如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學

因為之前我寫過「Funliday 台灣開發出國自助旅行行程規劃 App 全球離線自由行」、「9款安排自助旅行 App 推薦比較表：從行程規劃到景點導覽比較」這些文章，所以有讀者朋友寫信來問我：

「想請問 Esor ，我和朋友正在計畫出國自助旅行，我們平常都會用你常常推薦的 Trello ，本來想說 Trello 可以協同合作一起規劃，但又覺得你推薦的行程規劃專用 App 很好用，我們適合用 Trello 來規劃旅行行程嗎？」

當然適合，沒有最好的工具，只有適合不同的人的不同工具，所以用專門的行程規劃 App 來計畫旅行很好，直接使用 Trello 來規劃旅行也絕對做得到，甚至我自己都不使用這些工具，而是單純使用「 Evernote 來規劃自助旅行」，沒有哪個比較好，都很好，只要選一個你最順手的。

而使用 Trello 來規劃旅行有兩大好處：第一， Trello 作為專案管理工具，本身就「非常適合排程」，而旅行正是需要排程！第二， Trello 有非常順暢的「協同合作功能」，可以讓旅伴更容易跟你一起規劃或共享行程。




那麼，「假如我要使用 Trello 來規劃自助旅行」，我會怎麼規劃呢？

這一篇文章就從這樣的設想出發，提供一個我的使用技巧示範，看看能否激發出大家更有創意的 Trello 應用。

如果你想參考更多 Trello 應用可能性，還可以參考我在電腦玩物上寫過的系列文章：

• Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧
• 如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本
• Trello 開放「強化功能」讓免費用戶串聯 Evernote 等雲端服務
• Trello 卡片自訂欄位密技！最想要的強大 Trello 客製化範例教學

第一步：更換背景圖，建立旅行必備列表

我會根據每一次自助旅行計畫，建立不同的「看板」，例如有興趣的朋友可以打開參考我示範的「電腦玩物京都自助旅行看板」。

這個「京都自助旅行 Trello 看板」，將會用來管理旅行前的計畫、旅途中的行程、旅遊後的整理。

一開始我會建立下面四種類型的「列表」：

• 任務：這個列表專門用來管理行前必須完成的任務，例如買機票、整理行李。
• 資料：這個列表用來收集旅途中會用到的參考資料，例如交通資料、個人護照文件資料。
• 行程：根據旅行天數，每一天建立當日行程列表，這樣就可以在列表中排列行程。
• 記帳：把旅途前後的花費項目紀錄到這個列表中。

要注意的是， Trello 的最佳用法就是讓卡片是「流動的」，例如一開始買機票是放在任務列表，但是買完機票後，這張卡片就可以移動到資料列表，而等到準備開始行程時，機票卡片又可以移動到前往機場那一天的行程列表。

然後我會利用「幫 Trello 看板背景替換有感桌布，免費！為工作流程帶來禪意」功能，幫這個旅行計畫看板換一個符合旅途目的的背景圖，這樣規劃旅行更有感覺。

第二步：處理旅行前待辦任務的列表

第一個列表：「旅行待辦任務清單」，是旅行出發前最重要的列表，我們可以把所有「需要處理、尚未完成」的旅途任務，用卡片的方式一一放入這個列表中，例如行李整理清單、預定計程車任務、買機票任務、訂旅館任務、訂餐廳任務等等。

而任務完成後，我會把完成的任務移出第一個列表，放入第二個列表：「旅行重要資料」中，因為這時候他們變成重要的參考資料了，例如訂好旅館後的旅館資料。

利用基本的卡片功能，就可以在 Trello 中管理好幾乎所有的行前任務，例如任務是整理行李清單，那麼就可以利用「待辦清單」的功能，把要準備的東西一一列上去，並一邊整理一邊勾選完成。

如果你用得更熟練，還可以參考這篇文章：「用 Trello 安排任務者的福音：讓卡片待辦清單直接顯示在看板上」，讓待辦清單直接列在看板的卡片上。

如果這個行前任務要在什麼時間之前辦好，那就利用「到期日」功能，幫這個卡片加上時間提醒，完成後可以「勾選完成」，這樣我們就更清楚每一個行前任務有沒有準時辦好。

你可以延伸參考關於時間提醒的這篇應用教學：「很紓壓的更新！ Trello 過期卡片可勾選完成，不再顯示逼人紅色」。

第三步：收集旅行所需資料的列表

旅行的規劃，除了有待辦任務外，也會有大量的資料需要收集整理，例如想去吃的餐廳、想去玩的景點、怎麼搭交通，還有各種旅行中會用到的手續資料文件。這些都可以用一個「旅行資料」的列表來收集起來。

我的作法是，先把旅途中會用到的資料，統一先收集到第二個列表：「旅行資料欄」。然後在規劃行程時，再把這些資料拖曳移動到後面「那一天的行程的列表」。

例如我先收集一家餐廳的資料卡片，後來決定這家餐廳第二天要去吃，就拖曳移動到第二天的行程，這樣就很清楚明確。

而且在收集旅途資料時，可以善用 Trello 的一些便捷收集功能，例如要收集郵件裡的旅館、機票相關資料，可以利用 Trello 的匯入郵件功能，操作教學請參考：讓雜亂郵件重新根據進度排序的 Trello 整理魔法。

如果要收集部落格上看到的交通、餐廳、景點文章，就利用 Trello 的網頁擷取收集資料，操作教學請參考：如何將網頁資料快速剪貼到 Trello？收集專案資料技巧。

這樣一來，很快的就能在 Trello 看板的列表中，收集很多旅途需要的資料。

如果有些資料是實體的，或是原本在電腦中的，例如旅途上會用到的個人護照照片等， Trello 卡片也可以直接從電腦上傳檔案。

可以在旅途資料收集列表中，新增每一個團員的個人卡片，在個人卡片中註記這些團員的個人資料、護照照片，以防旅途中會用得到。

同樣的，這些資料卡片不是一直放在資料列表中不動。

例如我收集了一張餐廳卡片，然後決定要訂位，我就可以把這張餐廳卡片移動到「任務列表」，等到訂位完成，確認旅行中哪一天要去吃，就把餐廳卡片移動到後面的行程列表。

第四步：排出每一天行程的列表

處理完行前任務、收集好行前資料，接著就開始安排旅行行程了。

我會建立像下圖這樣，根據旅行第一天、第二天分類的列表，然後利用卡片規劃出行程順序，如果要調整順序時，也只要移動卡片順序即可。

而前面完成的或收集到的買機票、訂旅館、餐廳景點的卡片，就會在這個行程規劃階段，慢慢一個一個移動到某一天的行程列表中。

你可以對照本文開頭圖片，與下面這張圖片的改變。

在規劃行程時，可以利用卡片建立：

• 旅館卡：有旅館地圖與資料
• 交通卡：可插入交通地圖圖片
• 景點卡：有地址與重點簡介
• 餐廳卡：有地址與必備餐點照片
• 行程時間卡：註明時間安排

基本上一定可以在 Trello 上安排出很詳細的旅行行程。

而如果到達某個景點、餐廳時有特殊任務，例如要在這個地方進行「採購」，那同樣可以在這個景點卡內，用「待辦清單」的方法排出購物項目，到時候旅行時也能一一確認是否都購買到。

第五步：紀錄消費開支的列表

最後，也可以再利用一個 Trello 列表進行旅途消費紀錄。

如果是我，我會每一天一張記帳卡片來紀錄。

打開這一天的記帳卡片後，同樣的用「待辦清單」的方式，把一筆一筆的消費紀錄在卡片內即可。

第六步：利用標籤註明行程重點

透過上述方法，基本上已經完成行前規劃、行程計畫、旅途整理的需求。

而如果想要加一點小技巧，我會利用 Trello 的標籤功能，特別標明「最想去的地點」和「最重要的資料」，這樣旅行安排時就不會漏失這兩種重要資訊。

第七步：多人協同合作與討論旅遊行程

而利用 Trello 最大的優點，就是可以把旅伴邀請到同一個 Trello 看板中，讓他也一起新增旅途資料、一起安排行程順序，然後大家又都能在自己的 Trello 中瀏覽旅行計畫。

所以，看起來 Trello 也可以規劃出不錯的自助旅行！不知道有實際用過的朋友們，有沒有什麼心得與特殊技巧想要補充的呢？

歡迎參考我的「電腦玩物京都自助旅行看板」，看看我會如何用 Trello 規劃自己的旅行。

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