Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法

在前一篇「Evernote 整理3部曲-1：建立多層樹狀分類的知識結構」中，我建議大家可以利用標籤特性滿足多層樹狀分類整理的需求，但必須「適可而止」。因為整理大量的筆記與資料時，如果陷入「分類的迷思」，反而會愈整理愈焦慮，感覺怎麼整理都不對勁，分出太多複雜的細分類，用起來反而會拖慢速度。

所以為了避免分類複雜化，在這篇 Evernote 整理術二部曲中，我要建議大家可以試試優先採用「目錄清單分類法」，也就是利用 Evernote 的「記事連結」功能建立「各種需求的目錄」，再用一層一層目錄建立有效的組織圖，把 Evernote 變成像是一本可以快速翻頁跳轉的書與百科。

「目錄清單分類法」可以給用戶最大的分類彈性，幫助我們依據自己獨一無二的需求自由排序任何筆記，從而避免標籤或記事本分類時總是不盡如人意的焦慮。下面就讓我分成幾個步驟來說明這個方法的一些變化應用。

1. 不需要多一個資料夾，用「記事連結」建立目錄

平常我們為什麼想要多建立一個分類？其目的不外乎以後希望能更有系統、更有效率的使用某一類型的資料。

而在 Evernote 中，當浮現一個新的整理需求時，在使用標籤與記事本「之前」，我會先想想看建立「目錄清單」是否就能解決問題，如果可以，就不需多出一個標籤或記事本，把筆記結構搞得更複雜。

例如我在我與老婆共用的「我們的廚房計畫」這個記事本中放入各種料理筆記，慢慢的在研究過程中，發現「義大利麵相關料理」這一類筆記愈來愈多，需要一個整理來讓我以後可以更有效率的掌控他們。

這時候我會建議這麼做：

建立一則「義大利麵總食譜」筆記，然後把所有相關的筆記用「記事連結」的方式連到這則筆記中，建立起一份目錄清單。

這樣一來，以後我要查詢任何義大利麵食譜、購買相關食材，只要進入「義大利麵總食譜」筆記查看即可。

如果有新的筆記，就只要記得繼續連結到這則總食譜筆記中。

2. 更有彈性的連結排序，真正依據你想要的方式整理資料

利用上面的方法，我就可以減少很多額外的記事本、標籤分類，只要用「目錄清單筆記」來管理各式各樣、千奇百怪的需求即可。

例如咖啡豆品味目錄、外賣訂餐目錄、LifeHack系列文章目錄、2016年年度計畫目錄，到每一個工作專案的目錄，全部不需要額外分類，只要建立目錄清單筆記來管理即可。

而且愈複雜專案裡的複雜分類需求，愈適合使用「目錄清單法」管理，反而不適合用標籤或記事本的分類來整理複雜專案。

例如我和老婆共用了一個「東京之旅」的記事本，我們在裡面收集了大量的旅館、餐廳、景點筆記，還包含了旅行中的預算表、行程表、個人資料、購物清單等等筆記，算一算起碼七八十則筆記跑不掉，這時候想要讓這些資料「更有條理」，應該怎麼繼續分類好呢？

我的習慣就是分類盡量一層或兩層就好，最好能不要分類，太多層的分類只會把自己愈搞愈亂。

所以當有上述更進一步的整理需求時，就用「目錄清單分類法」，我會建立一則旅行行程總目錄筆記，然後把所有相關的資料全部連結到這則筆記中，而且更重要的是：

我可以依照「行程」去排序這些筆記。

例如要出發的第一天就連結機票、機場接送、東京機場快捷筆記，而要去箱根的那一天就連結箱根旅館與餐廳的筆記。大家可以參考我之前分享用 Evernote 規劃自助旅行的心得：「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊？我的20個筆記攻略」。

試想看看，我們用標籤與記事本分類，有辦法讓資料這麼有次序，依據我們想要的獨一無二需求進行排序嗎？

標籤與記事本絕對沒辦法這樣做，但是「目錄清單分類法」卻可以，這是他另外一個重要的價值，可以把複雜資料用簡單方法整理得更有序。

3. 更有層次的層層分類目錄

於是當 Evernote 中有好幾千則筆記時，要怎麼有效率的使用散落的資料呢？我會優先找到這些「目錄清單筆記」，從那些已經排序好的連結中去使用筆記，例如先找到義大利麵食譜總目錄，就能找到任何一道相關義大利麵料理的食譜筆記。

為了更快找到這些「目錄清單筆記」，我幫他們都加上一個「!專案」的標籤，讓我可以先進入這個標籤，搜尋到需要的總目錄，再透過連結往下開啟資料。

而且當一個專案足夠複雜時，也可以利用「總目錄筆記」管理「子目錄筆記」的方式，讓更複雜的專案也能有條理的整理。

例如我在製作一本新書的過程中，從行政程序資料、企劃構思筆記、封面設計、文稿編輯、開會討論，單一個專案裡的資料、筆記、任務就非常繁雜，單純一則目錄筆記或許還不足以有效管理，所以這時候我會這麼做。

更細緻做法可以參考：瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 專案管理

首先還是有一個「新書專案管理總筆記」，裡面包含製作這本新書最重要的時程與資料，並且用進度排程來排序，建立目錄連結，連結到每一個進度相關的筆記。

但其中有一些重要性更高、複雜度更高的大任務時，例如「封面設計」，這時候就從「新書專案管理總筆記」先連結到「封面設計」筆記，然後在「封面設計」裡重新針對這個大任務做目錄排程，把封面相關的筆記都連結到「封面設計」這個子目錄筆記中。

於是就能保有「總目錄筆記」的簡潔，遇到更複雜任務時，就用「子目錄筆記」連出去做第二層管理，這樣的方法可以透過層層目錄去控管更複雜的專案。

4. 回到上一層總目錄的設計

當目錄有層層推進的架構後，還可以加上一個小設計，例如當我進入「封面設計」這個子目錄筆記時，在最開頭加一個「回到總目錄筆記」的連結，就像回到上一頁的設計一樣，這樣母子目錄的結構就能更清楚了。

5. 目錄清單分類法：輕鬆建立目標排程與行動進度

前面講了「目錄清單分類法」更優於標籤、記事本分類的功能特性，以及其應用方式。最後，我要說說之所以採用「目錄清單分類法」的核心價值是什麼？

回到我們為什麼需要整理資料、分類筆記的問題上，在本文前面我說其目的是以後希望能更有系統、更有效率的使用某一類型的資料，如果可以更推進一層去想，那麼就會發現，整理與分類的價值其實還是為了「促成目標、完成行動」。

可以這麼說，如果不是為了「促成目標、完成行動」，那麼所有的分類整理都沒有必要。

而這時候，「標籤、記事本」只能給筆記資料一個位置，卻無法為筆記背後的目標行動進行排序管理。相對的，「目錄清單分類法」卻可以輕鬆把任何筆記重新排序，根據我們的目標建立筆記的目錄，根據我們的行動建立資料的次序。

就像我最近採用來管理每月、每週任務排程的「子彈筆記法」，也正是一種目錄清單分類法，跳脫 Evernote 標籤、記事本、時間提醒等功能限制，用記事連結清單，就能輕鬆建立目標排程與行動進度。

而「促成目標、完成行動」，才是我們分類的理由，所以我建議想要重整 Evernote 的朋友，優先考慮採用「目錄清單分類法」。

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Evernote 整理三部曲系列文章：

1. Evernote 整理3部曲-1：建立多層樹狀分類的知識結構
2. Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法
3. Evernote 整理3部曲-3：用最少記事本完成高效率管理

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