無紙化雲端傳真、簽名、免列印方法，節省做瑣事時間

在我的工作中，常常會遇到類似這樣的情況：邀請我開課的單位用 Email 傳了一份文件，要我下載後列印出來簽名，然後傳真回去給對方。

如果照著對方說明的方法執行，就必須：

• 1. 「下載檔案」
• 2. 「找到一台印表機」
• 3. 「列印成紙本文件」
• 4. 「完成簽名」
• 5. 「找到一台傳真機」
• 6. 「傳真回去給對方」
• 7. 「整理工作後的紙張」

這些步驟中，如果我可以「少做幾個步驟」，或是「不用離開我正在工作的電腦桌」，並且克服「假如身邊剛好沒有傳真機、印表機」的問題，那麼相信可以節省不少時間，相對的我也會更想去做這件「瑣事」。

所以在這種情況下，我會善用雲端傳真、簽名、列印的方法，盡可能讓自己減少下載檔案、減少列印紙張，甚至減少可能要離開辦公桌的動作。




下面我會使用 HelloFax 或 HelloSign 這兩個服務，當然還有其他類似服務可以作到同樣的事情，我之前也寫過其專門的介紹：

• 網路傳真機，如何在 Google Drive 快速完成免費雲端 fax？
• HelloSign 免列印掃描直接在 Gmail 郵件文件內完成簽名

你也可以單獨利用 HelloFax 與 HelloSign 這兩個服務來進行雲端傳真與簽名，減少列印動作。

但我下面想要分享的是我自己實際工作上一個「完整的無紙化工作流程」。

補充：如果你是在手機上要完成無紙化的簽名流程，可以使用這個工具：「除了筆，數位工作職人還可備上 Adobe Fill & Sign」。

1. 

當我在 Google Inbox 中收到一封郵件，郵件中有一些附加檔案要我填寫、簽名，並且列印後傳真回傳。

這時候我會接著這樣做。

2.
從 Google Inbox 信箱附件中，線上開啟這份文件的預覽，然後點擊右上方的「新增至我的雲端硬碟」。

3.
在 Google 雲端硬碟中找到剛剛儲存的文件檔案，在網頁中點擊右鍵，選擇「選擇開啟工具」，然後選擇我已經「連結」在 Google Drive 中的傳真（ HelloFax ）或簽名（ HelloSign ）服務。

因為這封郵件是要我簽名並傳真回傳，所以我直接選擇用「 HelloFax 」開啟它，就能同時作到傳真與簽名。

如果你不知道如何在 Google Drive 中連結像是 HelloFax 這樣的應用程式，可以參考這篇文章教學：「Google Drive 超工作術：16招雲端硬碟變最強辦公桌」。

4.
接著就會把這份文件，從 Google 雲端硬碟傳送到 HelloFax 服務，我選擇「 Fax Document 」，表示我要傳真這份文件。

5.
傳真前，因為我還要在文件上填寫資料並完成簽名，所以先選擇「 Fill out & Sign 」按鈕。

6.
這時候就會線上打開這份文件的內容（文件是 Word、PDF 或 Google Docs 都可以），我可以在上面輸入文字、插入簽名。

7.
完成後，儲存並回到前一個畫面，在「 Enter a fax number 」，輸入對方的傳真機號碼（或郵件信箱），就能把這份已經簽好名的文件傳真給對方囉！

而且利用雲端傳真時，我不用像傳真機那樣等文件傳完，只要在網頁輸入號碼按下傳送，我就可以「立即離開」畫面繼續去做自己的工作，它會繼續幫我把文件傳送完畢。

這樣的工作流程，讓我：

• 不需下載列印文件。
• 不需找到傳真機。
• 不需離開辦公桌

節省這些麻煩的步驟，也幫助我節省了工作上的許多時間（尤其這些瑣事很多的時候）。

平常在自己的工作流程上，如果可以隨時思考著怎麼樣優化自己的工作步驟，讓步驟更省事，這樣不僅工作更流暢，也會多出更多時間可以去做重要的事情。這也是我最近撰寫的《比別人快一步的 Google 工作術》一書的寫作方向，分享給大家參考。

而且這樣一來，如果個人工作者沒有印表機與傳真機，在這個需求上連之前提過的「不需買印表機也免隨身碟， 7-11 全家雲端列印超方便教學」的方法也免了，因為文件根本不用列印出來。

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「 HelloFax 」雲端傳真服務

「 HelloSign 」雲端簽名服務

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