10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統

好的會議，不只是做好會議通知，更要從好的會議文本管理開始：

• 會議前的準備文件
• 會議中的記錄文件
• 會議後的追蹤文件

如果這些資料可以跟會議通知系統整合，甚至構成團隊內的協同合作流程，那麼更容易達成高效率的會議。

在高效率會議文件的方法上，我之前已經在兩篇電腦玩物的文章裡討論過：

• Do.com 讓 Google 日曆吃大補丸，幫你開高效率會議
• 開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議

而在相同的方法流程上，今天我想把這樣一套策略，搬移到 Google 系統上使用，讓我們一起來試試看大家相對更熟悉的 Google 日曆與 Google Drive 結合，是不是能打造出更強大的團隊會議系統。

流程1. 負責人建立 Google docs 會議準備文件

這個方法其實是我在之前「 Google 雲端辦公室改造班」相關課程中設計的教學橋段之一，展現 Google 工作系統互相整合的奧妙，以及學習建立工作流程的方法，今天特別把裡面的重點步驟簡單寫成文章，也提供大家參考。

方法觀念部分，請看我前段提到的那兩篇文章。從這裡開始，我直接切入如何用 Google 打造強大會議系統的具體步驟。

第一步，負責主辦會議的人，先在 Google Drive 雲端硬碟中建立一份 Google Docs 文件，裡面是這次會議的議程、每個議題的負責人、會議準備資料，甚至是需要會議參與者「事先填寫的內容欄位」等等。（可參考「高效率會議文件格式範本」製作）

這一步中我們還不需要把文件共享給與會者，因為後面會有更方便的流程。

流程2. 負責人新增 Google 日曆會議，邀請他人加入

接著負責主辦會議的人進入 Google 日曆，新增一個會議通知，把想要邀請的與會者，在編輯活動畫面的右方，一一新增到會議中。

這時候可以延伸學會一個小技巧，就是在邀請團隊會議時，就能看到「同事什麼時候有空？什麼時候沒空？」，如何在 Google 日曆看到他人有空沒空的時間呢？請參考這篇教學設定：「不再約錯時間！如何從 Google 日曆即時確認對方有空」。

這樣一來團隊邀約時間開專案進步會議時，就不會約到某個同事可能已經事先跟客戶約好要開會的時間了，當然也不用麻煩的事先一一詢問與確認時間。

流程3. 在 Google日曆會議插入雲端硬碟文件

接下來重點來了，我們要把 Google Drive 上的文件，整合到日曆會議中。這個動作，在網頁版與手機 App 版中都可以操作喔！

主辦人進入 Google 日曆會議編輯畫面，在會議資料欄位下方找到［新增附件］。

點擊［新增附件］，就能把 Google Drive 雲端硬碟上已經存在的 Google 文件、試算表、簡報，或是其他檔案插入 Google 日曆中。

而且插入 Google 日曆會議的檔案，其他與會者也可以看到。

當結束這個動作，要儲存會議修改內容時， Google 日曆會自動彈出詢問，詢問你要不要開放剛剛插入的文件檔案權限給與會者。

這時候可以選擇只開放查看？還是可以開放對方插入註解或建議編輯？或是完全開放給對方編輯？

把第一步我們建立的 Google Docs 會議準備文件插入這個日曆會議中，就能讓與會者隨時查看最新進度更新，或是在上面直接新增內容囉！

與會者只要打開他們的 Google 日曆，找到這一次會議行程，點進查看，一樣可以看到插入的附件，並且可以直接打開來註解或編輯。

「會議前寄發一些準備資料」，這個是很多公司開會會做的動作，但是如果用郵件寄送，對大家的整理與接收都有點麻煩，還可能被漏信，而且一旦要更新會議資料，又要重新寄送一次郵件，非常麻煩。

但是如果改成用 Google 日曆中直接插入會議文件呢？那麼與會者從他們的 Google 行事曆中就可以看到這份文件，而這份文件有任何更新，就同步到語會者的行事曆中，也不需要郵件特別通知去修正。

流程4. 讓多人繳交會議資料

有時候開會前，我們希望與會者各自繳交一些簡報、文件或檔案，以利開會時使用。

這時候， Google 日曆上述可以插入文件檔案的功能，其中就可以當作讓其他人繳交會議資料的集中處。

只要邀請者在會議邀請設定中，勾選「讓受邀對象可以修改活動資訊」。

這樣一來，其他與會者也可以在這個 Google 日曆活動中，插入他們雲端硬碟上的文件或檔案，當作繳交資料的方式，而所有與會者也能在自己的行事曆行程上同步看到。

流程5. 控管會議文件權限細節

流程講到這邊，我先跳出來補充一個權限控管的細節。

透過 Google 日曆把一份文件共享給與會者，這時候開放的權限其實是「開放共用連結」，也就是我的 Google 文件會獲得一個共用網址，只要知道這個網址的人，就可以查看、註解或編輯（看我的權限設定）。

而如果我想修改權限，就回到我的雲端硬碟，找到這份文件，利用「共用設定」的功能去修改權限即可。

流程6. 善用協同合作、註解、建議編輯三大功能

如果插入日曆的是 Google Docs ，那麼我們可以善用 Google 文件的三大功能來讓會議更有效率：

• 協同合作：所有與會者都能一起即時編輯會議紀錄，或是在會議準備文件中添加資料。
• 註解：要避免動到會議文本時，可以讓與會者只能加上旁邊的註解，當作意見補充。
• 建議編輯：類似 Word 的追蹤修訂，可以當作「會議後」如果要修改會議時討論的內容時，用建議編輯來獲得其他人的同意才修改。（參考教學：Word 追蹤修訂終於出現在 Google Docs！論文改稿必備）

流程7. 會議前中後都以這個日曆會議裡的文件為合作中心

流程 1 建立的插入 Google 日曆文件，可以當作會議前、中、後的管理中心。

會議前，與會者透過這份共用文件看到應該做些什麼準備。會議中，利用這份文件補充會議紀錄。會議後，利用這份文件追蹤會議確認事項。

全部都可以在同一份文件管理，對於事前事後的追蹤更容易。

而且像會議過程中，還可以利用像是「語音輸入」作內容逐字稿（支援聽寫！ Google Docs 新增中文語音輸入功能），或是利用「線上即時通」做即時補充討論。

流程8. 其他與會者如何會後查看會議文件，並加入自己的雲端硬碟管理

會議結束後，其他與會者如果查看與管理這份會議文件呢？有兩個方法。

第一個方法是可以回到 Google 日曆，找到這個會議時間點，就能打開裡面插入的文件。

第二個方法，打開這份文件後，點擊上方的［新增至我的雲端硬碟］按鈕，那麼其他與會者就能把這個文件加入自己的 Google Drive ，用自己的方式分類管理，或是追蹤後續修改囉！

流程9. 負責人追蹤會議文件流程與版本控管

當然，別忘了如果是 Google Docs 文件，有強大的版本管理功能，可以隨時追蹤哪個與會者修改了文件的哪個段落，甚至進行還原。（參考：Google Docs 新回溯功能：快速查看上次誰改了哪裡？）

流程10. 把會議文件加入確認簽核流程

最後，甚至如果你需要會議文件的線上簽核流程，那麼利用 Google Docs 的外掛，也可以做到簡單的線上簽核喔！請參考：Google 文件的線上簽核流程，編輯合作專用 Collavate

透過這 10 個流程，可以看到利用 Google Drive 與 Google 日曆，就可以打造出強大、高效率的團隊會議系統，如果你剛好有使用這兩個工具，那麼值得試試看。

延伸閱讀：

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• Quip 比 Google Docs 更適合團隊會議的文件協作平台
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