修改報告不混亂的 Word 追蹤修訂教學：高效率比對原稿完稿

我在之前的「 Google 雲端辦公室課程」中講到 Google 文件協同合作案例時，我都會提醒大家可以搭配使用 Google 文件上的「建議操作」功能，讓多人編輯同一份報告、文章時更加條理分明，修改更有效率。而這並非 Google 文件獨創功能，事實上這是來自於 Word 上優秀的文書編輯老傳統：「Word 追蹤修訂終於出現在 Google Docs！論文改稿必備 」。

但是我也發現，有很多原本使用 Word 進行文書處理的朋友，不一定有發現裡面藏了一個叫做「追蹤修訂」的好功能，因此決定寫一篇文章來介紹一下。

Word 的「追蹤修訂」主要用在這樣的情境：老師要幫學生批改報告、論文時；要在同事或客戶的文件上提供修改建議時；自己要幫自己寫的文章做修改潤飾時。這些時候，如果希望能夠有一個方法可以「不直接改動原稿的進行修改，事後可以隨時比對、確認、取消修改」，那麼就可以用上 Word 的追蹤修訂（或是 Google 文件的建議操作）。

因為我自己也是文書為主的工作者，所以在電腦玩物上一向很關注文書技巧（行動文書如何鍵步如飛？13種 Android 編輯神器 App），因此這個 Word 老功能一定要補充介紹，讓更多朋友知道。

1. 編輯者在修改文件時，主動開啟「追蹤修訂」

在 Word 文件中，我們可以進入〔校閱〕分頁，點擊開啟〔追蹤修訂〕功能。

當你要改別人的一份文件，但又不希望直接覆蓋他的原稿。或者你正在調整自己的文章，想要同時保留原稿與修改搞來比對，都可以開啟這個〔追蹤修訂〕。

2. 用不同顏色標註各種文章修改

啟用〔追蹤修訂〕後，我們就像正常編輯文件一樣，開始刪除、新增、移動文章的內容，但這時候會出現各種顏色的標註，註記著我們改動了哪些地方，以及這些地方的原文是怎麼樣的。

這就是〔追蹤修訂〕的效果，可以追蹤每一個地方的文件改動，並且保留原稿，不會直接修改。

而如果想要像原本一樣直接修改文件，只要取消〔追蹤修訂〕即可，不過之前在〔追蹤修訂〕模式下新增的修改標記，都還會繼續保留。

3. 完稿、原稿與標記顯示

用了〔追蹤修訂〕後，覺得文章反而看起來很亂嗎？沒關係，其實 Word 是可以調整瀏覽模式的。

同樣在〔校閱〕分頁中，在追蹤修訂功能旁邊，可以切換「原稿：顯示標記」、「完稿：顯示標記」等不同模式。

「原稿：顯示標記」就是讓我們先看到原本的內容，但是會在旁邊標記要怎麼修改。

「完稿：顯示標記」就是讓我們直接看到改好的內容，但是會在旁邊標記原本是什麼樣子。

或者還能直接切換「完稿」、「原稿」不顯示標記的模式，這樣就能很輕鬆的比對或查看前後的文件內容了。

4. 設定標記顯示方式

〔追蹤修訂〕有時候改得多了，為了讓自己方便找到被修改的地方，可以切換「顯示標記」的模式，其中在「註解方塊」選單中，如果切換到「在文字間顯示所有修訂」，就不會有旁邊很多延伸線的註解方塊，在閱讀上更流暢。

但如果想要看清楚被修改的地方，就可以選擇「在註解方塊顯示修訂」。

5. 開啟可快速跳轉修改處的「檢閱窗格」

如果文章很長，那麼還可以開啟「檢閱窗格」，這時後會多出一條導覽列，在檢閱窗格上會有每一個被修改的地方的清單，點擊該項目，就能直接跳到文章的那個段落。

在很長的論文報告中，這是一個快速找到修改處的方法。

6. 接受文件中的所有變更

而無論是別人針對你文章的追蹤修訂，還是你自己對自己文章的追蹤修訂，會一直保存著標記，直到你「接受」或「拒絕」這些修改為止。

我可以在單獨某一個修改的地方點擊右鍵，選擇「接受」或「拒絕」修改。

我也可以先把要拒絕的地方拒絕掉，然後到 Word 上方工具列的「校閱」中，在「接受」選單裡選擇「接受文件中的所有變更」，這時候所有追蹤修訂都會確認成為完稿，並且標記會被刪除。

利用上述的方法，我們在編輯文章、修改報告，甚至要修改別人的文件時，都可以有一個更有效率的修改方法，方便我們隨時比對原文與完稿，需要時還原原稿，並確認每一個被修改處都正確無誤。

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