學會如何寫一封精準商務郵件的七條法則

在這個即時通滿天飛，也有各種企業溝通平台（如 Slack、 JANDI ）的時代，寫一封精準有效率的郵件，還是商務工作上必備的技巧。

即時通就是即時通訊，適合快速的討論事情，但即使如企業溝通平台都還是有瑣碎、發散的缺點（參考：我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率），而這些缺點在交代一件重要、複雜的任務時，都還是不如一封電子郵件來得明確又精準，並且可以「留下有效的備忘錄」，這是郵件的優點。

我自己在電話溝通一件複雜事情後，或是用即時通討論完一件事情時，都還是會希望彼此「寄一封電子郵件」做確認，以電子郵件上的整理為依據，這在商務工作上可以避免很多錯誤，更加保險，更容易依循與追蹤。

商務郵件基本法則：用「最短時間」確認「所有重點」

而在各種商務郵件溝通的經驗裡，以我自己來說，比起禮數周全但文謅謅的郵件，我更喜歡「明確且任務化」的郵件內容，我自己也通常會這麼寫郵件。

商務郵件不是寫文章，對對方來說「可以用最短時間確認所有重點」才是要滿足的目的，這時候最短又最完整，就是必須拿捏的寫信技巧。

當然我們還是要顧及一些基本的禮數，尤其在第一次寫信給客戶、第一次接洽他人、請求一件重要事情時，但過與不及都不好：

• 「太精簡」，對方覺得你失禮，而且你提供的資訊太少（沒有完整說明所有重點），對方不知道如何回應你，所以乾脆不理你。
• 「太冗長」，有時文謅謅卻不真誠（看起來像套範本）反而更假，內容太多讓對方找不到重點，甚至很容易漏失重點，這些其實也都是寫信者的錯誤。

所以今天這篇文章，就來分享我自己如何撰寫一封「精準商務郵件」，讓對方可以用「最短時間確認所有重點」的方法，尤其在面對要溝通一件複雜任務時，更能派得上用場。

關於讓工作更精準有效率，你或許還想參考：

• [簡化工作] 減少郵件量，就能減少工作的雜亂與失誤
• [時間技客-6] 用減法工作，每個人都能做到的減輕工作量秘訣
• LINE 的專案管理方法：把零散訊息整理成下一步行動
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一， 郵件主旨（標題）怎麼寫？

郵件的標題可以讓對方快速瞭解這封信的用途，這也決定了對方要不要立即打開這封信。所以寫好標題，不僅讓對方清楚知道你的來意，也可以有效增加對方的開信機率。

我自己在撰寫郵件標題時有幾個習慣，提供大家參考。

• 1. 提到對方的名字：

我喜歡在郵件標題提到對方的名字，你不一定要這樣做，因為寄信給對方當然就是要給他看啊！但現在太多廣告信與群體信，我覺得這個「直接註明就只是給你看」的方法，可以增加對方開信率。

• 2. 寫上自己公司名稱：

雖然郵件列表中會有寄件者，但看到Esor這個人，不一定知道他是屬於電腦玩物這個公司，因此還是應該註明自己的公司，這可以表明自己來信的立場，並且讓對方感覺是正式的來信，這是建立信任感的第一步，同樣的我覺得也可以增加對方開信率。

• 3. 開門見山一句「動作句」說明來意：

商務郵件千萬不能不寫主旨，而寫主旨的時候盡可能使用「動作句」，並且明確表達最重要的來意，例如「邀請您擔任電腦玩物新書推薦人」是比較好的，有些朋友寫標題太簡短變成「電腦玩物新書」反而不好，這樣的標題缺乏「動作」與「來意」，對方反而會降低開信率。

如果這封信就是要對方「填寫」資料、要「詢問」某事、要對方「簽名」、要「確認」某個文件、或單純要對方「參考」某個資料，都應該明確把這些「動詞」也寫在郵件標題，構成一個具有行動指示的文句，這時候對方也比較能準確掌握這封郵件應該怎麼處理。

下面我就舉個符合我上面說明的範例：

• [清華大學]邀請 Esor 分享時間管理講座
• 邀請 Esor 到清華大學分享時間管理講座

但是如果是公司內，或是長期合作客戶間的溝通，就可以有一些省略，例如不一定要一直提到自己公司名稱。

二，開頭第一段怎麼寫？

郵件開頭的三個基本原則就是：

• 1. 來信者是誰？ 
• 2. 以終為始
• 3. 人事時地物清楚說明

我會先把整封郵件的「結論」寫在開頭，簡單描述這則郵件最核心的重點是什麼，如果對方漏掉所有其他內容後，唯一不可以漏掉的「人事時地物細節」是什麼，然後若是第一次來信，就要在開頭「寫上自己的身分」。

例如繼續以前面的郵件來舉例：

• ＠主旨：
• [清華大學]邀請 Esor 分享時間管理講座
• 
  
• ＠開頭第一段：
• Esor 您好：
• 我是清華大學的課程中心主任某某某，想邀請您在 2017/1/1 來新竹清華大學舉辦一場兩小時的時間管理講座，跟學生與老師們分享您的時間管理技巧。

先說結論，其實不會失禮，反而幫對方節省時間，只要說話得體，不需要真的文謅謅，另外也一定要在開頭就把人事時地物說明清楚，要不然對方看信會看到頭暈。

三，條列重點與待辦事項，才是貼心

在郵件中與其寫長篇大論，不如直接整理重點，尤其如果是商務郵件需要交代任務的，更應該在開頭第一段結束後，就把待辦事項直接條列出來。

不要把重點隱藏在長長內文的許多段落中，因為這樣對方讀起來很費力，很容易錯失重點，而且這樣等於「要對方幫你整理出重點」，這反而更加失禮，還會讓對方沒有耐性。

所以其實直接整理重點，並且幫對方條列出來，才是貼心的行為，舉例如下：

• ＠主旨：
• [清華大學]邀請 Esor 分享時間管理講座
• 
  
• ＠開頭第一段：
• Esor 您好：
• 我是清華大學的課程中心主任某某某，想邀請您在 2017/1/1 來新竹清華大學舉辦一場兩小時的時間管理講座，跟學生與老師們分享您的時間管理技巧。
• 
  
• ＠條列重點：
• 1. 就以您在電腦玩物部落格分享的文章為主題即可（我很喜歡您的時間管理相關文章，是忠實讀者）。
• 2. 請問您的鐘點費用為何？
• 3. 演講兩小時足夠嗎？還是需要三小時？
• 4. 希望可以帶領學生有些實作。

這樣收件者就能很明確的知道應該採取哪些行動，應該回應哪些問題，這才是真正節省對方時間。

四，補充資料也用條列式

如果講完重點或待辦事項後，還有需要補充的資料，也可以用條列式補充在後面，這對對方來說閱讀起來更貼心。

• ＠主旨：
• [清華大學]邀請 Esor 分享時間管理講座
• 
  
• ＠開頭第一段：
• Esor 您好：
• 我是清華大學的課程中心主任某某某，想邀請您在 2017/1/1 來新竹清華大學舉辦一場兩小時的時間管理講座，跟學生與老師們分享您的時間管理技巧。
• 
  
• ＠條列重點：
• 1. 就以您在電腦玩物部落格分享的文章為主題即可（我很喜歡您的時間管理相關文章，是忠實讀者）。
• 2. 請問您的鐘點費用為何？
• 3. 演講兩小時足夠嗎？還是需要三小時？
• 4. 希望可以帶領學生有些實作。
• 
  
• ＠補充資料：
• 以下條列一些相關資料給您參考：
• 1. 可搭乘高鐵，我們會到高鐵站接送您。
• 2. 我們可以負擔來會的高鐵或計程車車資，憑單據核銷。
• 3. 我是您的忠實讀者，非常期待能邀請到您來校演講。
• 期待您的答覆。
• 某某某敬上

當然不一定要像我一樣有數字編號那麼死板，也可以沒有數字編號，但重點都條列得很明確。

五， 如何節省字數？

接下來補充一些寫信需要的小技巧。首先是要節省字數，因為這等於是節省對方的閱讀時間，但要如何節省字數呢？

盡可能把握下面原則：

• 1. 精簡形容詞
• 2. 使用主動句
• 3. 主詞要明確簡短，最好放開頭
• 4. 使用簡潔動詞

例如下面兩句對比，第二句就可以比較簡短：

• 很抱歉要麻煩您，這裡有一份PDF表格需要您幫忙填寫
• 請您填寫這份PDF表格（抱歉要麻煩您）

如果需要一些語氣上的補充，可以用（）補充在後面，也不失禮。

六， 段落要分明，焦點要明確

你不一定要完全依照我上面舉例的幾條法則，當然可以因應不同的寫信需求來變通格式。

但有幾個原則還是共通的：

• 每一段一個焦點要明確。一段裡面太多重點會失焦，所以條列最好。
• 相關的重點要歸納聚集在相連的段落間。
• 需要對方行動的，只是給對方參考的，和對方閒聊的，這三種文字應該要分開。

這樣才能精準溝通內容。

七， 使用雲端附加檔案，避免混亂

最後，我建議給對方郵件時如果需要附加檔案，盡可能使用「雲端附加郵件檔案」的方法，因為：

• 要修改檔案時，不需要重新寄送郵件。
• 不用擔心對方信箱收不下。
• 可以控制查看附件的權限。

這裡的教學可以參考：何需手機下載上傳檔案？ Gmail App 附加檔案最佳方法

這篇心得參考了「How to Write Email with Military Precision」裡的一些技巧，不過更多的是我自己的經驗與方法，提供給需要撰寫精準郵件傳達複雜工作的朋友參考，也歡迎大家補充你的想法！

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