幫你的時間管理方法健檢，如何挑選時間管理工具？

2017年3月新增：20 種待辦清單 App 軟體推薦：評論不同需求時間管理利器

之前到高雄的青年職涯發展中心，分享我最近常常講的一個主題：「雲端時代的時間管理方法」，因為主辦單位提到希望有實務面的練習，所以我特別在開場設計了一個「時間管理健檢活動」。

健檢什麼？

• 檢查自己的時間管理方法與系統有沒有不足之處？
• 檢查自己的時間管理工具有沒有需要增加？減少？重新規劃？
• 找出低效率可能的病症原因

當然，說是健檢，就是要提供一套「具體的檢查步驟」，讓大家可以自我反思，尤其當你覺得自己好像常常有下面症狀時：

• - 做事情總是漏東漏西
• - 被太多雜事搞得心煩意亂
• - 處理任務與專案的效率無法持續進步
• - 面對不夠的時間經常充滿壓力
• - 忙碌了一天卻覺得自我價值沒有提升

那麼這時候，下面的時間管理健檢流程，或許可以提供你對症下藥的切入點。

這套自我健檢步驟，我也還在持續的修正與最佳化中，但那天學員反應還不錯，事後回饋到：「今天學到新觀念, 建立時間管理回饋系統」「一直以來時間利用觀念作很大的翻轉」，所以我決定先把目前為止設計的階段，提供給電腦玩物的讀者們參考，也歡迎討論，讓我可以做修正。

我為這個健檢流程畫了一張心智圖（下面圖片在原文點擊可放大），有興趣的朋友可以參考：「如何挑選時間管理工具？」

第一步：先列出你目前的時間管理方法？

我們平常都在時間管理，但卻從來沒有想過：「我到底是怎麼管理的？」就好像吃飯的人通常不會想到自己是怎麼吃飯的，但我們沒想到的是：

說不定改善「吃飯的步驟與動作」，就是強化健康的關鍵。

時間管理也是，我們日常生活不斷被時間追著跑，自然而然需要管理，需要列出行程，需要記住自己要做哪些任務，但「自然而然」的時候問題最大，或許正是因為你少了某個步驟？或是因為你某個動作其實是適得其反？所以你的時間管理反而製造焦慮。

所以讀者們也可以試試看，第一步，真心誠意，不用造假，列出你目前真正的時間管理流程，以及你運用哪些工具來管理任務與行程。

第二步：時間管理流程的四個必要步驟

我利用專案管理中的「 WBS 概念（工作分解結構）」，將「時間管理」這件事分解成四個必要的元件，但是彼此不重複，組合在一起才構成全面性的時間管理流程，這樣我們就能檢查自己的方法與工具有沒有做好對應，如果沒有，那就是出問題的可能所在。

這四個不重複，但必要，且環環相扣的時間管理步驟是：

• 1. 雜事收集箱：

時間管理的第一個步驟是如何收集不斷出現的新雜事？新任務？新計劃？新想法？

時間管理面對的其實不是時間，也不只是面對工作上的任務，而是面對整個人生所有「想做或要做的事情」，而時間管理就是「把想做或要做的事情放入時間之流中依序完成」。

那麼第一個必要環節，就是我們怎麼收集人生中所有想做與要做的事情？讓這些事情不會忘記，讓這些事情有機會實現？

可以延伸閱讀：

• 把這 10 件「不重要的事情」寫進筆記，讓人生更有動力
• 簡單把生活變成任務，就能贏得意想不到的成就感！

• 2. 進度時程表：

收集了想做與要做的事情後，我要在哪裡排程這些任務，面對大計畫我有沒有辦法將其變成一個一個專案（無論是工作上的或生活中的），然後有一個工具或方法可以讓我計算出這些專案的進度表，告訴自己應該如何依序完成，並且在來不及完成時也知道如何調用時間。

這個進度時程表就好像是為不斷流動的時間之河做出一道水壩，可以具體的攔住時間之水，適時分配灌溉到不同需要的田地上。

雖然我們知道躁動的時間之河不可能完全聽我指揮，但還是需要有一個進度時程表，才能「以計畫應萬變」。

可以延伸閱讀：

• 我在 Google 日曆上的專案管理思維：心得與方法分享

• 3. 待辦行動清單：

在進度時程表之外，為什麼還需要一個「待辦行動清單」？就好像我知道什麼時間水壩要釋出多少水量來灌溉農田，但實際操作放水的過程需不需要一份操作步驟表，以免自己漏掉哪個步驟，結果導致機器出錯呢？

時間管理上也是，我知道下個禮拜五要完成一份簡報，我知道下禮拜一到禮拜四是我的準備簡報時間，那麼這段時間裡我需要什麼操作步驟？這個操作步驟有沒有辦法讓我更好的完成任務？於是這時候我就要列出一份準備簡報的行動清單。

「我有五天可以完成任務」，那麼「在這五天裡面我可以做什麼？」，前者是進度時程表，後者是待辦行動清單，我們必須同時具備這兩個時間管理方法與工具。

如果漏掉進度時程表，我們就會搞不清楚到底還有多少時間可以被利用。但一般人通常都很會做進度時程表，因為這看似是最簡單的，好像只要把每個任務截止日填上就好，當然，實情並非如此。

而如果漏掉待辦行動清單，我們就很容易看著五天後的截止日，卻什麼都做不了，什麼也不想做。一份「好的待辦行動清單」，可以讓我們更想做任務，更有效率的完成任務，反之一份「不好的待辦清單」足以讓任務失敗，所以很多時間管理的方法與工具其實都是圍繞在「待辦行動清單」這一點上。

可以延伸閱讀：

• 最省時間的時間管理方法：如何讓時間管理不浪費時間的技巧
• 工作排程如何傷害我的工作效率？挑出待辦清單隱藏的壞習慣

• 4. 回顧反省系統：

最後，當專案的截止日到了，當行動清單上的任務一一勾選完成了，這時候過期的已完成任務是不是就從此塵封或丟棄了呢？但我的經驗告訴我，一個專案的時間管理過程是值得被保留下來的。

當有一個方法或工具可以保留時間管理的過程，那麼以後就能隨時回顧反省，或許是找出錯誤發生的轉折點，或許是經過許久之後遇到類似專案，可以從上一次專案的排程行動過程直接複製並改進。

於是，完成第四個環節後，就會回頭接上第一個步驟，經過累積與反省的經驗，下一次從收集雜事，排程進度到列出行動的過程，就會愈來愈準確專業且高效率。

可以延伸閱讀：

• 跟過去的自己取經：用第二大腦高效率思考的系統方法

第三步：時間管理方法與工具的自我健檢

有了一份我們目前的時間管理方法清單，了解上面四個必要的時間管理環節後，我們就能把兩個對應，嘗試做下面的檢查。

• 1. 我的時間管理方法有沒有少了哪個環節？

通常一般人都會具備「進度排程表」，可能就是寫在你的行事曆上。

所以我們要檢查看看，自己有沒有具備可以滿足「待辦行動清單」的工具，在列出某個任務何時需要完成後，有沒有一個方法把完成任務需要的「每一個步驟列出來」，讓自己可以依循他一一完成。如果沒有「待辦行動清單」，或是如果你把這個清單「放在自己腦袋裡」，那麼一旦任務多起來，就會手忙腳亂，忘東漏西。

接著，更多人可能忽略的是「雜事收集箱」與「回顧反省系統」。

如果沒有「雜事收集箱」，那麼很多將做未做，還有以後才要做的任務你不知道要擺哪裡，而且在雜事愈來愈多的這個時代，你必須嚴格區隔雜事與任務，才能讓自己更加專注在任務進度上，但是，也不要忘了未來要處理的雜事。

如果沒有「回顧反省系統」，那麼時間管理過程中最寶貴的「經驗」，以及時間管理完成任務過程中產生的「心理價值」，你要如何保留呢？而這些東西如果隨著待辦清單的結束而消失，要如何反省自己的缺點，改進步驟，提供下一次類似專案來使用？

一個簡單的例子，我常常在收到一件雜事時（例如邀請我準備一場新演講），我就從回顧反省系統中呼叫上一次的演講準備流程，直接套用，並且查看上一次的缺點，修改這一次的進度時程與待辦清單，這樣是不是才是「真正的」讓時間發揮最大價值的管理呢？也就是：讓過去的時間也能在未來的時間裡發揮價值。

• 2. 每個步驟是不是可以只用一個或兩個工具統一管理？

知道自己缺少什麼環節後，還不急著趕快補充工具，因為工具太多也不是好事。

接下來我們可以用這四個時間管理步驟來思考：

我可不可以每個步驟只用一種工具來管理？這就是如何簡化與聚焦時間管理系統的最好切入點。

在現在這個工具太多的時代，我們可能遇到的另外一個難題就是「我的管理太分散了」，我的紙本手帳裡有行程與計畫，我的日曆 App 中有會議，我的即時通裡有老闆交代的未完成任務，試問，這樣的情況怎麼把時間管理好？

那麼應該如何簡化與聚焦時間管理系統呢？就用這四個環節去想，每個環節可以使用不同工具，但最好一個環節只對應一種工具，這樣就不會混亂，並且你就知道不同工具之間要如何銜接。

例如在「雜事收集箱」裡，仔細一想，雜事可能從電子郵件湧進來，可能從即時通交代，可能開會時被我寫在紙本筆記上，可能有些只是存在我的腦袋裡，這樣就是太分散，就是一個環節有太多對應工具，於是我們就來想，可不可以統一在某個工具上呢？

例如你想要統一在紙本筆記上，那就要把郵件的，即時通的，腦袋裡的雜事也第一時間轉移記錄到紙本筆記，你可以試試看「子彈筆記法」，這樣就是一個時間管理環節對應一種工具。

第四步：我自己的時間管理健檢結果

更進一步的，如果有一個工具可以同時對應兩個以上的時間管理步驟，那麼有可能會讓你更聚焦，更好管理。

下面我就來分享我自己的時間管理健檢結果：

• 雜事收集箱：

我用 Evernote 統一收集來自四面八方的雜事，裡面有一個「收集箱」的分類存放那些尚未排程與行動的雜事，也利用「!下一步」的標籤加上需要時的時間提醒，去管理那些未來才要開始處理的雜事。

這部分可以延伸閱讀：「瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 專案管理」。

• 進度時程表：

我用 Google 日曆結合「進攻型行事曆」的規劃方法，在 Google 日曆畫出我的進度表，畫出我需要預約的時間使用區段，這樣除了讓我清楚時程外，也可以在安插未來時間時可以「適可而止」，避免明明沒水了還過度的時間分配。

• 待辦行動清單：

用 Evernote 把相關的雜事統整成任務或專案，然後在筆記中列出必須一一完成的步驟，思考這些步驟有沒有需要補充或刪減的地方，然後讓自己可以依靠這份行動清單去把最終任務完成。

• 回顧反省系統：

在 Evernote 完成後的行動清單，以及執行過程中產生的各種心得或處理方式，自然都一一儲存在 Evernote 裡，於是 Evernote 就是最好的回顧反省系統了。

你的回顧反省系統，最好就是妳的「進度時程表」或「待辦行動清單」直接沿用，所以換句話說，當選擇「進度時程表」或「待辦行動清單」工具時，除了他們可不可以排程時間外，我另外一個挑選的核心就是他們有沒有辦法回顧與反省？（不只 Evernote 可以做到，像是 Trello 也可以身兼行動清單與反省系統。）



以上，就是我自己的「時間管理健檢」與應用實例，當然，這個「時間管理的四大必要結構」其實還可以延伸到許多如何專案排程？如何實現任務？如何專注？等等細節，但這就不是本篇文章要討論的範圍了。

也希望遇到時間管理難題，想要重整自己時間管理方法的朋友，這個「時間管理健檢」對大家有些幫助。想深入研究這個主題的朋友，除了繼續追蹤電腦玩物文章，也歡迎從下面兩個管道繼續支持我的分享：

• 電腦玩物 Esor 的數位工作課程
• 電腦玩物 Esor 的相關數位工作方法新書

或是支持我即將出版的 Evernote 新書，目前正在預購且有加值贈禮：「新書預購！全新增訂 Evernote 100 個做筆記的好方法」。

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• [時間技客-1] 做得到的每日待辦清單：1-3-5 專注法則
• [時間技客-2]不想做就別做！感性自動聚焦時間管理法
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