[LifeHack-20] 我如何用「有效」企劃進行高效率會議討論？

作者：

常常有客戶和我開會結束時都會跟我說：「這次會議好快！」「比他們原本以為的時間要短！」「好有效率的一次討論。」其實我也沒有什麼訣竅，就是在開會前會多做幾步準備工夫，而且這幾步工夫不會多花太多時間，甚至可能花更少時間，因為找對方向，其實可以省下許多步驟，無論開會前還是開會時。

開會的目的很簡單，不外乎要討論某種現況，做出一個選擇（行動），而且有時候我要說服對方進行某種選擇。要怎麼達成這個開會的目的呢？我會在開會前進行下面四個步驟的「有效」企劃：（延伸閱讀：開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議）

  • 1. 收集：了解概況
  • 2. 整理（第一步分析）：分析現況
  • 3. 判斷（第二步分析）：導出「詮釋」
  • 4. 推論（第三步分析）：做出選擇或列出選擇

「開會時」沒有效率，很多時候是開會前只做了第一步：「收集資料」，於是開會時沒有人知道應該討論什麼？應該朝哪個方向進行？便會花上很多時間繞圈圈。

「開會前」準備得沒有效率也可能在於只做第一步，也就是只有收集，沒有後面的「三步驟分析」，於是不斷的羅列資料，覺得好像怎麼樣都還不夠完整，好像還要繼續找，不斷花時間在找資料。但其實只要懂得「去分析」，其實只要有一點點程度的資料，就可以整理出現況、判斷出詮釋，並可以推論選擇了。




1. 收集：了解概況就好


開會要討論一個問題，或是要促成一個企劃，首先當然要有一些可以說服對方的資料，所以一開始還是從「收集」步驟開始，但我通常會「只收集重點資料」然後就「適可而止」。（延伸閱讀：如何有效收集資料？給知識工作與學習者的建議流程）

不是說不應該收集完整資料，而是說：「你其實在這個階段還不知道什麼叫做完整資料」，因為你「尚未分析」，所以如果一開始就盲目的收集，只會愈找愈多，永遠找不夠，但大多是無用資料。




2. 整理（第一步分析）：分析現況


所以當有了一點點重點資料後，我就立刻開始分析現況，什麼是分析現況？其實沒那麼難，就是把資料做整理分類，「分類」代表了你的第一步分析，為這個問題現象劃分出幾個範疇，我開始知道這個問題的思考層面可以有ABC三點，或是這個市場概況大概分成四種主流等等。

把資料都列出來，那什麼都不是。但是幫資料做分類，變成重點列表，變成範疇表格，這時候就叫「分析」，分析現況後，你就能用「有效的語言」去說明這個問題或這個市場。這將會幫助對方聽懂你的話，也幫助你們開會不是看資料而是討論資料。（延伸參考：[筆記術-1] 六種表格式思考法，讓筆記效果立即加分）

另外，當你把資料整理成現況分析後，你才會開始知道「自己真正還缺少甚麼資料」，這時候再去找，會找得更有效率。




3. 判斷（第二步分析）：導出「詮釋」


接著第三步更重要，不要害怕去「詮釋」你分析出來的現況，也就是給這個問題與現象一個或一些「理由」，看著自己的現況分析表，問自己每一個現象「為什麼」會出現？為什麼？為什麼？（延伸閱讀：如何開始一場寫作風暴？編輯給任何人寫不出東西時的建議）

有很多時候開會導不出結論，就是卡在這一步，沒有人問「為什麼」？於是討論都沒有「詮釋」，找不到理由，就找不到怎麼行動的方法。

但有時候開會也可能會「過度詮釋」，心中有某種結論，找到了一些現象，然後兩者直接相加，但中間沒有經過「為什麼」這個橋樑，一但用「為什麼會這樣」去檢視，就會發現這個跳躍不堪一擊。這樣的討論也是危險的。




4. 推論（第三步分析）：做出選擇


於是我有了資料，有了現況分析，有了我的詮釋（現況的理由），這時候就是做出「推論」「選擇」的時候，這時候可以發揮一點想像力，用邏輯去想像可能性，以前面的詮釋為基礎，找出問題的各種可能解決辦法。

會議大多時候都是要「做選擇」，會議會開很久通常是沒人敢做選擇，或不知道怎麼做選擇，這常常是因為沒有去做或不敢做最後這步「推論」。

沒有做過的事情沒人知道會怎樣？沒解決過的問題誰知道哪個方法最好？這一段是最刺激的，但也是最有趣的，因為一次會議要讓人回味再三，就是要能「決定出讓大家興奮的選擇」，這些選擇通常都有一些突破性、有可期待價值，也可能有風險，但大多數人都被說服。

你不可能全面了解現況，你的判斷也可能有偏離，但判斷再怎麼偏離，只要符合人性，那麼他有可能只是「未出現的可能性」，而起碼你可以確保你的「整理」、「判斷」與「推論」這三步的邏輯是可信的，這時候別人就相對容易被你說服。




小結：


以上，就是我每次開會、報告、討論前一定會做的四個步驟，這幫助我可以有效並快速的提出我的企劃，也幫助大家在會議上更容易完成最後的選擇，並且這個選擇的基礎是建立在合理的收集、整理、判斷與推論四個步驟上的。

LifeHack系列文章歡迎參考：
    轉貼本文時禁止修改，禁止商業使用，並且必須附上系列文章連結，與註明來自電腦玩物原創作者 esor huang（異塵行者），及附上原文連結：[LifeHack-20] 我如何用「有效」企劃進行高效率會議討論？
    文章分類：
    電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

    留言

    1. 管理2016年10月30日 下午3:06

      感謝分享 這也是我目前的工作重心與流程!

      回覆刪除

    張貼留言

    為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

    這個網誌中的熱門文章

    全家沖印、 7-11 列印照片誰好用？立可得與 ibon教學+比較表

    作者：
    圖片
    現在大家照片都儲存在數位手機、相機、硬碟或雲端，數位欣賞與分享很方便。但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如： 小朋友學校的勞作作業 想要製作家庭相框 用照片來當小禮物 把照片貼在紙本手帳上 這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？ 如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候 「便利商店」同樣也提供了印照片的服務 ，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。 之前我在電腦玩物分享過：「 不需買印表機也免隨身碟， 7-11 全家雲端列印超方便教學 」。這篇文章則從印照片出發： 同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。
    ........................繼續閱讀全文內容

    Google Maps 我的地圖完全教學！規劃自助旅行攻略

    作者：
    圖片
    在之前寫完「 善用 Google 航班搜尋找出理想便宜機票的 10 個技巧 」一文後，我想繼續挖掘 Google 幫我們規劃自助旅行的潛力。 今天這篇文章，就深入的來聊聊 Google 的「我的地圖」服務，這是一個可以讓我們「自訂地圖」的工具 ，在地圖上任意繪製地標、路線，對商務需求來說可以打造出一張一張資料地圖（例如我之前在製作一本新書時建立的「 台灣推薦空拍地點地圖 」），對生活需求來說，則可以讓我們規劃自助旅行路線！ Google 「我的地圖」在規劃自助旅行路線時可以解決許多問題： 國外地點名稱地址常常難懂，用自訂地圖就能自己取一個好辨識的名稱。 在規劃路線之外，自訂地圖還能補充許多旅遊圖文資料，讓這張地圖就是旅遊手冊。 好看的自訂地圖一方面旅行時帶來好心情，二方面事後就是最好的旅遊回憶之一。 自訂地圖還能跟朋友共享合作，讓彼此都能在手機上查看這次旅行地圖。
    ........................繼續閱讀全文內容

    Slack 完整教學與上手心得：找到正確的團隊溝通之道

    作者：
    圖片
    你聽過或用過 Slack 嗎？過去一年， Slack 這一個團隊通訊平台服務不僅在國外爆紅，在台灣我也看過好幾個創業團隊使用 Slack 來做公司內部的訊息管理，到底 Slack 有什麼魅力？它是不是比起 LINE 或 Facebook 或 Email 更能有效率的管理團隊溝通呢？我自己今年也有機會在一個專案合作中使用了 Slack 一段時間，我覺得它吸引人之處有三點： 1. 「 很有趣 」： Slack 裡擁有跟 LINE 或 Facebook 一樣易於讓公司同事聊天打屁、傳送有趣影音圖文的功能。 2. 「 有效率 」：但是 Slack 的頻道、群組機制讓茶水間的聊天，不會干擾工作的討論，並且星號與釘選功能讓每個同事可以從聊天中記錄重點。 3. 「 有彈性 」： Slack 的架構可以讓每一個團隊設計出符合自己需求的通訊平台， Slack 的軟體則讓同事可以在任何地方和公司保持聯繫。 如果你需要中文版的同類平台，可以參考： JANDI 高效率團隊通訊平台完整教學，比 Slack 更適合中文用戶 。 2017/3 新增 ： Sortd for Slack： 改造 Slack 討論串介面變成專案任務排程看板
    ........................繼續閱讀全文內容

    Google NotebookLM 免費中文 AI 筆記實例教學，老師、學生、創作者利器

    作者：
    圖片
    Google NotebookLM 是一個以 AI 筆記本為概念的線上生成式 AI 問答工具。和 ChatGPT 、 Copilot 不同的是， Google NotebookLM 「相對」不會憑空生成內容，也不是上網找答案，而是結合文件資料庫 AI 分析功能（透過  Gemini Pro  分析我們的知識庫），幫助我們根據自己上傳的大量筆記、文件，生成有明確引用的論文摘要、報告企劃、文章大綱。 相較之下很適合自己已經有足夠資料，只是需要 AI 協助分析與輸出的人，例如老師規畫課程、學生製作報告、研究者撰寫論文、創作者撰寫草稿來使用。
    ........................繼續閱讀全文內容

    畫張圖說得更清楚！ Napkin 用 AI 幫你的簡報文章手繪視覺思考圖

    作者：
    圖片
    今天要跟大家介紹一個很有意思，也可能對老師、創作者、常做簡報的職場工作者很有幫助的 AI 工具：「 Napkin （餐巾紙）」，這是一個 AI 會根據我們提供的文字，創作手繪圖表、圖解、圖說的線上工具。 為什麼叫做 Napkin（餐巾紙）？如果你看過可以說是簡報經典著作的《簡報 Show and tell》、《餐巾紙的背後》作者丹‧羅姆（Dan Roam）系列書籍，你應該就能心領神會。
    ........................繼續閱讀全文內容

    Google 表單自動關閉回覆教學：時間人數到達就過期

    作者：
    圖片
    Google 表單，是 Google 雲端硬碟裡用來製作線上問卷調查的免費工具。 愈來愈強大、愈來愈漂亮的 Google 表單，可是設計出各式各樣擁有專業問題、滿足特殊調查需求的精美問卷，如果你還不知道怎麼活用他的基本功能，那麼一定要參考下面三篇我在電腦玩物中所寫的一系列教學，從基本功能到隱藏功能，會帶你上手這個好用的工具： 設計問卷調查快速免費，新版線上 Google form 表單教學 不再只有醜醜範本！如何幫 Google 表單美化背景外觀？ Google 表單的 10 個專業問券調查設計秘密教學  也因為寫了一系列實用的 Google 表單教學，所以很多朋友來問我： Google 表單還能不能滿足某某個需求？ 而其中被詢問度最高的就是：「 可不可以讓 Google 表單 自動關閉回覆 ？時間過期了問卷就關閉，填寫人數到達限額了就自動停止。 」如果可以做到，那麼 Google 表單甚至可以用在報名表、抽獎表之類的應用了。好消息是，這個問題有解了，今天開始 Google 表單可以做到限期、限額自動關閉回覆的功能囉！ 2017/8/31 新增 ： 自動移除額滿選項！ Google 表單報名購物限制數量最簡單教學
    ........................繼續閱讀全文內容

    為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序

    作者：
    圖片
    這幾年看到身邊許多的創業團隊、學校社團、辦公室裡的部門，或是個人在需要專案管理、生活管理時，選擇了一個叫做「 Trello 」的雲端服務，這到底是一個什麼樣的管理工具，讓這麼多人都愛用 Trello ？在電腦玩物上，我也從旁敲側擊的角度，寫過幾篇「 Trello 概念」的管理教學文章： 把 Evernote 當作 Trello！ Kanbanote 筆記看板管理法 Google Drive 變身 Trello ！幫雲端硬碟建立專案看板 但是，我自己也一直使用著 Trello ，卻還沒有在電腦玩物上寫過一篇完整的介紹！雖然錯過了幾年前第一時間推薦 Trello 的時機，但在這段時間的使用經驗下，剛好可以讓我整理沉澱自己的使用方法，歸納出「 為什麼值得試試看 Trello 的關鍵特色 」，然後轉化成這篇文章深入淺出的 Trello 上手教學。 2015/6/13 新增： 免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具 2016 年新增 ： 如何將 Trello 切換到繁體中文版？網頁 App 全中文化 2016/7/7 新增 ： 如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本 2016/7/13 新增： 如何將網頁資料快速剪貼到 Trello？收集專案資料技巧 2016/8 新增： Trello 開放「強化功能」讓免費用戶串聯 Evernote 等雲端服務 2016/8 新增 ： Trello 卡片自訂欄位密技！最想要的強大 Trello 客製化範例教學 2016/11 新增： [時間技客-7] 重要緊急時間管理四象限在 Trello 活用與範本下載 2017/2 新增 ： Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧 2017/6 新增： 如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學 2017/7 新增： 如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長？專案管理的5個關鍵技巧 2017/8/23 新增 ： 如何用 Trello 做子彈筆記？我的 Trello GTD 方法範例看板分享
    ........................繼續閱讀全文內容

    Miro 遠距工作開視覺會議的免費強大白板，專案圖解實例教學

    作者：
    圖片
    團隊一起開會討論專案規劃、產品設計， 為了把大家的想法表達得更清楚，需要將各種思考視覺化，把各種計畫圖解化。 例如用 心智圖 展開專案流程，用 系統思考法 釐清專案關鍵環節，或是畫一張 商業模式精實畫布 。 面對面開會時，我們可以在會議室的大白板上，畫出這些圖解。 但如果想要遠距工作、遠端會議，這時候，就可以利用「線上協同合作的白板工具」 。這類遠距視覺會議的工具其實也不少，我之前介紹過的簡單版工具就有： Witeboard 世界上最簡單快速的協同合作白板，開會上課利器 Awwapp 觸控靈敏線上共用白板，免註冊電腦平板手機立即可用 但說到功能強大，可以滿足各種視覺會議的圖解需求，就不能不提到： 「 Miro 」這個線上視覺圖解白板工具。
    ........................繼續閱讀全文內容

    最簡單養成習慣方法是「解決問題」，不靠時間表、獎懲與意志力

    作者：
    圖片
    要持之以恆並非一件容易的事，先不說長時間的堅持往往強人所難，光是要每天重複一樣的行動、相同的規律，難道不會覺得膩？這時候一旦新鮮感淡去，剛好遇到其他事物的干擾，或者自己偶爾處在懶洋洋不想動的低潮中，那麼這件事情就很容易開始拖延下去，而想要養成的習慣也往往中斷了。
    ........................繼續閱讀全文內容

    Excalidraw 免費 AI 生成流程圖，一鍵畫出知識圖表、專案流程、寫作大綱

    作者：
    圖片
    用一句話簡單提示主題，就能透過 AI 生成一幅流程圖。或是提供基本的想法大綱，一鍵請 AI 畫出可接續修改的流程圖草稿。於是「老師」可以快速生成教學用的 知識圖表 ，「軟體工程師」快速畫出 技術開發架構圖 、「管理者」獲得 專案流程圖 與 商業決策分析圖 、「行銷人員」製作 活動企劃流程表 、「創作者」也能立即獲得視覺化的 寫作大綱 或 故事線草稿 。上述的應用情境，在 「 Excalidraw 」 這款線上流程圖工具中已經可以實現，他加入了「Text to diagram 」AI 功能，幫助我們透過簡單文字，快速生成複雜的流程圖表，生成草圖後還可繼續手動修改。
    ........................繼續閱讀全文內容