入「 Quip 」中的任何共用文件。
• 也能隨時發送單獨的消息給任何一個成員。
• 在「 Quip 」文件裡的每一個段落都能展開討論。

在「 Quip 」的設想裡，文件工作的流程應該有很多的互動，而「 Quip 」希望盡可能讓這些文件需要的溝通融入編輯流程中。

這部分雖然 Google Docs 中有類似的「Word 追蹤修訂終於出現在 Google Docs！論文改稿必備」，但是像討論區這樣的功能就是「 Quip 」針對團隊溝通特別設計的橋段。

• 3. 以「多人」為本：「 Quip 」更便利的評論、記錄、版本管理

尤其在多人共同編輯同一份文件、試算表時，「 Quip 」除了可以像 Google Docs 一樣多人即時編輯外，「 Quip 」更注意到了多人合作時需要的幾個細節。

「 Quip 」把文件的改動記錄放在左方更顯眼的位置，而不像 Google Docs 預設隱藏起來，因為對「 Quip 」來說更重要的是把文件想像成討論的過程，所以在記錄卡片中：

• 可以看到每一個不同團隊成員每一次改動的摘要。
• 可以針對好的改變［按讚］。
• 或是還原不好的改變。

這對多人的文件版本管理來說，增加了方便性，能知道每個人改動了哪哩，也更能簡單溝通團隊成員的想法。

在「 Quip 」文件中還能用「＠團隊成員名稱」的方式，去指定這一個段落相關的負責人，讓團隊成員更明白每一個段落中「人」的作用。

另外「 Quip 」也能隨時在任何一段文字中插入黃色的討論串，邀請其他成員一起討論這部分的修改或想法。

• 4. 基本的文書功能，但以任務為導向

「 Quip 」作為一個文件協作平台，可以建立文件、表格，可以編輯文章的樣式，不過這些都是基本功能，「 Quip 」確實沒有 Google Docs 或 Word 那樣的進階編輯。

因為對「 Quip 」來說文書的目的不是產生排版優良的文件，而是「滿足工作流程溝通」的需求，所以也不要把「 Quip 」想成文書處理軟體，而應該是工作團隊的文字溝通平台。

那些團隊之間需要以文件、表格來合作的內部項目，就很適合用「 Quip 」完成。

• 5. 讓「 Quip 」所有文件、討論區、成員連結在一起

另外值得一提的是，「 Quip 」還有一個類似我在 Evernote 上非常喜愛的「筆記連結」功能。

在「 Quip 」的團隊溝通文件裡，如果我想要提到一個團隊成員、想要連結參考一篇文件、想要引導成員在這一段裡到另外一個聊天室中討論，這時候我都可以用［＠］的指令來插入「 Quip 」中的所有其他內容。

這樣一來，文件的這個段落就會產生超連結，團隊成員點擊這個連結就會打開我指定的文件，或是打開我邀請大家進入的討論區。

• 6. 針對目前工作的「 Quip 」桌面

在「 Quip 」網頁版中，看起來桌面好像是我們的檔案總管，但其實有一個關鍵的不同，那就是放在不同資料夾裡的檔案，我們可以透過［固定到桌面］的功能，把這份目前正在執行的文件釘選到桌面中，他會同時出現在團隊資料夾，也會出現在我的桌面。

這樣的邏輯就是打破分類，讓我可以用任務管理的方式重新管理文件進度。

• 「 Quip 」和 Google Drive 有什麼共通點？

除了上述「 Quip 」的特殊功能外，作為文件協作平台，「 Quip 」具備了文件編輯、表格編輯、插入圖片、離線編輯等功能，這部分可以滿足類似 Google Docs 的文件雲端編輯基本需求。

另外「 Quip 」也支援把已經完成的文件匯出成 PDF、 Word 等內容，方便延伸分享。

最後，「 Quip 」同時具備網頁端、 App 端，兩方操作都十分便利，而且可以即時同步。

我們或許無法把「 Quip 」想像成取代雲端硬碟或辦公室文書軟體的工具，但是可以把它想像成取代團隊內部郵件溝通、會議討論、工作流程文件互動的一些最佳溝通協作平台選擇之一，值得大家試試看。

「 Quip 」網頁版
「 Quip 」 Android App
「 Quip 」 iOS App

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