Evernote 整理3部曲-3：用最少記事本完成高效率管理

在寫完前面兩篇 Evernote 整理術後，很多朋友問我：你告訴大家要善用「標籤」來做多層分類，要用「目錄清單」來分類筆記，那我們的「記事本」要用來幹嘛？

• Evernote 整理3部曲-1：建立多層樹狀分類的知識結構
• Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法

就我個人的經驗來看，記事本最好的用法不是用來分類，而是用來管理。

分類和管理是不同的，「分類」是說我們幫任務與資料找一個存放位置，方便以後找到：「管理」卻是我們建立一個可以順暢工作的流程，一個高效率的作業情境。

而 Evernote 記事本對我來說最好的用法就是用在「管理」上，今天就要跟大家揭開我目前完整的 Evernote 整理架構，我個人可以說只用了「八本記事本」來整理所有的個人筆記，其他多出來的分類記事本則是為了跟工作同事和家人朋友共用，而不得不區分出來的（因為共用記事本的基礎是要先分類出一個記事本）。

一，先來看看我的完整記事本架構：

如下面那張圖所示（可在電腦玩物網站上點開，查看完整大圖），你可以先看到我依然維持多年前我提倡的「依據行動流程」的堆疊分類方法（參考：Evernote 筆記分類與標籤心得教學：建立會翻開的抽屜），不過我現在更簡潔，堆疊只分成：

• 行動現在：執行中與準備執行的任務筆記
• 準備未來：資料庫，未來會用到的參考知識
• 封存過去：執行完成的任務筆記

然後我個人主要的記事本其實就是 8 個，依序放在上面三大堆疊中：

• 收件匣：剛收集到的新任務還不知道放到哪個流程好，或還沒讀而想要稍後閱讀的資料，都先放在收件匣，還有我的「每月子彈筆記任務清單」也放在收件匣。
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• 01工作任務：所有執行中與準備執行的工作任務筆記，例如某幾本新書專案的所有任務，辦公室行政流程上的個別任務，準備公司開會的筆記等。
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• 02生活任務：所有執行中與準備執行的生活任務筆記，例如我的沖泡咖啡研究，我的旅行計畫，我的運動健身計畫，我想吃的餐廳我想去的景點等。
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• 03部落格任務：所有執行中與準備執行的部落格任務，包含所有待寫的文章主題，所有講座課程的規劃。
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• 04第二大腦：所有工作上或生活中的參考性資料都放在這裡，包含某本書需要的參考資料（而非任務），所有靈感與心情記錄筆記，所有讀書與電影心得，所有部落格完成後的文章草稿大綱也放在這裡。也就是所有跟未來「刺激靈感」和「連結知識」有關的資料都放在第二大腦。
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• 05重要的放棄：所有必須停止或失敗的重要專案筆記，放在這裡。
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• 06工作封存：所有在「01工作任務」完成的筆記移到這裡。
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• 07生活封存：所有在「02生活任務」完成的筆記移到這裡。

至於你看到圖中的其他記事本（有多個人頭圖示的），都是「我和他人合作共用」的記事本，例如一起進行某本新書專案，一起規劃旅行， Evernote 是小型合作非常便利的任務與資料共享工具，但為了共用合作，只好分出記事本。

要不然，我自己的記事本就是上面這 8 個！用最少的記事本就能完成高效率「管理」。

二，不是「分類」而是「管理」，用「行動情境」來建立記事本：

我們先把觀念轉過來， Evernote 是很好的專案管理與人生管理工具，所以不要一直執著在「分類」，我一直追求的都不是所謂的最佳分類法，而是「最佳管理法」。

東西有沒有放在整齊的位置不重要，資料有沒有嚴謹的分類不重要，那重要的是什麼？重要的是我的整理有沒有辦法「引導我去行動」，指引我提升工作與人生的方向？建立未來的順暢行動流程？

所以我的那八個記事本是如何思考的呢？其實就是根據我的工作與人生的「行動情境」來建立！

首先第一層情境是所有的筆記都可以分成：正在做與準備要做的，已經做完的，還有真的是參考資料的，所以有了我的「三大堆疊」。

接著第二層情境是我思考每天24小時是怎麼過人生的？從行動情境去思考管理的意義。

而我的情境無非就是要在辦公室上班，要照顧家庭生活，要推動我個人的夢想（部落格），既然如此，其實我只需要三種記事本：「工作，生活與部落格」，當我到辦公時是只要打開「工作任務」記事本就能完成所有工作，當我回到家裡或週末時專心打開「生活任務」記事本來完成任務，當我每天早起後就是打開「部落格任務」來寫一篇文章或準備講座，這樣是不是更專注？

只是說任務會分成未完成與已經完成，所以當「工作任務」裡的任務完成了，就把筆記移動到「工作封存」記事本即可，於是有了對應的封存記事本。

至於「第二大腦」與「重要的放棄」，那是因為會有很多參考性資料，非任務的零散想法心得，這時候需要一個「第二大腦」幫忙儲存，以後才能從中激發靈感（參考：跟過去的自己取經：用第二大腦高效率思考的系統方法）。

而「重要的放棄」是因為人生中一定有些現在怎樣都無法完成的事情，那就先放到未來，有一天準備好了再來完成。

三，行動情境最精確，也是待辦清單，也是專案管理流程：

你可能會問，難道不用根據每個專案來分類記事本嗎？全部混在一個「工作任務」記事本好嗎？

我是這樣思考的：

我們的人生與時間難道是可以完美切割成很多專案的嗎？無論我做 Ａ工作或 B 專案，不都是我這一個人要做的，我每天 24 小時待在辦公室裡的 9 個小時不就是要做辦公室的重要工作，難道還能很完美的切割成每個專案兩個小時？

所以我以「行動情境」來做最概括但其實也是「最精確」的區分。

我的每一天一定是可以很好的切割成工作，生活與部落格三大情境，因為我會出現在三個不同的地方，那麼其實只要知道我在某個地方或時段該做什麼事情就好，例如到辦公室，只要打開「工作任務」記事本就可以完成所有工作。

這樣是不是更精確？絕對不會有不知道記事應該放到哪個記事本的情況，因為我們自己可以決定，也應該自己決定：「我要在哪種情境完成這則筆記任務？」是要在辦公室完成？書房寫部落格？還是未來的參考資料？就放入相應的情境記事本。

這時候情境記事本其實就是我們的「錦囊」，進入該工作情境時打開這個錦囊，裡面就是準備執行的「待辦清單」，我只要專注完成它們即可。

而我 8 個記事本從執行到封存的排序，其實就是專案管理流程，而且是「我的整個工作與人生的專案管理流程」，在準備做，正在做，未來做和終於完成的過程中，一步步推進我們的成長。

四，記事本用來管理，標籤用來分類，目錄清單用來排程，別忘了還有搜尋！

所以我的完整 Evernote 整理邏輯是這樣的：

• 1. 先看看搜尋找得到嗎？可以搜尋的不需分類

我會先思考用關鍵字丟到 Evernote 裡搜尋，是否可以找到相關資料，例如我要找「義大利麵」食譜，我丟「義大利麵」關鍵字可不可以找到？可以，那我就不需要額外建立一個分類，因為搜尋更快更有彈性。（參考：Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學：活用搜尋不只是找筆記）

這是第一步，我喜歡資料扁平化，盡可能先用搜尋找到，這不僅是快，而是「搜尋的彈性」可以幫我們創造出意想不到的連結，那麼超越分類的特殊靈感整合都會在搜尋裡找到。

例如搜尋時同時找到我的電影心得、讀書心得、網頁文章針對某一共同主題的想法，你一旦分類反而就失去了這樣的重組可能性。

• 2. 利用標籤「分類」專案或行動

情境記事本當然也有其侷限，有時候除了管理外，我們還真的需要分類一下，例如區分出「重要的、緊急的」任務，或是區分出「每一個專案的相關資料」。

這時候我會運用「標籤」來進行我們一般所謂的「分類」。

所以在我的情境記事本分類法中，雖然行動時大多以情境的待辦清單為依歸，但如果需要找到某一個特殊專案的資料，例如想找「打開大家的 Evernote 記事本」這個書籍專案當初執行的所有任務細節，我只要進入「打開大家的 Evernote 記事本」的標籤就能瀏覽。

這裡可以參考我的標籤分類方法：

• Evernote 整理3部曲-1：建立多層樹狀分類的知識結構
• 現在你會怎麼活用 Evernote 標籤？從我的七個實例開始

• 3. 用目錄清單輔助「排程」

而當需要更細緻的整理或排程時，就動用「記事連結的目錄清單方法」，這部分可以參考前一篇的方法：

• Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法

例如我的「工作任務記事本」裡有 A 專案的所有任務，但我會建立一個 A 專案的目錄排程筆記，筆記裡連結所有的子任務，並且依照專案進度排序，這則 A 專案的目錄排程筆記放在「工作任務記事本」中，並且加上「重要」的標籤，我就可以方便開啟並以其為準。

• 4.  用記事本建立工作情境流程

於是最後「記事本」的作用就是展開我的整個人生工作的情境，建立大方向流程，讓我可以管理好整個工作與人生架構即可。

五，最少記事本的優點：

除了上述的方法可以讓 Evernote 中的記事本、標籤、記事連結與搜尋等功能完美搭配，組成一個高效率整理方法外，「最少記事本」的原則還有一些額外優點，我最後補充如下：

• 不用煩惱分類擺放位置：分類太細，我們就常常發生有些資料不知道放在哪裡好的窘境，事實上很多資料是多個專案都需要的，這時候用「標籤」來分類，才能讓同一則筆記可以連結多個專案分類。
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• 不會忘記分類方法：分類太複雜，最後自己也會忘記當初怎麼分類的，或是被自己的分類搞到很煩，所以分類愈簡單愈好。
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• 容易搜尋，統一搜尋：我實際的經驗告訴我，當我要找一個辦公室資料時，直接到未完成的「工作任務」或已完成的「工作封存」找，會非常明確，找得更快。但如果要進入一個一個專案的記事本找，會找得很慢，會搞不清楚資料放在哪個專案。

以上，透過「 Evernote 整理三部曲」的系列文章，我完整的分享了我自己最新的 Evernote 筆記管理方法，其中最核心的是：分類是次要的，行動與管理才是優先的。

希望對大家有幫助，也歡迎大家一起來留言討論你的整理方法，不限於 Evernote ！ Onenote 也可以，讓我們一起互相啟發。

最後，如果你看完文章解說還意猶未盡，或是還有很多想要跟我討論的問題，甚至希望我帶領大家一步一步完成這套整理流程，歡迎來報名參加我即將在近期再次開辦的「 Evernote 知識管理與專案管理方法課程」喔！

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Evernote 整理三部曲系列文章：

1. Evernote 整理3部曲-1：建立多層樹狀分類的知識結構
2. Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法
3. Evernote 整理3部曲-3：用最少記事本完成高效率管理

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